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クラウドPBXの初期費用はいくら?相場・内訳・コストを抑える方法を紹介

オフィスの電話導入において特に有名なPBXですが、その中でも「クラウドPBX」が近年注目を集めています。クラウドPBXはテレワークのような新しい働き方にも対応でき、従来のオンプレミス型PBXと比べてさまざまなメリットがあるサービスです。

 

本記事では、クラウドPBXの概要や初期費用、選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。導入コストを抑える方法やおすすめのクラウドPBXも紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

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クラウドPBXの概要

クラウドPBXの導入を考えるうえで、クラウドPBXの特徴を知ることは欠かせません。クラウドPBXとは何か、導入のメリットや課題について解説します。

 

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、PBX(構内交換機)をクラウド環境に構築することで、インターネットを介して電話機能を利用できるサービスです。

 

従来のオンプレミス型PBXは通信に独自の回線を利用するため、専用のハードウェアやソフトウェアと、サーバーなどの機器を用意しなければなりませんでした。一方でクラウドPBXはクラウド上に環境を構築するため、オンプレミス型PBXのように専用の機器を必要としないことが特徴です。

 

クラウドPBXを導入するメリット

クラウドPBXの利用には、コストの削減・準備期間の短縮・使用スマホの内線化・災害時でも通話可能などのメリットがあります。

 

クラウドPBXは専用機器の購入や回線工事などが不要なため、オンプレミス型PBXと比べて初期費用を抑えられます。物理的な機器がないため、保守費用などの維持費も抑えられるでしょう。離れた拠点同士の通話も内線化できるため、通話料の削減にもつながります。

 

機器の購入や工事が不要ということは、短期間で導入できるということです。クラウドサーバー上ではすでにPBX環境が構築されているため、契約手続きをするだけで早い場合は翌営業日に利用を開始できるサービスもあります。

 

クラウドPBXでは、オンプレミス型PBXで使用できなかった私用スマホなどの端末を、社内電話として利用できます。インターネット環境さえ整っていれば通話ができるため、テレワークのような多様な働き方にも対応できるでしょう。

 

万が一災害が起こった際、オンプレミス型PBXの場合は機器の故障により通話ができなくなる可能性がありますが、クラウドPBXはベンダーのサーバーが無事である限り通話することが可能です。

 

クラウドPBXを導入するときの課題

さまざまなメリットがあるクラウドPBXですが、課題もあります。導入を検討する際は、通話品質がインターネット環境に依存することと、緊急番号を利用できないことを留意しておきましょう。

 

クラウドPBXは、インターネット環境によって通話品質に差が出ます。例えば光回線と比べて通信速度が遅く、天気の影響を受けやすいADSLは、光回線よりも品質が不安定になる可能性が高いです。また、地下のような電波が届きにくい環境や人が密集するエリアでは、品質が不安定になることもあるでしょう。

 

クラウドPBXでは、ごく一部のサービスを除いて「110」や「119」などの緊急番号が利用できないため、警察や消防、救急に連絡するためには地域の警察署や消防署の番号を控えておく必要があります。とはいえ、緊急番号は私用の電話番号から利用できるため、そこまで深刻なデメリットではないでしょう。

 

クラウドPBXの初期費用と内訳

一般的なクラウドPBXの初期費用は約5〜10万円ですが、あくまで目安であり、利用するサービスや人数、オプションなどによって金額は大きく変動します。実際にどれくらいの費用が発生するかを知るには、複数のベンダーに見積もりを依頼すると良いでしょう。ここでは、初期費用の主な内訳を解説します。

 

初期設定のための費用

クラウドPBXは、サーバーへの登録やネット回線の取得、システムの設定などを行わなければならず、それぞれの初期設定に費用が発生します。使用する端末の台数や機能の充実度などによっても変動しますが、初期費用の相場は約1〜5万円です。中には初期費用がかからないサービスもあるため、導入の際に確認しましょう。

 

装置の設置費用

通常クラウドPBXでは専用の装置を準備する必要はありませんが、インターネット回線に光回線を利用する場合はアダプターの設置が必要です。設置費用は約3~5万円が目安とされています。ADSLを使用するIP電話の場合は、アプリをインストールするだけで利用できるため、工事をする必要がなく費用はかかりません。

 

端末・周辺機器の購入費

私用スマホではなく会社が社員に端末を支給する場合は、端末の購入費用がかかります。従業員の人数によって購入費用は変わるため、導入前に忘れず確認をしておきましょう。PCやタブレット端末をソフトフォンとして利用する場合は、ヘッドセットなどの周辺機器も合わせて用意する必要があるため注意が必要です。

 

オプション

クラウドPBXの基本機能は「内線・外線・転送」ですが、それ以外にも音声録音機能や自動音声対応、電話会議サービスなどのオプション機能を追加することが可能です。オプション機能は基本的に月額制であり、追加するオプション機能の種類や数によって月額料金が変わります。利用するオプションの数が増えるほど費用も増加するため、予算内に収まるサービスを選びましょう。

 

【番外編】運用コスト

クラウドPBXでは、初期費用以外にも月額利用料や通話料などの運用コストもかかります。利用するサービスや端末数によって変わりますが、一般的な月額利用料は約1,000〜3,000円です。

 

通話料の相場は、固定電話が約8円、携帯電話やスマホが約15〜16円の設定となっていることが多いでしょう。頻繁に電話をする場合は少しずつ通話料が積み重なり、月末の請求額が大きくなる可能性があるため、必要に応じてコストがかかりにくいサービスの利用も検討してみてください。

 

クラウドPBXを選ぶときのポイント

クラウドPBXを選ぶ際は、導入目的に合わせて複数のサービスを比較することが重要です。現場の状況に適したサービスを選び、スムーズに業務を進められるようにしましょう。ここでは、クラウドPBXを選ぶときのポイントを解説します。

 

導入規模や解決したい問題を明確にする

PBXの導入には、合計で何人が利用するかを明確にすることが重要です。クラウドPBXは、小・中規模のオフィスや企業への導入を想定した製品が多いため、導入の規模が大きい場合はかえって費用が高くなる可能性があります。事前に導入規模を明確にして、想定規模に適したサービスを選びましょう。

 

電話業務の効率化やテレワークへの対応、コールセンターの立ち上げなど、クラウドPBXの導入にはさまざまな目的があるはずです。現場の意見を取り入れながら現状の業務にどのような問題があり、PBXによってどう解決するのかを明確にしましょう。

 

複数のサービスを比較する

クラウドPBXを提供するベンダーは複数あるため、どのサービスが自社に適しているかを判断するために比較することは大切です。

 

サービスやプランによってさまざまな料金体系があるため、初期費用の安さだけで選ぶのは得策ではありません。初期費用が安い分、月額利用料や通話料が高く設定されているケースもあるため、かならずトータルの費用を計算しましょう。

 

クラウドPBXは一度導入すると短期間で変えるものではないため、中長期的に役立つサービスなのかを考える必要もあります。事業規模の縮小と拡大による回線数の増減に対して、柔軟に対応できるサービスやプランを選びましょう。

 

利用する機能を絞り込む

クラウドPBXの機能は豊富なため、導入してすぐにすべての機能を使いこなすのは難しいです。はじめは目的に合わせて必要な機能だけを絞り込んで導入しましょう。オプションが豊富なサービスの場合は必要に応じて機能を追加しやすいため、オプションの選択肢の多さもサービスを選ぶ際のひとつのポイントです。

 

体験期間を有効活用する

多くのサービスではトライアルやデモの期間を設けており、利用者は本格的に導入する前にクラウドPBXの環境を体験できます。実際に利用することで、そのサービスの良さや自社との相性、目的に最適なサービスかなどを把握できるため、体験期間を有効に活用しましょう。導入後スムーズに利用できるよう、音質や使いやすさもチェックしておくことをおすすめします。

 

導入後もコストを抑えるには

導入後のコストを抑えるには、サービス選びはもちろんのこと、自社内での運用方法も重要です。クラウドPBXを活用しながら可能な限り運用コストを抑えるにはコツがあります。ここで紹介するポイントを抑えながら、効果的にコストを削減していきましょう。

 

様々なデバイスに対応しているサービスを選ぶ

通常の電話やコールセンターなど、企業でクラウドPBXを利用するシーンは多くあり、場面に合わせて携帯電話やスマホ、PC、タブレットなどのさまざまなデバイスを使い分けます。

 

デバイスごとに異なるサービスを導入する手間をかけないように、自社で利用しているデバイスになるべく多く対応しているサービスを選ぶことが重要です。特に複数のデバイスを併用している企業の場合、メリットが大きいので意識しておきましょう。

 

内線電話を積極的に使う

クラウドPBXの最大の利点は、インターネット環境さえあれば内線電話が無料になることです。特に社員同士で連絡を取り合うときは内線電話を積極的に使うようにしましょう。

 

自宅や出張先からの連絡も、今まで外線を利用していたところが内線として無料で通話できるため、通話料を削減できます。特に、外出・出張が多い企業や拠点が多い企業などは通話料を大きく削減できるため、導入後の運用コストを抑えられるでしょう。

 

社員の私用スマホをビジネスフォンとして使ってもらう

クラウドPBXの初期費用の中で、最も高額になるのは端末の購入費ではないでしょうか。

端末は一度購入したら終わりではなく、数年おきに契約を更新しなければならないため、大きな出費が何度も必要になります。

 

端末を企業が準備するのではなく、社員の私用スマホをビジネスフォンとして使ってもらうことで端末購入費を節約でき、端末を更新する必要がないため導入後のコストも抑えられるでしょう。私用スマホをビジネスフォンとして使ってもらう場合は、アプリをインストールするだけで利用を開始できるサービスを選ぶと便利です。

 

初期費用を抑えるなら「トビラフォンCloud」がおすすめ

ここまで、クラウドPBXの特徴やサービスの選び方、導入後のコストを抑える方法について解説してきました。さまざまなクラウドPBXサービスが提供されていますが、特におすすめなのは「トビラフォンCloud」です。ここでは、トビラフォンCloudの魅力である料金体系・機能・利用開始までの日数を紹介します。

 

中小規模の企業や個人向けの料金設定

トビラフォンCloudの基本料金は、1セットごとに月額3,300円+通話料です。1セットには外線電話番号が1番号、内線電話番号が2番号、外線同時通話数が2ch含まれています。1セットから利用の申し込みができるため、中小企業だけでなく、個人事業主の方にもおすすめ。契約期間の縛りがなく、更新料を支払わなくて済むのもうれしいポイントです。

 

基本セットを拡張する場合は、050番号1番号につき550円、内線番号1番号につき1,100円、外線同時通話数1chにつき550円が求められます。通話録音時間が100時間で2,200円、電話帳登録件数が2,500件で2,200円など少しずつ料金がかかりますが、据え置き型のPBXと比べるとはるかにお手頃価格のため、運用コストを抑えるのに効果的です。

 

ビジネスに役立つ機能を多数搭載

トビラフォンCloudの基本機能には、留守番電話や留守録、音声録音、自動音声対応などが含まれています。部署やチームごとに番号を紐づける機能もあり、ビジネスに役立つ機能がコンパクトにまとまっているため、オプションを追加しなくても導入目的を達成できるでしょう。

 

発信元を自動で特定できる

トビラフォンCloudには500万件以上の電話番号情報が登録されており、利用者自身の電話帳に登録されていない番号も自動で発信元を特定し、誰からの電話なのか表示されます。迷惑電話リストに登録されている約3万件の番号は自動でブロックするため、無駄な対応時間の削減もできるでしょう。ほかにも、通話履歴を最大100件残せるため、電話業務の効率の向上が期待できます。

 

最短で翌営業日には開通する

トビラフォンCloudはオフィス内で業者による装置の設置工事をする必要がなく、専用フォームから申し込んで契約するだけで、最短翌営業日に利用を開始できます。私用スマホを使う場合は、アプリをインストールするだけでビジネスフォンとしても利用できるようになるため、端末の設定に時間がかかることもありません。

 

クラウドPBXの初期費用を安くするためにも事前に導入計画を立てよう

電話業務の効率化やテレワークへの対応において、クラウドPBXの導入は有効な手段のひとつです。クラウドPBXは、選ぶサービスや導入の規模・目的によって初期費用が変わるため、事前の導入計画が重要となってきます。計画するだけではわからないことは、トライアルなどで仮導入して実際に触れてみて、最適なクラウドPBXを導入できるようにしましょう。

 

クラウドPBXの初期費用を抑えるなら、ビジネスフォンであるトビラフォンCloudがおすすめです。ビジネス活動に役立つさまざまな機能が基本機能に含まれており、追加費用がほとんど掛からないため初期費用を安く抑えられます。無料トライアルも実施しているため、ぜひ一度お試しください。

 

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