電話対応の課題をまるっと解決。通話録音で社内体制を整える方法

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取引先企業との電話対応での聞き逃し、電話での聞き間違いによる業務ミス等、電話対応から発生する問題は後を絶ちません。

電話だけでは聞き取りにくい内容や理解しづらい内容が多い弁護士や税理士といった士業様にとっては特に問題になっている課題だと思います。

この課題を解決するために様々な方法を探しているが、電話対応の課題はどこから手を付けていいのか模索しているという声も多数挙がっています。

しかしその課題を”通話録音”を導入することで丸々解決出来ることはご存知でしたか?

では、どのような方法で通話録音を通して課題を解決していくのか、ご紹介します。

通話録音から社内体制を変える

通話録音をすることで、社内で抱えている様々な課題に対してアプローチをすることが出来ます。

今回はどのような課題を通話録音によって解決出来るのか、その方法についてご紹介します。

通話録音による訴訟リスクの軽減

ビジネスフォン用システムを使ったリスク軽減の例

弁護士や税理士といった士業様のような訴訟リスクが高いご職業ほど、取引先とのトラブルは致命的な問題になる可能性が非常に高いですよね。

取引先とのやり取り上での‘‘言った’’、‘‘言っていない’’といった問題で訴訟になるケースも多々あります。

また、取引先と電話でどんなやり取りがあったのかを電話対応した者が詳細に一言一句漏らさず担当者に伝えるというのは難しく、その後の取引先との対応が曖昧になってしまうというケースもありますよね。

しかし、その大きな課題は通話録音をすることで、解決することが出来ます。

例えば、取引先との‘‘言った’’、‘‘言っていない’’といった問題では録音したデータをもとに対応することが出来ますし、お客様からの電話対応のやりとりは録音されたデータを聞き返して、確認することが可能です。

‘‘言った’’、‘‘言っていない’’といった訴訟になりそうなトラブルや、取引先とのやり取りを忘れてしまったことによるトラブルは通話録音という方法で解決してみてはいかがでしょうか?

効率的に業務を進める事が可能に

ビジネスフォン用システムで効率化した例

お客様との打ち合わせや営業といった業務で外回りを行い、事務所やオフィスを留守にすることが多いという方にも通話録音はおすすめです。

通話録音装置では、発信側、着信側双方の通話内容をクラウド上で録音したデータを保存でき、ブラウザ上で簡単に再生することが可能ですので、インターネットにつながっていればどこからでもアクセスが出来ます。

ですので、出張や外回りが多い場合でもいつでも確認が出来るので、毎回事務所やオフィスに帰ってきて確認するという手間を省くことが出来ます。

また、電話の応対者がいる場合、専門知識を問われる業種では担当者への伝言は特に難しい課題でもあります。

そんな時には、通話録音データをそのまま担当者に聞いてもらうだけでスムーズな伝言と業務の進行が可能です。

下記の動画のように簡単に録音データをブラウザ上から視聴出来ます。

PCだけでなくスマホやタブレットからでもアクセス可能な事に加えて、誰でも操作しやすく社内に浸透しやすいというメリットもあります。

通話録音は効率的な業務の進行には欠かせないと言えるでしょう。

営業電話や迷惑電話も録音しておき、新人指導の教材に

ビジネスフォン用システムを利用した指導の例

入って間もない社員だと営業電話や迷惑電話の対応が分からず、他の社員が代わりに対応することが多いのではないでしょうか?

また、現場の状態として次のような課題も挙げられます。

  • ベテランと新人では対応の差がある
  • 臨機応変な対応が必要になる電話対応は研修が難しい

しかし、通話録音のデータを利用して新人に電話の対応を教育しておけば、他の社員が対応することがなくなり、時間的コストを削減することが出来ます。

また、実際の営業電話や迷惑電話の対応の仕方を録音しておけば、教育の教材にもなり、新人にいち早く対処の方法を教えられます。

通話録音データを活用することで電話対応の質を上げてホスピタリティを向上させることが出来ます。

通話録音でトラブル回避

通話録音は、様々な問題を根本から解決してくれます。

当社としてもこれまで様々な問題に対しての通話録音というツールで解決してきましたので、電話対応でお困りのことがあれば是非お気軽にご相談ください。

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