働き方改革の施行を皮切りに、業務形態の見直しが推し進められています。
柔軟な働き方に必要不可欠なのが、オフィス電話のDX。その解決策となるツールのひとつがクラウドPBXです。
クラウドPBXをまだ導入していない企業や、どのサービスが適しているのかがわからず検討中の企業は、クラウド型ビジネスフォンの導入に対し不安を抱えているのではないでしょうか。
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●近年の働き方変化
・2019年、時間外労働規制や有給取得義務化など、働き方改革法案の施行。
・2020年、コロナ禍によりテレワークが推奨され、政府から出社率7割減要請。
行政改革担当大臣による印鑑廃止の発表。DX化の加速。
・2021年、コロナ禍が収束せず、BCPの観点からもテレワーク導入企業が増加。
電話環境では、クラウドPBXを用いたクラウド型ビジネスフォンが注目されています。
たくさんあるサービスから自社にとってベストな選択をするために、クラウドPBX選びの基準を5つのポイントに絞りました。
ポイント1：料金で比較する
- 初期費用
- 月額費用
- システム利用料
- 外線・内線通話料
コストというと初期費用や通話料に注視しがちですが、コストを抑えたい場合は、月々のシステム利用料などのランニングコストも考慮する必要があります。
電話は長期的に利用するものなので、全体のバランスがポイントになります。
ポイント2：機能で比較する
- 留守番電話機能
- グループ着信機能
- 通話録音機能
- IVR機能
せっかく利用するなら、自社の課題を解決できる機能が備わったサービスを使いたいですよね。
サービス独自の機能や、自社に合わせてカスタマイズできる機能などもあるため、利用したい機能が十分に備わっているかチェックが必要です。
例えば、IVR機能(自動音声案内)は、かかってきた電話に対し自動で音声アナウンスを流し、用件に合った部署に繋いだり、時間外アナウンスや留守番電話応対を自動で行わせたりする機能です。
取り次ぎや折り返しなどの手間を減らすことで業務を効率化させます。
その他にも、電話帳にない番号からかかってきても事業者名が自動で表示される機能や、迷惑な電話を自動でブロックする機能が搭載されたサービスもあります。
サービスをフル活用できるように、通話などの基本機能以外の部分もしっかりと確認しましょう。
ポイント3：サポート体制・セキュリティ環境で比較する
- 電話やチャットボットでのサポートの有無
- 不具合や故障時の対応スピード
- 通信の暗号化機能の有無
- 端末の盗難や紛失時における対策の有無
サポート体制が整っているのかどうかは大事な比較ポイントです。
また、盗難・紛失や盗聴による情報漏洩に対してしっかりしたセキュリティが搭載されているかどうかも重要な比較ポイントです。
安心して使っていくためにも、事前の問い合わせや口コミなどの確認を怠らないようにしましょう。
ポイント4：管理のしやすさで比較する
- 管理画面のインターフェース
- 情報一元化
- 利用状況の確認
- 情報の共有
- ダッシュボード機能
顧客ごとの着信回数や、社内における内線通話の利用状況など、サービス全体の利用状況を管理したいと考えている場合は、ダッシュボード(各情報がグラフや表で表示される機能)や管理画面の質を比較すると良いでしょう。
ダッシュボードがあれば電話業務における問題点や改善点をひと目で確認することができます。
また、各スタッフによる通話内容が確認できるものであれば、スキルアップのための指導や新人教育の材料としても使えます。
あらゆる情報が一元化されていることは、管理者にとっても大きなメリットとなります。
ポイント5：使いやすさで比較する
- 電話帳の共有(情報の共有)
- データのインポート・エクスポート
- UI（ユーザーインターフェース）の確認
- トライアル期間の有無
電話帳や通話履歴などの情報が散乱していては、効率よく電話対応することができません。
スタッフ間でスムーズに情報共有できる機能が備わったサービスがおすすめです。
また、操作性が悪く利用しづらいと、業務に支障が出てしまいます。
スタッフのリテラシーレベルに合わせ、簡単に扱えるものであるかを比較することもポイントです。
トライアル期間が設けられているサービスでは一度試してみることのも良いでしょう。
まとめ
クラウドPBX選びで、企業によって優先する比較ポイントは異なります。
- 料金で比較する
- 機能で比較する
- サポート体制・セキュリティ環境で比較する
- 管理のしやすさで比較する
- 使いやすさで比較する
「このサービスを選んでおけば問題ない」という正解はありません。
自社が必要としている条件のほか、将来的に必要になりそうな機能などにも視野を広げ、より快適に、より便利に、より安心して利用できるサービスを選びましょう。
テレワーク導入時の電話課題でお悩みの方、現在お使いのサービスに課題をお持ちの方、料金でお悩みの方など、ぜひトビラフォン Cloudをご検討ください。
トライアル期間の利用でお試しいただくことも可能です。
※資料請求も承っています。
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