個人のスマホやタブレットなどの端末を職場に持ち込んで使用するBYOD(Bring Your Own device)は、便利な反面様々な問題があり普及への壁となっています。
- ボトルネックが多く、導入にまで至らない。
- 導入済ではあるが、セキュリティ面の不安やシャドーITの懸念が残る。
シャドーIT：会社が許可しない端末やサービスを業務に利用すること
社外からも社内システムへアクセスできる点でセキュリティ面に不安であったり、端末管理方法の確立や導入ツール準備の手間があったりします。
管理の難しい、許可のない端末を持ち込むシャドーITの懸念もあります。
さらに、端末のOSや機種が多岐に渡っていることで複雑化することも普及への壁となっています。
しかしBYODで得られるメリットが多いのも事実です。
今回はBYODのメリットやデメリット、導入時に気を付けなければいけないポイントをご紹介します。
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BYODのメリット
- 業務効率化
個人のスマホやタブレットで社内のシステムにアクセスできるようにすることで、オフィスに戻って確認しなければならない場面を減らしたり、移動時間を節約できたり業務の効率化が図れます。使い慣れた端末を使うことで操作ミスも減り効果的です。 - コスト削減
社用携帯やタブレットなどの支給が必要なくなります。
一台数万円もする端末代や運用コストの節約になります。 - 2台持ち不要
複数の端末を持ち歩く必要がなく、新たに操作方法を覚える必要もありません。
荷物が軽減され、充電状態の管理・充電器の準備などが不要になります。
BYODのデメリット
- セキュリティ
個人の端末を利用する以上、プライベートでの置き忘れや紛失により、会社や取引先の情報が漏洩する可能性があります。
また、社用と個人用が一緒になっていることで、個人の電話番号が会社や取引先に晒されてしまうリスクも考えられます。 - プライベートとの切り分け
公私の切り分けが難しく、プライベートな時間に取引先から連絡が入ったり、会社から仕事の電話がかかってきたりなどストレスの原因になります。
また、勤務時間の管理が煩雑になり残業時間の増加も懸念されます。 - 通信料の切り分け
プライベート利用と業務利用でかかる費用の切り分けが難しくなります。
会社から定額補助をしたとしても、従業員ごとに異なる使用頻度から不公平感を与えかねません。
導入時に気を付けなければいけないポイント
個人の端末に入れるソフトウェアや利用申請のツールなど、管理方法やルールをしっかりと準備しておくことが大切です。
次のチェック項目を参考にしてください。
- 利用申請
□ 利用者情報(利用者名、部署名、社員ID、利用端末の個体番号、利用期間など)
□ 個人端末の利用申請や管理を行うツール
□ 管理部署や担当者
□ 情報システムを扱う部門との連携体制 - 利用管理
□ インストールするソフトウェアのIDパスワード管理方法
□ 管理部署や担当者
□ インストールするソフトウェアの動作可能環境
□ 個人端末のOSアップデート管理体制 - 紛失・退職・長期休職
□ 紛失届けの申請方法
□ 退職時、個人端末にインストールしたソフトウェアの削除方法
□ 長期休職時、個人端末にインストールしたソフトウェアの管理方法
ルールがあることで、情報漏洩のリスクや従業員に与えるストレスも解消できます。
また、シャドーITの抑制にもなります。
シャドーIT：会社が許可しない端末やサービスを業務に利用すること
まとめ
BYODはメリットとデメリットを理解し慎重な計画を立てる必要があります。
ガイドラインを作成しておくことで、コスト削減に繋がり業務の効率化も図れるという大きなメリットがあります。
BYODでスマホを使う場合は「セキュリティ」「プライベートとの切り分け」「通信料の切り分け」をかんたんに管理できるアプリも普及していますので、参考にしてみてください。
アプリの特長例
- WEB上の管理画面で情報を一元化
- 盗聴やなりすましを防止できる安心セキュリティ
- 紛失した場合の利用停止も管理画面で可能
- 時間外アナウンスの設定で仕事とプライベートを切り分けできる
- 社用、個人用の電話番号や通話料が切り分けられる
まずは身近なスマホからBYODを始めてみませんか？
参考：安心のセキュリティ、プライバシーも守られスケジュール管理もらくらくアプリ型ビジネスフォン
