オフィス用のビジネスフォンの利用において、内線での代理応答が可能であることは大きなメリットの一つです。
代理応答機能によって、会社内のあらゆる業務や連絡を円滑に進行することができるようになり、全体の最終パフォーマンスに大きく影響を及ぼします。
また、昨今採用が増加しているオンラインクラウドを用いた内線環境についても触れていますので、ぜひ参考にしてみてください。
内線代理応答機能とは
内線代理応答機能とは、オフィス内や会社内で他の電話機に対する着信に代わりに応答できる機能です。
例えば、特定の社員のデスクに着信があった際に、その社員が不在だったという際に代わりに自分のデスクで電話を取るといったことや、着信を一旦自分のデスクで受け、それを他の社員に取り次ぐといったことができます。
この場合に発生する操作は基本的にボタン一つを押すことのみで完結するので、導入さえできれば業務上の作業を大きく効率化することが可能です。
また、導入の際のコストや手間に関しても、従来の固定電話ではなく、クラウドPBXと呼ばれるオンラインの内線システムを利用して内線環境を構築するなどの工夫でより小さくできます。
内線代理応答機能の種類
内線代理機能には、いくつかの種類が存在します。
それぞれ代理応答機能の仕組みや対応方法が異なってくるので、しっかり把握しておく必要があります。
内線応答番号指定代理応答
着信している内線電話機がある場合、その代理として他の電話機でその着信に対して応答ができる仕組みです。
例えば、「内線1番」への着信に対して、「内線3番」の電話機で代理に応答することができます。
この機能を利用する場合、内線代理応答のために設定されている特番と内線番号の操作が必要です。
自グループ内線代理応答
あらかじめ回線をグループ単位で設定し、そのグループへの着信に対して同グループ内に存在するどの電話機からも応答できる機能です。
この機能は、事前にグループそのものに対して特定の番号を設定し、その番号への着信があった際に利用することができます。
ただ、別グループへの着信に対しては代理応答ができない点には注意が必要です。
グループ指定内線代理応答
特定のグループへの着信があった場合、その着信に対して他グループに所属する電話機が代理に応答できる機能です。
着信があったグループ内の全ての電話機が応答不可能である場合などに利用することができます。
内線代理応答機能で解決できない課題
内線代理応答は便利な機能ではありますが、注意が必要な点もあります。
代理応答機能を正しく使いこなすためには、仕様上発生が避けられないデメリットや性能の限界を把握しておくことは必須です。
同一拠点内でしか使用できない
社内やオフィス内における連絡地点を増やすことができるビジネスフォンや代理応答機能ですが、応答可能な場面の制約が完全に撤廃されるわけではありません。
内線代理応答に使用されるビジネスフォンは、「主装置」と呼ばれる親機を前提にして運用する仕組みになっています。
つまり、社員がオフィス外や社外といった主装置が置かれていない環境下にいる場合には、ビジネスフォンを利用した代理応答機能を使用することはできません。
電話機に設置された応答ボタンには限りがある
ビジネスフォンが役割を割り当てることのできるボタンの数には限りがあります。
オフィス内の人数やグループの数が多い場合にはそれに応じてボタンの増設などの措置を講じることが必要です。
そうなれば、追加費用として余分なコストが発生してしまい、導入時のコストが大きく増加してしまいます。
クラウドPBXは内線代理応答機能よりも便利な仕組み
電話装置を利用したビジネスフォンで内線環境を構築する場合に、コストや利用可能な場所の制限が少し気になる部分です。
ビジネスフォンでは、オンライン化が急速に進行する現代において多くの場面で遅れをとってしまう懸念が生まれます。
業務の効率化や、よりパフォーマンスを向上するためには、対応可能範囲の制限やコスト面での不安をなくすための対策が必要です。
クラウドPBXとは
クラウドPBXは、従来では主装置と電話装置から成るビジネスフォンによって成立していた内線を、オンライン経由でスマートフォンやPCによって成立させるものです。
PBX（Private Branch Exchange）とはオフィスに設置される電話回線交換機を指し、これをオンライン上で管理することによって、従来のビジネスフォンにおける制限やデメリットの多くを解消できます。
クラウドPBXなら外出先でも内線対応が可能
クラウドPBXを利用することで、端末にPCやスマートフォンを利用することが可能になり電話対応できる範囲が広がるため、業務の効率化だけでなくマナー対応の面も最適化することが可能です。
オンラインを通じた内線化によって出先での電話転送も容易になるため、従来のビジネスフォンについてまわった制約を大きく解消することができます。
内線化によってコスト削減を実現
クラウドPBXの導入にかかる費用は、サーバー代などを含む基本料金と月額基本料金、通話料で構成されます。
その料金相場は、10,000円〜50,000円の範囲で収まる場合が多いです。
クラウドPBXを導入することで主装置と電話装置を購入する必要がなくなり、それに付随する工事費も削減することができます。
導入までの手間もかからない
クラウドPBXの導入に必要とされるのは基本的にオンライン上での設定やサーバー契約などになるため、大きな工事などは必要とされません。導入完了までに、1週間以上かからないことが一般的です。
また、スマートフォンやPCをデバイスとして利用するため、導入後も面倒な設定をせずにすぐにクラウドPBXを利用することができます。
様々な工夫をして内線での代理応答を使いこなそう
内線を通じた代理応答が可能な環境構築において、あらゆる側面から様々な点を比較検討したのちに、内線を通じた代理応答が可能な環境を導入することが重要です。
昨今では従来の主装置＋複数の電話装置という形態だけでなく、クラウドPBXを利用したオンラインでの内線環境が実際に確立されています。
会社やオフィスの規模が大きい場合や、業務の効率化を図りたい場合には、特にクラウドPBXを通じた環境構築は有効な手段の一つです。
トビラフォンcloudでは、安全に内線環境のオンラインデジタル化を行うことが可能です。クラウドシステムを利用するにあたって不安なセキュリティ面にも十分に配慮しています。
契約期間に関しても煩わしい縛りがなく、開通も最短翌営業日に可能なので柔軟なクラウド内線環境の実装が可能です。
オンライン環境を通じた内線環境の構築を考えた際は、ぜひトビラフォンcloudの導入をご検討ください。
