クラウド型ビジネスフォンってどんな場面で使うの? ~利用シーンのご紹介~

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クラウド型ビジネスフォンってどんな場面で使うの? ~利用シーンのご紹介~

クラウド型ビジネスフォンの導入が浸透しつつある中、コロナ禍により一気に加速してきました。

サービスの選択肢が増えてきた中で、どれを導入するのがいいのか迷っていませんか?

どういった使い方をしたいかによって適しているサービスは異なります。

その前に、自社がどういった働き方をしているか、またどういった働き方を望んでいるのかを抑えておく必要があります。

規模が大きい企業の場合、すでに電話環境においては大掛かりなPBX機器や多数の電話機を導入してることがほとんどです。

このような場合、コスト削減になるからといっておいそれと電話環境を変えることはリスクもあり慎重に検討していくことが重要です。

しかしながら将来を見越して考えていくと早めの切り替えが大事なことは明白です。

では逆に、まだまだ社員数の少ないスタートアップの段階や、これから会社を大きくしていこうとしている場合、電話環境を変えるまでもないが便利なツールは取り入れていきたい、などの場合はどうでしょうか。

こういった場合には、クラウド型ビジネスフォンはとても重宝します。会社が大きくなってもそのまま利用していけるため正に適しているツールと言えるでしょう。

ケースバイケースではありますが、サービスのひとつを例にあげておすすめの利用シーンをいくつかご紹介しますので参考にしてみてください。

クラウド型ビジネスフォンの特長

  1. スマホアプリとして導入がかんたん。設備投資費用もかからない
  2. 内線通話、転送、同一サービス内の通話が無料
  3. インターネットに繋がっていれば社内外問わずどこでも利用可能
  4. オフィス移転時に電話番号の変更が不要
  5. 同一電話番号を複数の端末で利用することが可能

参考:ビジネスフォンの新しいカタチ。アプリ型ビジネスフォンの魅力

近頃は当たり前になってきましたがクラウド型ビジネスフォンにはこういった特長があります。

またサービスによっては独自の機能を搭載しているものもあり注目すべき点でもあります。

2. 内線通話、転送、同一サービス内の通話が無料
5. 同一電話番号を複数の端末で利用することが可能

さて、今回はこちらにスポットを当てて、便利な利用シーンをご紹介していきます。

 

クラウド型ビジネスフォンの便利な利用シーン

  • クラウド型ビジネスフォンを利用するチームを組みます。
  • チーム内は内線で繋がることができます。

外線番号はサービスごとに異なりますが、1セット1つとして例を挙げていきます。

 

実際の利用例はこちらになります。

  1. 一人が電話番号を受け持つ。
  2. IVRを使用したコールフローでその都度対応者を変える。
  3. チームメンバーがそれぞれ外線電話番号を利用する。
  4. 部署毎にチームを作り、それぞれの代表者が外線番号を受け持つ。
  5. 部署毎にチームを作り、それぞれのチームに割り当てられた外線番号をチームメンバーが受け持つ。
  6. 4と5の複合型。それぞれのチーム内で外線番号を代表者とチームメンバーが受け持つ。
  7. 部署毎にチームを作り、2つのチーム代表者が外線番号を2つ受け持つ。
  8. 各グループ会社でチームを作り、それぞれの代表者が外線電話番号を受け持つ。

 

 

1.  一人が電話番号を受け持つ。

スタートアップ時の利用、社内の一部での導入・既存電話環境に追加する、などシンプルな使い方です。
外線番号をチームの代表者が担当し、チームメンバーはそれぞれ内線を使ってやり取りができます。

一人が電話番号を受け持つ。

 

2. IVRを使用したコールフローでその都度対応者を変える。

適切な担当者の対応、適切な音声回答ができるため、無駄な対応をする手間が省けます。
受ける電話の数が多いケースに適しています。

IVRを使用したコールフローでその都度対応者を変える。

 

3. チームメンバーがそれぞれ外線電話番号を利用する。

同一の外線電話番号をチームメンバーそれぞれが担当し、誰でも外線を受け取れるようにします。
外部からの電話に誰が出ても対応が可能な場合に適しています。
また、誰かが電話に出られない時も、代わりの誰かが対応することができます。

チームメンバーがそれぞれ外線電話番号を利用する。

 

4. 部署毎にチームを作り、それぞれの代表者が外線番号を受け持つ。

※2セットの場合

部署の異なる2人がそれぞれの外線番号を担当し、双方の部署間でも内線で繋がることができます。
また、外線番号毎にそれぞれの部署の営業日時に合わせた音声ガイダンスの設定も可能です。

部署毎にチームを作り、それぞれの代表者が外線番号を受け持つ。

 

5. 部署毎にチームを作り、それぞれのチームに割り当てられた外線番号をチームメンバーが受け持つ。

※2セットの場合

部署毎にチームを作り、それぞれのチームに割り当てられた外線番号をチームメンバーが受け持つ。

 

6. 4と5の複合型。それぞれのチーム内で外線番号を代表者とチームメンバーが受け持つ。

※2セットの場合

4と5の複合型。それぞれのチーム内で外線番号を代表者とチームメンバーが受け持つ。

 

7. 部署毎にチームを作り、2つのチーム代表者が外線番号を2つ受け持つ。

※2セットの場合

部署毎にチームを作り、2つのチーム代表者が外線番号を2つ受け持つ。

 

8. 各グループ会社でチームを作り、それぞれの代表者が外線電話番号を受け持つ。

※4セットの場合

グループ会社それぞれにある総務部署などの代表者が、それぞれの外線番号を受け持ちます。
代表者間だけでなく、全てのチーム間が内線で繋がります。
グループ会社、多数の部署がある場合に適しています。

各グループ会社でチームを作り、それぞれの代表者が外線電話番号を受け持つ。

 

まとめ

クラウド型ビジネスフォンの利用シーンについて参考例をいくつかご紹介しました。

それぞれの環境に合わせこの他にも利用方法は存在すると思います。

多種多様な環境において自由に対応できるのがクラウド型ビジネスフォンの魅力です。

クラウド型ビジネスフォンは使い方を工夫すればコストの削減にも繋がります。
さらにBCP(事業継続計画)※にも適しており、昨今の情勢にとっても有用となるのではないでしょうか。

※BCPについてのご紹介:アフターコロナもスタッフを守るテレワーク。継続すべきその意味とは?

クラウド型ビジネスフォンを検討されている方やスタートアップで電話に悩んでいる方、クラウド型ビジネスフォンを取り入れてもいいのか迷っている方などの一助になればと思います。

参考:小規模から使えるアプリ型ビジネスフォン

 

 

 

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