勤務時間内に業務が終わらないため、社員の残業が増えてしまう、といった課題で毎日苦戦している企業は多いでしょう。
その原因の一つとして迷惑電話が挙げられるのではないでしょうか？
電話に出るためには目の前の作業を止めざるを得なないため、結果時間を取られてしまい、本来進められているはずの業務に支障が出てしまいます。
そこで、今回は当社の迷惑電話防止システムを導入した企業の事例をご紹介しますので、迷惑電話でお困りの方は参考にしてください。
トビラフォンBizを活用して業務効率を改善した事例
企業をターゲットにしてひっきりなしにかかってくる営業電話の対応策として、迷惑電話防止システムを導入する企業が増えています。
迷惑電話の撃退で業務改善に繋げたメーカーの事例
今回は“トビラフォンBiz”への問合せで4番目（全体の8.9%）に多いメーカー企業に、当システムを導入いただいた事例を取り上げてご紹介します。
導入前の課題
- 顧客窓口部門も兼ねているが、不要な営業電話が多いので業務に支障がある
- 一部の逆恨みでの迷惑電話がある
ご紹介するメーカーの企業は迷惑電話の対応で本来進めるべき作業をストップさせてしまい、結果、社員が営業時間内に業務を終わらせることができないという問題を抱えていました。
また、問題はそれだけにとどまらず、お客様とのトラブル対応やデータ管理も併せて行うとなると費やす時間もかさむばかり。
課題が山積みで何から問題を解決すれば良いか頭を抱えていました。
導入の結果
先ほどご紹介した問題の解決策として、営業電話や迷惑電話を自動的に着信拒否し、強力にブロックする“迷惑電話フィルタ”、簡単に個別の電話番号を着信拒否に出来る“着信拒否登録機能”、相手の声や自分の声もクリアに録音できる“通話録音機能”が搭載されている当社の“トビラフォンBiz”を導入いただいたところ、次のような声をいただきました。
- 総務部全体として迷惑電話に困っていたが、導入後簡単な操作で拒否登録ができ、業務効率改善に繋がった
- クレーム内容などを振り返って聞けるため、客観的に正確な判断をして対応することができ、クレーム再発の防止につながった
迷惑電話撃退の効果
月間呼数1,164件中、迷惑電話が218件（約19％）あったメーカー企業。1回5分の電話対応をしたと考えると
- 218 件 × 5 分 ＝ 18時間
の時間がとられています。つまり、迷惑電話を撃退するだけで、18時間の業務時間が確保出来たことになります。
そのため、営業時間内で収まらなかった業務を時間内に終わらせることができ、社内全体の業務効率が良くなったと実感いただいています。
また、通話録音システムの機能で、繰り返し通話内容を確認出来るため、お客様からのクレームや問い合わせによるトラブル防止に繋がることも喜ばれているポイントです。
トラブル防止や迷惑電話撃退が出来るトビラフォンBizについてはこちらからご覧ください。
業務効率を良くするために迷惑電話を撃退
ご紹介したのは一例ですが、当社は約3万件以上の迷惑電話リストを保有しており、さらに常に最新の情報を更新し続けています。
そのため、システムを使用しているユーザーの手元で着信拒否番号を登録しなくても、迷惑電話を強力にブロックします。
※個別に着信拒否番号を追加することができます。
設置した瞬間から迷惑電話を撃退することが可能なので、迷惑電話に悩まされる時間は大幅に削減され、効率良く業務を進めることが出来ます。
迷惑電話の撃退方法でお困りの方は、試してみてはいかがでしょうか。
