【決定版】5分でわかるビジネスホンの使い方マニュアル

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【決定版】5分でわかるビジネスホンの使い方マニュアル

皆さんは会社のビジネスホンを使いこなせていますか。

ビジネスホンは多機能で活用することで業務効率の向上に一役買う優れものです。

今回はビジネスホンの基本的な使い方をご紹介します。

5分で理解できる!ビジネスホンの基本的な使い方とは?

ビジネスホンは一般家庭で使用される電話にはない機能がいくつかあり、それらを使いこなすことで業務効率化を可能にします。

今回はビジネスホンを使う際に絶対におさえておきたい3つの基本機能とその使い方をご紹介していきます。

ビジネスホンの基本機能(1)保留

 

ビジネスホンの基本機能(1)保留

 

保留は一般の電話にも備わっている機能と同じですが、一般の電話とは少し違った”保留”の使い方があります。

通話中に保留ボタンを押せば電話が保留状態になり、一度保留にすれば受話器を置いても通話が切れることはありません。

そしてもう一度保留ボタンを押すと解除される、という皆さんご存知のシステムです。

担当者につなぐ場合や、誰かに何かを確認する際にこちらの声が漏れてしまったりザワザワした状態で相手を待たせてしまうことを防ぐことができます。

多くの場合はメロディが流れるよう設定されています。

保留の使い方

ビジネスホンでの保留の操作方法は以下の通りです。

  1. 外線に出る
  2. 用件を伺い保留ボタンを押す
  3. 担当者に電話の旨を伝える(近くにいない場合は保留ボタンを押した後に内線をダイヤル)
  4. 担当者が保留ボタンを解除して対応
  5. 例えば「外線1番」で電話を受けた場合に保留ボタンを押すと保留状態になります。

それと同時に内線通話呼び出し待機状態になるため、電話を回したい担当者に電話を回せるようになります。

近くに担当者がいる場合は「○○様から外線1番に電話です」と伝えると、担当者が自分のビジネスホンから外線1番のボタンで電話を取り継ぐことが可能です。

また、担当者が別室にいる場合は保留にした段階で内線で担当者を呼び出し、「○○様から外線1番に電話です」等と伝えて取次ぎを終えます。

少しの時間でも相手を待たせることになる場合は確実に保留を使用しましょう。

ビジネスホンの基本機能(2)転送

 

ビジネスホンの基本機能(2)転送

 

転送は自分のとった外線の電話を、他の人(電話機)へ送ることができる機能です。

2つ以上の電話機がある場合や、離れた場所にいくつかの電話機がある場合に活用することで業務効率化に役立ちます。

転送の使い方

かかってきた電話を他のデスクにいる担当者や、フロアが違う他の課に繋ぎたい場合に使用するビジネスホンの基本機能です。

  1. 外線に出る
  2. 用件を伺い転送ボタンを押す
  3. 担当者の内線をダイヤルして電話の旨を伝える
  4. こちらの受話器を置くと保留解除され担当者へ外線が転送される
  5. 担当者はそのまま対応

例えば、外線1番の電話を取り、この外線電話を他の人に回す場合は保留ボタンではなく「転送ボタン」を押します。

転送ボタンを押すと同時に通話は保留となり、内線呼び出し待機状態に変わります。

そして、転送したい先の内線番号に繋ぎ、「○○様から電話です。転送します。」と転送の旨を伝えて受話器を置きましょう。

受話器を置くことで自動的に相手の保留は解除され、外線が担当者へ転送されます。

保留ボタンとは違い、転送時には必ず内線呼出しをしなくてはいけない点は注意が必要です。

ビジネスホンの基本機能(3)子機(携帯型ビジネスホン)

 

ビジネスホンの基本機能(3)子機(携帯型ビジネスホン)

 

卓上型のビジネスホンから、内線収容されたPHSや、多回線利用環境での携帯型ビジネスホンに「転送ボタン」を使って外線を回す操作方法があります。

これは簡単に言うと、ビジネスホンで受けた電話をビジネスホンの子機に転送できるシステムです。

社外にいる人が持っている子機に転送することで、伝言の手間やミスを省くことができます。

子機(携帯型ビジネスホン)の使い方

ビジネスホンを使った子機への転送操作の方法は以下の通りです。

  1. 外線に出る
  2. 転送ボタンを押す
  3. 携帯型の内線番号をダイヤルする
  4. 転送相手が内線に出たら電話の旨を伝えて受話器を置く
  5. 担当者はそのまま対応

先ほど紹介した”転送”と同様の方法で操作が可能です。

例えば、PHSを使用する場合は、ビジネスホンの主装置に接続されたPHSアンテナから電波を受信して内線通話を行います。

そのため、PHSのアンテナの電波範囲内であればどこからでも内線通話が可能になります。

卓上の一般電話やビジネスホンでは不可能な持ち歩きができるのは最大のポイントです。

また、PHSアンテナ1台につき、同時に3通話までできるのもポイントとなっています。

最近ではスマホを内線として使えるものも出てきているので、用途に合わせて検討してみてください。

ビジネスホンの使い方をマスターして効率の良い業務を

ビジネスホンの基本的な使い方をご紹介しました。

会社で毎日ビジネスホンを使用しているけど、まだ気付いていない機能があるという方は明日から早速使ってみましょう。

業務効率化に役立つビジネスホンについては以下の記事でも紹介しています。

他にもビジネスホンの機能が気になる方はこちらもご覧ください。

録音機能付きのビジネスフォンを選ぶべき5つの理由

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