場所に縛られずにビジネスフォンを使うことができるクラウドPBX。
電話回線工事が不要で、設備投資費用もほとんどかからずコスト面においても優秀なクラウドPBXですが、導入時のサービス選定を間違えてしまうと期待した結果を得られないかもしれません。
また、長期契約をしてしまうと自社に不向きだと感じた時には後戻りできないため、サービスの決定になかなか踏み切れないことも。
今回はクラウドPBXのサービス選びに失敗しないためのポイントをご紹介します。
※クラウドPBXとは
外線の発着信、内線同士の通話を制御する「電話交換機」のことをPBXと呼びます。
クラウドPBXとは、このPBXが持つ機能をクラウド上のサーバーで担う形になったものです。
参考：クラウドPBXとは？メリットデメリットこれだけ押さえておけば大丈夫！
参考：クラウド型ビジネスフォンってどんな場面で使うの？ ～利用シーンのご紹介～
クラウドPBX選定時にありがちな失敗とは？
・想定外のコストがかかる
契約時は安価に済ませられたものの、導入後の月額利用料や更新料が高くつく場合があります。また、回線増設費用の高さに驚くこともあります。
特に導入時に利用回線数を少なく見積もっている場合は、費用が大きく跳ね上がるため注意が必要です。
・使い勝手が悪い
商品サイトの画像や情報だけでは、使い勝手まではわかりません。
導入後に使い勝手の悪さに気付いてもすぐには解約できないことがあり、のちのトラブルに発展しかねません。
従業員のITリテラシーに合わず使いこなせない場合もあります。
・サポートがしっかりしていない
操作方法や疑問点があっても回答をもらえるまでに数日かかったり、不具合があってもすぐに対応してもらえなかったりすると、大事な電話業務に影響が出てしまいます。
・セキュリティ面が不安
通信のセキュリティが担保されていないと、最悪の場合、情報漏洩してしまうことも。
個人の端末から会社の情報にアクセスできるのは、働く場所を選ばないという点ではクラウドPBXのメリットですが、端末を紛失した場合や盗難に遭った場合を想定しておく必要があります。
クラウドPBX選定時の失敗を回避するには
・初期費用と月額費用のバランスを見ておく
電話番号は長く使うものです。初期費用が低いからといって飛びついてしまうと、後々痛い目にあうかもしれません。
また、将来的に社員が増えた時のことも考えておく必要があります。
電話番号追加にはいくらかかるのか？内線利用だけ追加の場合はいくらかかるのか？
契約時の料金形態と併せ、事前に確認しておきましょう。
・お試し期間があれば積極的に利用する
お試し期間を設けているサービスもあります。
実際に利用してみて使い勝手を確かめておきましょう。機能は優れていても自社のニーズに合わなければ無駄な出費となってしまいます。
・事前に問い合わせてサポート体制などを確認しておく
問い合わせ時の受け答えの仕方も参考になります。
親身になって聞いてくれるのか、不快な対応をされるのか、事前に見極めることができます。
契約後のサポート体制がどうなっているのかも確認しておきましょう。
急なトラブルに対応してもらうためにもサポート営業時間は重要です。
・セキュリティ面について確認しておく
信頼の高い企業でさえ、思わぬところから情報が簡単に漏れてしまうような時代です。
顧客情報が漏れてしまっては企業存続の危機にまで発展しかねません。
セキュリティ対策についての確認や、口コミサイトなどで実際に使用している方のレビューも参考にしましょう。
まとめ
クラウドPBXは便利な反面、自社にあったサービスを選定しなければ意味がありません。
便利だからと反射的に飛びついてしまうと思わぬ損害が発生してしまうため、事前にサービスを多面的にチェックし、自社のニーズに合っているものなのか判断しましょう。
お試し期間を使ったり、要望に応じて相談に乗ってもらったりすることも大切です。
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参考：ビジネスフォンの準備は最初が肝心！サービス選定時のポイントをご紹介
