固定電話のオプションには転送機能という、着信元から指定した着信先に電話を転送できる機能があります。有名なものだと、NTT東日本・西日本の固定電話サービスである「ボイスワープ」や光回線を使用した「ひかり電話」などが挙げられるでしょう。
転送機能は電話での応対がスムーズになる便利な機能ですが、転送によって着信側にも通話料が発生してしまうのが難点です。この記事では、固定電話にかかるコストを削減したいと考えている方のために、電話の転送にかかる費用を抑えられるサービスについて紹介します。
固定電話の転送が役立つ場面
ビジネスを行ううえで欠かせない電話業務ですが、転送機能を活用することで業務を円滑かつミスなく進めることが可能になります。他にも働き方の変化への対応や、人件費・通信費のコスト削減にも効果的です。
ここでは固定電話の転送機能が役立つ場面について詳しく解説します。
電話対応の効率化
転送機能は顧客からの入電を切らずに担当者まで直接つなげられるので、取次業務を減らせます。担当者がオフィスに不在でも、携帯やスマホに電話を転送して直接つなげば本人が直接やり取りすることが可能です。
相手側と担当者の間にワンクッション挟んでしまうと、聞き間違いや伝わり間違いのリスクが増えることも考えられます。取り次ぐ内容が伝言ゲームのようになってしまうと、相手側の意図とは違った伝達になってしまう可能性も否定できません。
直接担当者につなげられれば、相手を待たせることもないので自社側と相手側の双方でタイムロスを最小限に抑えられます。タイムロスが少ないため、顧客や取引先からの要望にもスピーディーに対応できるようになるでしょう。
外出先でも電話を受けられるので、顧客や取引先の電話を受け逃さず、機会の損失を防げるのも魅力です。
テレワークの促進
新型コロナウィルス感染拡大の影響で、テレワークに移行する企業も増えてきていますが、問題となるのが電話対応業務です。転送機能が使えないと、電話対応のために誰かが出勤しないといけなかったり、わざわざ在宅勤務の社員に電話内容の報告と取次を行ったりする必要があります。
そうなると電話番の人件費がかかるうえに、業務効率が悪いと感じることも多いでしょう。しかし転送機能を使えば、会社の固定電話にかかってきた電話を個人のスマホに転送できるので、在宅ワークも可能です。
在宅でもオフィスと変わらず仕事ができるので、社員の居住地にも制限がなくなります。テレワークを導入できれば場所を選ばず、優秀な人材を採用できるようになり、会社の成長にも役立つでしょう。
利用するサービスによっては通信費の削減に効果的
利用する電話転送サービスによっては、普通に使うよりも通信費の削減を期待できる場合もあります。ビジネスや仕事に関する電話は、1回ごとの通話時間は短くても電話は毎日使うため、積み重なるうちに大きなコストになってしまいがちです。
会社の固定電話と個人の携帯電話を内線化すると、通話料が無料になるサービスなどさまざまなプランを提供している会社も多く見られます。自社に合ったプラン設定をすれば、通信費の削減も可能になるため、サービス内容や料金プランなどは比較して検討するのがおすすめです。
固定電話の転送は無料でできるのか？電話転送サービスを導入する方法
結論から言うと固定電話の転送を完全に無料で行うサービスはないのが実状です。手頃な価格で導入できるサービスもありますが、一般的には転送料を含めた月額利用料が必要になります。
また、転送は受信した側も手数料がかかることを頭に入れておきましょう。NTTやソフトバンクなどの通信キャリアの場合は、1回ごとに転送料が発生するため転送回数が多ければ多いほど料金がかさんでしまいます。自社に合ったプランを用意しているサービスを導入することが大切です。
会社の固定電話にかかってきた電話を、電話やスマホに転送するには、電話回線業者が提供するオプションか、インターネット上で電話を管理するクラウドPBXなどのサービスを利用する方法があります。それぞれのサービスの特徴について紹介するので、導入の参考にしてください。
ボイスワープを利用する
ボイスワープとは、NTT東日本・西日本が提供している電話転送サービスのことです。あらかじめ転送先の電話番号を指定しておけば、かかってきた電話を一律に転送したり、特定の電話番号だけ指定して転送したりと、細かい設定ができます。
アナログ・ISDN回線、ひかり回線の両方に対応しており、それぞれ住宅用・事務所用で使用量が異なるのが特徴です。専用の機器や回線をオフィスに引く必要があるため、機械代や工事費が必要になります。
また、発信者から転送元までの通話料は発信者の負担になりますが、転送元から転送先までの通話料は着信側の負担になるため、導入する際は運用コストも考慮しておきましょう。
クラウドPBXを利用する
クラウドPBXとは、固定電話用の機器を社内に設置せず、パソコンやスマホを使って電話ができるサービスのことです。スマホやパソコンに専用のアプリをインストールし、設定することで手軽に利用できます。
インターネット環境さえ整っていれば、ボイスワープと同じように出先であっても会社にかかってきた電話を受けることが可能です。クラウドPBXは転送料が発生しないので、無駄な費用がかからないのがメリットと言えるでしょう。
専用の機器の購入や工事が不要のため、ボイスワープに比べると導入・運用にかかるコストも抑えやすくなっています。
固定電話を携帯・スマホに転送するときの課題
会社にかかってきた電話を携帯やスマホに転送する機能は非常に便利ですが、少なからずデメリットがあることも頭に入れておきましょう。とくに従来型の電話転送サービスを利用する場合は、料金と運用面で課題があります。
ここからは、従来型の固定電話から携帯やスマホに転送する際の注意点について解説します。
運用コストが増加する可能性がある
着信側に通話料や通信料は発生しませんが、転送料はかかるのが一般的です。業務に必要な電話であれば、コストがかかっても仕方ないと納得できるかもしれませんが、電話の中には営業や間違い電話など、必要のない電話も少なくないでしょう。
電話転送サービスを利用すると着信側も手数料が発生するので、業務に必要のない電話にもコストが発生してしまうのが難点です。会社にかかってきた電話を一律に転送するように設定している場合、通信費の負担が大きくなる可能性があります。
従来型の電話転送サービスは1つの番号にしか転送できない
ボイスワープなど従来型の電話転送サービスでは、転送できる番号は1つしか設定できないため、会社から転送された電話をすべて1人で対応する必要があります。電話対応した人と担当者の間で伝達漏れが発生してしまい、ミスを招いてしまうことも少なくないでしょう。
また、転送先の社員が移動や打ち合わせ中など電話に出られない場合、転送していても電話を受けられない可能性がでてきてしまいます。
会社にかかってくるすべての電話業務が1人に集中してしまうので、通常業務に支障がでてしまったり不公平さから不満が生まれたりする恐れもあります。
発信先の特定が難しい
従来型の電話転送サービスでは電話帳に登録していない番号から電話がかかってきた場合、会社宛ての電話なのか、私生活に関する電話なのかの判別ができません。電話に出て会話を始めるまで相手が誰なのかわからないので、対応が難しいのが難点です。
1回目の着信で電話に出られなかった場合は、電話番号を検索して再度かけなおす手間がかかってしまい、業務の効率を下げてしまう恐れがあるでしょう。
固定電話を転送できるビジネスフォンなら「トビラフォンCloud」
固定電話を転送できるサービスにはさまざまな種類がありますが、その中でもクラウド型のサービスがおすすめです。ボイスワープなどの従来型電話転送サービスと比べると、導入・運用コストを抑えられるといった特徴があります。
クラウド型サービスでおすすめなのが「トビラフォンCloud」。従来型の電話転送サービスにおける課題である、転送人数の制限や着信先の判別などを解決してくれる画期的なサービスです。
オプションを追加することで固定電話の転送が可能に
以前までトビラフォンCloudで使用できるのは、050で始まるIP電話番号だけでしたが、オプションを追加することで固定電話番号（0ABJ）にも対応できるようになり、利便性がアップしました。
転送するのに別途費用は発生しません。また、専用の固定電話機器を設置するための工事も要らないので、コストの削減が可能です。アプリを個人のスマホに入れるだけで会社の固定電話として利用でき、一度に複数人へ転送することが可能になります。
自動で発信元を特定
トビラフォンCloudは、500万件以上の電話番号データベースから自動で発信元を特定する機能を搭載しています。電話帳に登録されていない番号からかかってきても、着信相手を識別できるので電話に出るか出ないか、判断しやすいのが特徴です。
またトビラフォンCloudには、迷惑電話リストに該当する約3万件の番号を自動でブロックしてくれる機能もあります。業務に関係のない電話や悪質な電話に時間を取られることがなくなり、業務効率の向上も狙えますよ。
最短で翌営業日には導入できる
設備投資や工事が一切不要のため、導入までのスピードが圧倒的に早いのもトビラフォンCloudの魅力です。最短で翌営業日から使えるので、時間のロスがなくビジネスチャンスを逃しません。
申し込みは公式Webサイトの専用フォームから必要な情報を入力し、申し込むだけと簡単にできます。契約期間の縛りがないため、いつ契約を解除しても違約金などを支払う必要はありません。使った期間だけ月額料金が発生するシンプルな料金プランなので、安心してお使いいただけます。
固定電話の通信費を削減したいならトビラフォンCloudがおすすめ
会社にかかってきた電話を、場所を選ばず受けられる電話転送機能は、働き方が多様化する現代で必要不可欠といえます。クラウドPBXであれば、従来型の電話転送サービスとは異なり、オフィスに機器を設置する必要がないので低いコストで導入が可能です。
固定電話から電話を転送するのにおすすめなのがトビラフォンCloudです。トビラフォンCloudは最短だと申し込みの翌営業日に開通し、契約期間の縛りもないため気軽に導入できます。導入・運用にかかる手間やコストを削減できるのもトビラフォンCloudの魅力です。
ボイスワープなどの固定電話転送サービスにある、転送は1つにしかできなかったり発信元がわからなかったりする課題を、搭載されている多彩な機能で解消してくれます。
固定電話の転送費用をできるだけ削減したいとお考えの方は、ぜひトビラフォンCloudの導入をご検討ください。
