電話上でもめることが多く、頭を悩ませる弁護士の方は多いのではないでしょうか。
そんな方は電話の内容を録音して証拠を残しておくのがおすすめです。
今回は、電話の通話録音を活用して証拠を残し”もしも”の対策をしている法律事務所の事例をご紹介します。
録音を証拠に。電話機能を活用した法律事務所の事例とは
それでは早速、録音機能付きの“トビラフォンBiz”の電話導入事例として、法律事務所をご紹介します。
どんな会話も証拠として残るので、士業をされている方は参考にしてください。
導入の背景
- 業務上、通話録音の必要性があり、便利な録音システムはないか探していた
- ビジネスフォンを利用してきたが、必要な時にデータの抽出が面倒だったりと使い勝手の悪さを感じていた
法律事務所では電話での通話録音を活用していましたが、録音したデータ管理に逆に手間がかかってしまい頭を悩ませていらっしゃいました。
そこでデータ管理が手軽にできて分かりやすく、便利な録音機能付きの電話を導入したいということで、トビラフォンBizをご検討いただきました。
具体的な活用方法
トビラフォンBizはクラウドサーバーに通話内容を録音するため、外出先からでも録音された通話内容を確認できます。
担当者しかわからない内容や専門的な会話が多い士業事務所で、専門知識のないスタッフが電話対応をしている場合でも、相手とどのような会話を行ったか、どのように対応をすればいいのかを対話記録を活用して教えられます。
常に電話内容は録音する設定にしておけば、相手と口論になった際に証拠としても活用できるためトラブル対策にもなります。
また、通話録音ファイルはブラウザのweb管理画面より検索することもできます。
通話録音ファイルは、発着信の日時、発着信毎に別のファイルとして保存されるため通話録音ファイルを探し出すのも簡単に行えるようになりました。
他にも迷惑電話防止など業務効率の改善に役立つ機能を備えていますので、気になる方はこちらの記事もご覧ください。
導入の効果
- WEB管理画面上の操作は簡単でとても使いやすい
- 検索機能を使えば必要なデータを簡単に抽出できる
- 録音データの抽出作業がスムーズになり、電話応対をする事務員も喜んでいる
- 外出先でもスマートフォンやタブレットで、通話録音ファイルを確認できるのはとても便利
導入した結果、このような声をいただくことができました。
電話に録音機能を付けるだけで、悩ましい電話でのトラブルも回避できます。
証拠にもなる電話の録音機能でトラブル回避
実際のやり取りを繰り返し聞くことができ、発言内容を証明する証拠としても有効な電話の録音機能。
法律事務所では細かなやり取りがなされるため、電話の録音はあらゆる場面で効果的です。
会話が証拠として必要になる“もしも”の対策として録音機能の導入をおすすめ致します。
