オフィス移転の際、電話番号の変更手続きは基本的に避けては通れません。その他にも、住所変更や登記変更など、私たちが想像している以上にさまざまな手配や準備が必要となります。
この記事では、これから移転を検討されている役員や社員の方に向けて、法人契約の電話番号を変更する方法や手続きを詳しく解説します。また、電話番号の変更が不要なクラウド型の電話システムについても紹介するのでぜひ参考にしてください。
電話番号を変更するときの手順
オフィス移転時には、取引先や関係者への連絡、住所・電話番号変更の届け出など多くの対応を要します。
また費用面においても、登録免許税をはじめ様々な支払いが発生するでしょう。計画通り対応を進めるために、移転予定日の3～4カ月前から手順を把握して準備を始めるのがおすすめです。
以下より、法人電話番号を変更するときの手順について注意点を交えてお伝えします。
(1)契約プラン・使用機材の見直し
事務所移転をする際、現在の契約プランや使用機材を見直すいい機会です。
電話回線やインターネット回線など、費用面・機能面でより自社に適したプランはないか社員から意見を募り参考にするとよいかもしれません。
機材などのハードについても使いづらさを感じている場合、買い替えの手続きを検討してもよいでしょう。
(2)移転先を確認する
移転をする前に、移転先の環境確認が必要です。
固定電話を設置するスペースの確保や、電話番号変更の必要有無を確認しましょう。
管轄の基地局が同エリア内の移転であれば電話番号の変更は不要ですが、大半のケースがエリア外への移転のため、電話番号の変更が求められます。
番号変更の有無を確認したい場合は、サービス電話「116」へ電話して確認するとよいでしょう。
(3)工事業者の手配
法人の場合は元々契約している電話回線の数が多く、機器の設定や、工事業者の選定・見積もり・打ち合わせなど、一括して業者に依頼し工事を行うのが一般的です。
移転先を実際に見学してもらうことも忘れないよう留意しましょう。
(4)業者による工事の実施
業者の工事は主装置設置工事、電話配線工事、電話機設定工事などが発生します。
装置の設置や機能が使えるよう設定し、必要に応じてデータの引き継ぎを行うことをおすすめします。
今まで使っていた機材を再利用する場合は、工事時間を短縮できる可能性もあるため業者へ確認しておくとよいでしょう。
関係各所・顧客への通達について
移転先が決まり電話番号が変わったら、できるだけ早期に取引先や関係者、店舗、顧客、従業員などへ通達が必要となります。
資料や名刺、会社名のホームページなどの変更手続きはもちろんのこと、その他に作業がある場合は事前にリストアップしておきましょう。
以下、電話番号の変更通達時における作業手順をお伝えします。
関係各所への周知・変更届の提出
まず、事前に取引先に対して書面やメール、口頭での挨拶等による周知が必要です。
メールで変更連絡をする場合は、テンプレートを作成し社内で共有しておくとスムーズに伝達することができます。
地元密着型のビジネスを行っていれば、新聞や地域の情報誌に広告を載せるのも有効です。
また、会社が管轄外に移転する際、印鑑登録の届出が必要になります。
印鑑登録は、会社が法務局で実印を登録するために必要な書類の一つです。印鑑証明書には、申請日から3カ月以内の期限が設けられていますのでご注意下さい。
印鑑証明書は銀行での口座開設が必要となり、法務局の窓口へ行くのが困難な場合には郵送することもできます。
その他にも、市町村役場や社会保険事務所、年金事務所などの変更手続きが必要です。
電話でのガイダンスをしばらく流す
事前周知をしていても、取引先の関係各所や顧客から旧番号へ着信が入ることも十分に起こり得ます。
NTT西日本・東日本では、電話移転のガイダンスサービスを提供しています。番号変更後、しばらくの間は移転先の電話番号を通知するガイダンスサービスを利用することをおすすめします。
通達が不要なところもある
登記を行う法務局は、電話番号を登録する必要がないため通達も不要です。
会社の電話番号は登記事項に含まれないので、連絡のつく電話番号さえあれば、会社設立する上で特に問題はないとされています。
また税務署については、次回の確定申告や届出書を提出する際に新しい電話番号を記載しておけば、特別な変更登記の手続きをしなくても問題ありません。
移転先でも電話番号をそのまま使うには？
事務所移転の準備が必要な中、電話番号の変更手続きを後回しにすると、従業員や取引先、業者へ迷惑をかけてしまうことになりかねません。
以下では、電話番号を変更せずに移転先でも使用する方法を紹介します。
電話番号の変更が要らない地域内で移転する
引越し先が同じ基地局であれば、電話番号の変更をする必要はありません。
電話番号の変更が要らない管轄内で移転できれば、電話番号変更の手間を省くことができます。あらかじめ調査した上で移転先を決めるとよいでしょう。
クラウドPBXを導入する
クラウドPBXとは、クラウド上にあるPBX（主装置）を利用した電話システムのことです。
インターネット回線を利用してアクセスすると、内線・外線・転送の機能が利用できるため、今まで使っていた固定電話と同等の機能を利用することができます。
スマホでアプリをダウンロードして利用する「LINE電話」なども、インターネット回線を利用した電話です。
電話回線を使用せず通話できるため、大幅なコスト削減ができます。
【固定電話】
・導入費用：30,000円前後（新規の場合）
・通話料金：1,000〜2,000円前後
【クラウドPBX】
・導入費用：2,000～3,000円前後（Web回線設置済みの場合）
・通話料金：500円前後
「トビラフォンCloud」なら移転後の番号継続が可能！
「トビラフォンCloud」は、会社番号をスマホアプリで利用できるクラウドPBXサービスです。
オフィス移転する際にも、050番号であれば地域による制限がないため番号を変更する必要がありません。また、面倒な工事・設置の手続きや、端末の更新も不要です。
申し込み後から最短翌営業日には利用開始できるので、早期利用を考えている方にも適したツールでしょう。
「03」や「06」などの市外局番にも対応
トビラフォンCloudは050番号の他にも「03」や「06」などの市外局番で通話が可能です。
一部対象外のエリアや番号を除き、新規発番や既存番号の移管にも対応しています。
スマホアプリで場所を問わず利用できるため、固定電話にかかるコストの削減や、リモートワークに対応した働き方の実現にも役立つでしょう。
中小企業・個人営業に嬉しい料金形態
トビラフォンCloudは、低価格で利用しやすい料金価格となっています。
外線電話番号1番号・外線同時通話数2chと、内線番号数2番号と機能がついて月額3,300円で利用できます。契約期間の縛りもないため、フリーランスにもおすすめです。
導入までの期間を大幅に短縮できる
トビラフォンCloudは工事が不要で導入手続きも簡単なため、短期間で導入するすることが可能です。
サービスサイトにある専用フォームから申し込んだ後、数日後には利用を開始できます。
固定電話と遜色ない機能の充実度
トビラフォンCloudは機能が充実しているのも特徴の一つです。
留守電・録音・IVR・発信元の自動特定などが標準機能として備わっています。
オプションを追加することでより便利な機能も利用できるため、自社の運用に合わせて使ってみてはいかがでしょうか。
移転時におすすめしたい「トビラフォンCloud」
オフィスを移転するときは、多くの準備時間と費用が必要となります。
工事業者の手配、関係者への周知、変更届の提出など様々な手続きをしなければなりません。
「トビラフォンCloud」は、部署ごとの番号紐付けや自動メッセージの選択など、ワークスタイルに合わせた使い方が簡単にできるのが特徴です。
高額な端末、工事、面倒な手続きなどは一切必要ありません。
端末の更新は自動サービスで行っているので更新作業が不要、気兼ねなくだれでも簡単に利用できます。
まずは5日間の無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。
