【図解あり】今さら聞けない、ビジネスホンの仕組みを徹底解説

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【図解あり】今さら聞けない、ビジネスホンの仕組みを徹底解説

ビジネスホンの仕組みをしっかりと理解できていますか?

導入したいけどどんな風に使うかイメージがイマイチ持てていない、毎日会社で使用しているけどもしかしたら使いこなせていないかも、ということがある方はまずは仕組みを理解する必要があります。

今回はビジネスホンの仕組みを図を交えて解説していきます。

図で解説!ビジネスホンの仕組みを徹底解説

では、ビジネスホンの基本やビジネスホンの仕組みを解説していきます。

ビジネスホンの基本

 

ビジネスホンの基本

 

ビジネスホンは”電話機”だけでは力を発揮しない仕組みであるという特徴があります。

まずビジネスホンには「主装置」と呼ばれる機器が必要です。

主装置とは、外線や内線などの複数の電話機を繋ぐ小型の交換機を指します。

これは、少ない回線を多数の内線電話機で共有することや電話交換切り替えの役割、電話帳の番号データ記録などあらゆる役割を担っている装置です。

この主装置がビジネスホン専用電話機を1台ずつ制御する仕組みとなっているため、主装置と専用電話機のセットでビジネスホンという仕組みです。

内線を活用して保留と転送が可能

 

内線を活用して保留と転送が可能

 

ビジネスホンは、複数の外線と内線を共有できる仕組みを持つ電話機のことを指します。

ビジネスホンを導入することによって、内線で社内の担当者に繋ぐことができるので、便利で効率良く仕事を進めることが可能です。

例えば、図のように2人がそれぞれビジネスホンを使って違う電話に出ることができます。

これによって、1人が通話中でも追加でかかってきた電話を同時に社員が取ることが可能です。

反対に電話を複数同時にかけることも可能なので、大事な顧客や取引先への電話のタイミングを逃さずに済みます。

また、内線で転送もできるため取次ぎも簡単です。

社内連絡の際も内線を使えば通話料はかからないので、これまで社内の連絡で外線を利用していた方はコストの削減が可能になります。

主装置と電話機選びのポイント

 

 

  • ビジネスホンのメーカーや機種は同じでないといけない
  • 主装置には接続可能台数の上限がある
  • 主装置の役割を把握して必要な機能を備えたビジネスホンを選ぶ

ビジネスホンの導入で気を付けなければいけないのは、主に上記の3点です。

ビジネスホンは同一のメーカーや機種の主装置と電話機でしか使用ができない仕組みになっているため、それを踏まえてビジネスホンの台数を検討する必要があります。

また、主装置の種類によって接続台数の上限が決まっているので、電話がパンクしないように最初からスペックの高い主装置を導入しておいた方が安心です。

機能もまちまちなので、オフィスを留守にする場合が多い方は携帯やスマホに外線の転送機能を導入するなど、用途に合わせて購入する必要があります。

ビジネスホンの仕組みを知って会社に合ったシステムの導入を

ビジネスホンを検討している方は、購入前や使用前にはしっかりと仕組みを理解しておきましょう。

ビジネスホンの基本的な使い方を知りたい方はこちらもご覧ください。

【決定版】5分でわかるビジネスホンの使い方マニュアル

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