会社には、営業、取引先からの確認、お客様からの依頼など、たくさんの電話があります。
通常業務に加えて大量の電話対応をこなした結果、報告漏れによるトラブルが起きた経験のある会社も多いのではないでしょうか。
”言った”、”言わなかった”で、どちらに責任があるか分からないというトラブルが後々起きないように事前の対策が重要です。
そこで今回は、電話対応によるトラブルの事前対策に役立つ、“トビラフォンBiz”の通話録音機能機能と、日常業務での活用方法をご紹介いたします。
電話機に取り付けるだけ。通話録音機能の活用方法とは?
当社が案内するトビラフォンBizは、通話録音のために電話機を新たに買う必要がなく、既存の電話機に取り付けるだけで直ぐに利用が可能な装置です。
トビラフォンBizには今回ご紹介する通話録音機能だけではなく、迷惑電話フィルタ機能や集中型管理システムも搭載されております。
迷惑電話フィルタに関して気になる方はこちらをご参照ください。
通話録音の3つの特徴
1.クラウドへの通話録音
文字通り、電話機での通話を録音する機能です。
受信側、発信側双方の音声を録音するため、録音データを様々な場面で活用できます。
実際に導入されたお客様の活用方法を一部ご紹介します。
- 担当者への報告時、内容を文章でまとめることなく、音声データを共有するだけで漏れなく伝わる。
- クレーム時のエビデンスとして残る。
- 社員研修の教材として再生する。
2.ブラウザ上での再生が可能
独自の技術により、クラウド上での集中管理システムを導入しました。
このシステムにより、ブラウザ上で通話録音データを管理出来るので、いつでも簡単に通話内容を確認出来ます。
たとえ外出先であっても、インターネットに接続出来れば会社の電話機ではなく、PCやスマホ一台ですぐに通話内容の確認が出来て、その場でお客様対応が可能です。
出張時や外出時でも迅速で的確なお客様対応をすることで、お客様の満足度が向上します。
外出時の録音データ確認方法をご紹介した動画はこちら。
3.PCやスマホから通話録音データの管理が可能
クラウド上で保管された通話録音データは、PCやスマホ一台で検索、削除、再生などすべての管理が可能です。
従来では、電話機からデータの削除や登録、再生などを行っていましたが、管理がより簡単になりました。
WEB管理画面を紹介した動画はこちら。
実際に導入したお客様の声
今まで社内に戻らないと確認出来なかった事が、外出先で確認出来るようになり、外回りの帰りにお客様の訪問や対応も可能になります。
一度社内に戻る時間を削減出来るので、その時間を他の業務に割くことで営業マン一人ひとりの生産性が高まります。
お客様からは通話録音機能を活用することで、対応が早くなった、間違いが無くなったとご好評をいただいています。
お客様の声（通信系販売）
- 通話録音が発着信履歴と紐づいて管理出来るのが、昔のクレーム電話の検索時などに非常に便利だったので、自社ユーザーにも展開したいと思いました。
- 社内の電話対応管理に利用しています。電話対応の質の平均化や感情的になる事への抑止に役立っています。
- 専門的な電話も多く、事務員からの電話では理解できず客先にかけ直す事も多かったのですが、どこでも音声を確認出来るので生産性が上がっています。
お客様の声（冠婚葬祭）
- 通話録音を利用したくて導入しました。
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WEB上での音声管理は外出先から不在時の通話録音内容などが聞けて大変便利です。
- 以前はお客様が感情的になられ後から言った、言わないになる事が有りました。通話を録音している告知も流せるため、トラブルの抑止効果を感じています。
一歩先を行くビジネスフォン
さらに個人のスマホで使えるクラウド型ビジネスフォンアプリも登場しました。
スマホで使えるため規模サイズにこだわらず多種多様な業態で使用することが可能です。
上記の機能を兼ね備えていることはもちろん、スマホを使って転送や内線を利用することもできます。
具体的な一例ですと、昨今普及してきているテレワークへの利用も可能であり在宅でありながらコールセンターの業務を行うことも可能です。
部署間、フロア間、支店間など、固定電話を要さずにスマホだけで事足りてしまうことが大きな魅力となっています。
通話録音機能付き電話機で業務が効率化
通話録音付き電話機の機能を紹介しました。
この通話録音機能付き電話機を活用するだけで、貴社の業務改善が可能です。
今回紹介したトビラフォンBizを使えば、新たに電話機を買うことなく、既存の電話機に取り付けるだけなのでお手軽に導入が可能です。
また、アプリ型ビジネスフォンの登場により、自社のスタイルに合った選択をできるようにもなりました。
業務の効率化について今一度考えてみてはいかがでしょうか。
