業務中に営業目的の迷惑電話やクレームの電話がしつこくかかってくることはありませんか？
固定電話をお使いになる企業の多くは、この迷惑電話に悩まされているのではないでしょうか。
そこで今回は、企業でお使いの固定電話に設定可能な電話トラブルの防止策をご紹介いたします。
最新システムで迷惑電話を着信拒否
大切なお客様や取引先から重要なやりとりを迷惑電話で邪魔されては、頭を抱えてしまいます。
しつこくかかってくる迷惑電話には着信拒否したいものですがその機能が備わっていない電話機が大半。
備わっていても登録可能件数が数十件までと制限されていることがよくみられます。
そこで、そんな問題を解決出来るのが当社の“トビラフォンBiz”です。
“トビラフォンBiz”には3つの機能があります。
詳細は以下の動画でもご確認いただけます。
中でも今回は、迷惑電話フィルターの働きについてご紹介したいと思います。
迷惑電話フィルターを導入したお客様の声
営業電話やクレーム電話が課題となっていた企業様からは次の様な声がありました。
- 書類作成中に頻繁にかかってくる迷惑電話のせいで作業効率が落ちて困っていました。
- 大事なお客様からの電話かもしれないので丁寧に対応しますが、実は迷惑電話でした。
- 「うちは結構です！」と言うと大抵の人は電話を切ってくれるのですが、中には強情でなかなか電話を切ろうとしないしつこい迷惑電話に困っていました。
- しつこい営業の電話とはいえ、暴言を吐くのは、会社のイメージを下げてしまいかねませんので、我慢して丁重にお断りした後もイライラして、仕事に集中出来ませんでした。
このように実際に働いている方々の声も挙がっており、業務に支障が出ているところは多く見受けられます。
しかし“トビラフォンBiz”導入により、「一度拒否登録すれば同じ番号からはかかってこないので作業効率が上がりました。」「お客様からの電話かどうかLEDの色で判断出来るので失礼のない対応が出来ます。」というように業務の課題を解決出来たという声をいただいています。
では実際の業務ではどのような機能が役立っているのかをご紹介します。
使いやすさにこだわった迷惑電話の拒否機能
まず、迷惑電話フィルタ機能が搭載された一般家庭向け“トビラフォン”のご紹介をします。
“トビラフォン”とは、かかってきた電話をあらかじめ登録されている迷惑電話番号リストと照会し、電話に出ることなく事前にお知らせしてくれる迷惑電話フィルタ製品です。
設定をすることで、着信番号の安全度が一目でわかるように色別で「安全」「注意」「危険」を知らせてくれます。
⇒家庭用トビラフォンの詳細はこちら
⇒外出先でも手持ちのスマホをビジネスフォンとして使えるアプリはこちら
このトビラフォンの機能を搭載し、オフィス用に開発されたのが“トビラフォンBiz“です。
“トビラフォンBiz”とは、家庭用のトビラフォンをオフィス用に開発し直し、同じく悪質な迷惑電話や営業電話から、企業との取引の電話や顧客との連絡などの貴社にとって大切な電話の時間を守ることが出来る迷惑電話フィルタ対策システムです。
その他に以下のような機能も備わっています。
- 通話内容再確認時、担当者への引き継ぎにかかせない通話録音機能
- 電話帳や通話録音されたデータをスタッフ間で共有できる機能
- 他社では類を見ない、通信の暗号化機能
など。
迷惑電話の着信拒否登録機能
着信拒否したい番号および許可番号は1万件(電話帳登録可能件数は1万件)まで登録可能ですので、登録件数を気にすることなく設定出来ます。
その他、契約者が登録した迷惑電話の番号は管理サーバに送られるため、着信拒否の登録が多くあった番号は自動的に契約者全体に反映され被害防止も強化されます。
設置方法
今お使いの電話機に直接接続して使用するため、わざわざ迷惑電話対策機能付きのものに買い替える必要がありません。
その分コスト削減にもなり、電話帳や短縮ダイヤル等の再設定をすることもなく、“どこの会社の番号を登録していたのか”“電話番号を忘れた”などといった問題にもつながりません。
複合機に設置することで迷惑FAXの拒否も可能です。
設置において手間がかからないところも大きなポイントとなります。
着信拒否機能で業務効率アップを狙う
いかがでしたでしょうか。
迷惑電話を着信拒否するだけで、毎日の業務効率も上がり社員の生産性も上がります。
また、必要な電話だけをとることが出来るのでビジネスチャンスを逃すこともありません。
トビラフォン契約者全体で迷惑電話番号は約30,000件以上登録されています。
余計な電話に気を取られることなく安心して業務に取り組んでいただけます。
ぜひ皆様の大切なお時間を効率よく使うために迷惑電話対策システムを導入してみませんか?
