転送機能のついたビジネスフォンの導入を検討中の方！ちょっと待ってください！
ビジネスフォンの転送機能で、用件を担当者に転送すればやりとりもスムーズで問題解決だとお思いの方、担当者が電車で移動中だったり打ち合わせ中のときはどうしますか？
今回は、担当者がどこにいても何をしていても用件を正確に確認出来る、ビジネスフォンの新しい使い方をご紹介します。
転送できなくてももう安心。通話録音付きの最新ビジネスフォン
ビジネスフォンによくある転送ではなく、より便利に利用出来る通話録音機能が付いたビジネスフォンをご紹介します。
通話録音機能を活用することで、どのようなメリットがあるのでしょうか？
伝言ゲームにならずに済む
ビジネスフォンによくある転送機能を用いれば担当者に直接電話を転送出来ますが、もし席を外していた場合はどうでしょうか。
先方をお待たせしてしまうだけでなく、内容を再度聞き直してお時間を取らせてしまいかねません。
録音機能があるビジネスフォンを使えば、担当者が席を外していても、録音された会話内容を聞き直すだけで済むので、担当者にどんな依頼があって連絡をしてきたのかをそのまま伝えることが出来ます。
例え、伝言を承っていても、頻繁に電話対応を行っている会社だと、伝え漏れがあるかもしれません。
正確な情報を伝えるためには、会話自体をそのまま聞き直せるビジネスフォンの録音機能がおすすめです。
緊急事態にも混乱せずに対応出来る
外回りが業務の大半を占めることが多い営業職は、電話対応は帰社してからといったことが多いと思います。
また、いくら社内の人間が代わりに対応したとしても、直接の担当者にしか分からないことも多々あるでしょう。
しかし、中には急ぎで対応しなければならない事態も起こり得る場合があります。
その場合には素早く正確に物事の状況を対応可能な社員に伝えなければなりません。そんな時にビジネスフォンに録音機能があれば、緊急事態の時も社員全員に会話の内容をそのまま伝えることが出来て混乱を防ぐことができます。
何が正しい情報か、間違った情報かを判断出来るので、正確な情報をスムーズに伝えることが可能です。
引継ぎも対応可能
ビジネスフォンの転送機能は、取り次ぎ時の会話がその場限りであるため、その時の担当者しか知りえない情報も少なくありません。
しかし、会社員は異動や転勤などで環境が変わることが多くあり、記録として残っていない項目まで引継ぎをしなくてはならない場面にも出くわすでしょう。
そんな時に録音機能付きのビジネスフォンを活用していれば、お客様との商談内容を後任の者が確認したり、取引相手の声や特徴を録音でそのまま確認することが出来ます。
資料などである程度の情報は引き継ぐことが出来ると思いますが、過去にあったトラブルや不安材料など過去を遡って確認出来るなど、お客様の満足度を高めることにも繋がります。
転送よりも正確な業務をビジネスフォンで
ビジネスフォンの一時的な転送だけでは叶うことのない、ビジネスフォンの新たな活用方法をぜひお試しください。
また、ご紹介したビジネスフォンの録音ですが、ネット環境があればいつでもどこでも確認出来るシステムが搭載された最新のビジネスフォンも展開されていますので、自社に合ったビジネスフォンをお選びください。
ビジネスフォンの使い方は、こちらでも詳しく紹介しています。ぜひ参考にしてください。
