電話の聞き取り間違いによる受発注のミス、外出先にいる担当者への伝言ミスなど、電話が原因の失敗はどの会社にでも起こりうることであり、また損失を発生させてしまうこともあります。
それらを 防ぐことが出来る可能性のある“通話録音機能”。
今回は、その通話録音機能をお使いの固定電話に導入する3つのメリットをご紹介します。
会社の固定電話を便利に！通話録音機能のメリットとは
通話録音機能を導入すると、企業にとっても、働く社員にとってもメリットをもたらします。
固定電話で通話録音のメリットその1. 「業務効率が改善する」
まず固定電話に通話録音機能を導入することで電話先のお客様や取引先との会話を録音出来るため、なんといっても依頼内容の取りこぼしや発注ミスを減らすことが出来ます。
また、発信側と着信側双方の通話内容はクラウドサーバーに録音されるため、社内の担当者への伝言を受けた場合も、担当者が直接その通話録音内容を聞くことが可能です。
先方と社内の認識違いを起こす原因となる伝え漏れをなくすことが出来て、担当者がその場にいなくても必要な情報をしっかり伝えられるのが嬉しいポイントです。
詳しい活用方法はこちらの記事を参考にしてください。
⇒PCで管理する！会話内容を情報として残す通話録音機能の活用方法
固定電話で通話録音のメリットその2. 「コンプライアンスが強化される」
もちろんお互いの声が録音されているので、会話の際の“言った”や“言わない”の争いを防ぎます。
理不尽な理由でクレームを言われるなどお客様や取引先と問題が起こったとしても、通話内容を証拠として出すことが出来るので訴訟リスクの軽減が可能です。
万が一の時の為にも、通話録音機能を活用しているという企業も増えています。
固定電話で通話録音のメリットその3. 「顧客満足度を向上出来る」
会社の印象を決めるのは電話対応や窓口対応と言っても過言ではありません。
最初に対応する人がいかに丁寧に分かりやすく対応出来るかが勝負になります。
新人には社内研修で電話対応の仕方を教えることもあるかと思いますが、社内の教育担当者が一人ひとりに付きっきりで受け答えの仕方や言葉の言い回しを教えることは時間もコストもかかり会社の負担にも繋がります。
そこでこの通話録音機能を活用すれば、社内のベテランの電話対応を聞き込みながら知識や語彙力を学ぶことが出来ます。
新人のみならず、電話対応を苦手としている方も気兼ねなく良いお手本を繰り返し聞くことが出来るので、誰が対応しても評価の高い接客を期待出来るでしょう。
通話録音機能の導入でより良い会社に
通話録音機能は単なる録音ではなく様々な場面に活用することが出来て、会社のコスト削減や業務効率化に繋がります。
思ってもいなかったトラブル発生の予防や会社のイメージアップの為にも、通話録音機能の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
通話録音機能搭載機器の詳細は以下よりご確認いただけます。
また、固定電話への導入だけでなく、スマホに導入できるアプリも存在します。
