電話は転送しなくて良い？最新システムで業務効率化

会社の業務をスムーズにする電話の転送サービスですが、実は他にも業務効率化の方法があることをご存知ですか？

外回りの多い社員を抱える会社は、電話の転送機能があると外出時も電話を繋げることができて便利ですが、今回は電話の転送以外で業務効率を上げる方法をご紹介します。

外回りの社員が活用したい。電話の転送サービスにも勝る通話録音機能

今回は、電話転送サービスの導入を検討している商社など外回りの多い会社に、業務効率化を図る「通話録音」についてご紹介します。

外回りに出ている社員と情報共有の効率化を図るための方法として、参考にしてください。

外回りの多い商社などの会社でよくある悩みは、担当者宛にかかってきた電話に出た場合、あとから担当者に内容を正確に伝えるのが難しいことです。

誤った情報を担当者に伝えると、誤った対応で無駄な業務が発生し業務効率が落ちる可能性もありますし、クライアントからの信頼を損なう可能性もあります。

最悪の場合、それをきっかけにお客様とトラブルになり、顧客損失や会社の評判を落とすことにつながってしまうかもしれません。

だからこそ、多くの会社では電話の内容を正確に情報共有するための対策を立てるのですが、具体的には

といった対策を立てています。

その中でも特に効果があるということで、多くの会社で普及しているのが”通話録音”です。

では通話録音は具体的にはどのような効果があり、どのように活用するのかを見ていきましょう。

会社にかかった電話の転送サービスにも勝る「通話録音」を導入することで得られる効果は主に3つあります。

録音データを共有するだけで正確な情報を担当者に伝えることができ、誤った情報による誤った対応で業務効率を落とすことがなくなります。

ニュアンスの難しい内容や、電話口の担当者の口調や雰囲気もそのまま確認することが可能です。

また、導入機器によってはクラウド上にデータを保管できるので、外回りの移動中などいつでもどこでも確認ができて、お客様への早急な対応が可能になります。

どの会社でもコンプライアンスの遵守は重要ですので、お客様との「言った・言わない」の争いを防ぎ、訴訟リスクを軽減させることが可能です。

相手と自分自身しかわからない会話内容を、データ情報として残すことができるのは会社にとってもかなり大きなメリットと言えるでしょう。

お客様に褒められるほど好評だった応対や、お叱りを受けた応対などを共有・再確認することで、オペレーターがスキルアップし顧客満足度の向上につながります。

録音した通話情報は次のように活用することで前述したような効果を出すことができます。

電話の転送サービスでは、電話相手が指名した担当者の手が空いていないと繋げることができず、結局電話を受けた人がメモを取って伝える形になってしまいます。

外回り中の社員に立て続けに電話で連絡が入ってしまうと、会社に帰ってきた際の伝達や処理に追われてしまいますが、通話録音は担当者の手が空いていなくても、正確な情報を共有することが可能です。

空いている時間に転送された通話情報を確認したり、折り返しの連絡をしたりと時間を効率的に活用し情報伝達の漏れを無くすことができます。

何月何日何時の電話の中で誰が何と言ったか、という情報を残しておくことでいざというときの証拠になります。

また、クレーマーも通話録音がされていると分かれば、無茶なクレームがしにくくなります。

研修時にペーパーで電話のスクリプトを渡しても、それだけではすぐに成長していきません。

優秀な社員の電話対応の録音データを研修時に共有することで、新人社員はそれを聞きながらイメージを掴むことが可能です。

電話転送サービスの上位互換とも言える通話録音機能はいかがでしたか？

時間と場所にとらわれず正確な情報を確認できるのは、外回りの多い会社にとって嬉しいポイントだったと思います。

通話録音機能を上手く活用して会社の業務効率化を図りましょう。

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