ビジネスにおいて、電話は企業と顧客とを結びつける大切なツール。
貴社ではどのような電話機をお使いでしょうか？
近年では、電話回線ではなくネット回線を使用するものも登場し、転送や録音といった機能が備わっています。
今やほとんどの企業が導入しているビジネスフォン。
今回は、そんな企業で使用される”ビジネスフォン”のメリットをご紹介します。
ビジネスフォンとは一体どのような機能を持ち、”一般的な電話機”と比べどのような違いがあるのでしょうか？
そして、導入された場合にはどのような用途で使用されるのかに焦点を当ててみましょう。
企業同士の架け橋に。ビジネスフォンを導入するメリットとは
オフィスに導入されることが当たり前になってきたビジネスフォン。
一般的な電話機とはどのような違いがあるのでしょうか。
企業の規模によっては家庭用の一般的な電話機を使用しているという場合もありますが、実はそれによって企業に思わぬ不便が生まれている可能性もあります。
導入する企業が増え続けているビジネスフォンとはどのようなもので、企業にどんなメリットをもたらすのか順を追って説明していきます。
ビジネスフォンとは？一般電話にはないメリットがある
ビジネスフォンとは簡単に言うと外部からかかってくる外線電話とスタッフ間で通話する内線電話の二つを制御している電話のことを指します。
また、電話端末だけで通話できる家庭用電話と違って、外線と内線を管理する主装置と実際に電話をかける電話端末が一緒になって初めて通話することが可能となります。
もう少し正確に言うなら、ビジネスフォンとは外線と内線を管理する主装置と実際に電話をかける電話端末を組み合わせることによって実現するシステムのことです。
仕組みだけを見ると少し難解な気もしますが、企業に導入するメリットについてかみ砕きながら説明していきます。
複数からの電話に対応可能
ビジネスフォンでは、電話番号がひとつの場合でも、複数の端末があれば契約した回線数の数だけ同時に対応することが出来ます。
一般的な家庭用電話だと複数の端末があったとしても、一つの電話しか対応できませんが、もし仮に3つの回線を契約していれば、同時に3つの違う電話番号から電話がかかってきても、別の電話機で対応することが出来ます。
せっかく先方がかけてくださった電話が通話中で出られなかったという事態を防ぐことが出来ます。
最近登場したアプリ型ビジネスフォンの場合は、スマホにアプリを入れるだけなので直接電話を受けるという使い方も出来ます。
同じ企業同士の内線通話が可能
ビジネスフォンではそれぞれの電話機に内線の番号を振り分けることが出来るので、振り分けた番号に社内から発信、通話することが可能になります。
そのため、社内でも遠くの方に担当者などがいた場合、内線の電話を使用することで、簡単に通話することが可能になります。
また、内線電話はオフィス内同士の通話になるので通話料金が発生しません。業務効率化につながるだけでなく、社員同士のコミュニケーションもスムーズになります。
一方でスマホに入れるだけのアプリ型ビジネスフォンの存在も見逃せません。
スマホであればどこにいてもコミュニケーションが取れるため、さらなる業務効率化も期待できます。
保留転送で担当者が近くにいなくても電話対応が可能
担当部署が違う電話や、責任者が近くにいないときにかかってきた電話を、社内の違うデスクの電話に転送することが出来ます。
それにより、担当者を電話のそばに呼び出すこともなく、電話対応ができるので、相手先の待ち時間を短縮出来たり、電話を受け付けた担当者も転送した後は別の業務に取り掛かれるため、業務の生産性が向上します。
また、クラウド型のビジネスフォンでは、インターネット環境下であれば社内にかかってきた電話を社外の電話に転送することも可能です。
出先でも電話に出ることができれば、外出の多い営業マンも効率的に動くことができますね。
当たり前だと思って使っていた時間が、無駄な時間であると認識させられます。
ビジネスフォンの導入がスムーズな業務を実現
ビジネスフォンとは何か、そしてビジネスフォンを導入することのメリットについてご理解していただけましたでしょうか
ビジネスにおいてコミュニケーションの効率化は企業の売上に大きく影響するポイントです。
現在、家庭用の一般的な電話機を使用しているという企業は、一度自社の業務を見直し、ビジネスフォンの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
また、通話録音機能や迷惑電話ブロック機能も備えた、一歩先を行くビジネスフォンも視野に入れてもいいかもしれません。
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