もはや現代社会においては、テレワークの導入は必然的なものとなっていますが、テレワークの導入にはクラウドPBXの導入が必須条件のひとつです。
それは、電話業務の効率化を図るためにも、在宅勤務をスムーズに遂行するためにもクラウドPBXはなくてはならないものだからです。
顧客とのやり取りで必ずと言っていいほど利用される電話をおろそかにすることはできません。
企業にとっても従業員にとってもクラウドPBXの導入が大きなメリットを生みます。
なぜテレワークの導入にはクラウドPBXがおすすめなのか、順を追ってご紹介します。
働き方改革とテレワーク導入の重要性
昨今のパンデミック、古くから問題となっている少子高齢化、世界中で加速しているあらゆる経済活動のグローバル化などに伴い、優秀な労働力の確保や生産性の向上においては早急な対応が求められています。
日本をけん引する大企業だけではなく、中小企業や零細企業まであらゆる場面で改革が必要となってきました。
重要となるのは働き手の存在で、多種多様な働き方が可能になった現代ではそれに対応できる仕組みが企業に用意されていないと人材の確保のみならず流出さえしてしまう可能性があります。
働き方改革における代表的なものとして、急速に浸透している「テレワーク」があります。
テレワークとはオフィスへの出社を軽減または不要なものとし、場所に縛られることのない自由な働き方のことを指します。
テレワークという柔軟な働き方は、県外であっても海外であっても好きな会社で働くことができるため、前述したような問題を抱える現代においてとてもマッチした働き方と言えます。
働き方改革に伴いテレワークを導入すべき理由
厚生労働省により推進される働き方改革に伴い、テレワークを導入する企業が増えました。
テレワークが増えた背景には、企業のみならず従業員にも大きなメリットがあるという点が挙げられます。
テレワークを導入する企業は、遠方に住む人材の獲得も可能となり、通勤費の削減やオフィス面積の縮小も可能なためコスト面におけるメリットが大きく、また引っ越しを理由に退職するといったことも減るため従業員の定着率が向上するといったメリットがあります。
従業員側にとってのメリットは、長く問題視されてきた膨大な通勤時間の短縮、またゼロになることでプライベートな時間を確保でき、家族や友人と過ごす時間が増えるといったメリットがあります。
現在猛威を振るう新型コロナウイルス感染症拡大の防止対策にもなります。
強いては突発的な自然災害時にも在宅勤務を可能にすることでBCPにも適した働き方です。
テレワークは従業員にとってはなくてならない施策の一つとなりました。
感染症への恐怖や災害による出勤困難な状況であっても出社を命じられる可能性があることはストレスとなり、テレワークが導入されない企業への不信感やさらには離職に繋がる可能性もあるためです。
テレワークは従業員を守る意味も色濃く、導入した企業イメージの向上にも繋がります。
テレワーク導入に伴う主な課題
テレワーク導入にあたり、メリットが多いのは確かです。
ただ全くデメリットがないというわけでもありません。
メリットばかりに気を取られないようしっかりと確認しておきましょう。
社員間のコミュニケーション不足
在宅勤務や、レンタルオフィスの利用、コワーキングスペースなどでのテレワークは、どうしても社員同士のコミュニケーションが不足しがちです。
各々が好きな場所で働けるのは大きなメリットですが、同じオフィス内で働いている時のような会話はどうしても減ってしまいます。
また、トラブル発生時の対応や、重要な情報を共有するのにもメールやチャットが利用されるようになるため、どうしてもやり取りに時間がかかりスムーズな意思疎通が困難になってしまいます。
新入社員に至っては、顔も見たことのない上司が存在しているような状態になってしまいかねません。
業務効率の低下にも繋がってしまうため、適度に会社に足んだり、積極的にコミュニケーションを取っていく必要もあります。
オンライン会議ツールや定期的な会議など、上司やリーダーがとりまとめていく必要も出てくるでしょう。
生産性の低下
政府によると、コロナ禍で加速したテレワークでは、企業の約92%、労働者の82%が「在宅勤務の方が生産性が低い」と回答しています。
■理由
1位：対面での素早い情報交換ができない
2位：パソコン、通信回線などの設備が劣る
3位：法令・社内ルールで自宅からはできな仕事がある
(4位：自宅からではできない仕事がある(法令・社内ルール以外))
これまでに経験があまりなかったテレワークは、素早い情報交換ができないという点が懸念されています。
これはコミュニケーションにも言えることです。
通信機器のセキュリティ対策や、個人情報取り扱いに関するルール作りが準備できていないなど、オフィスと同等の環境作りはどうしても遅れてしまいます。
こういったことはテレワークへの移行時につまずいてしまう部分ではありますが、しっかりと準備しておけばそこまで不安視する必要はありません。
コミュニケーション不足の不安に関しては、オンライン会議ツールやチャットツールが充実した今、改善していくことは可能です。
参考：『コロナ禍の経済への影響に関する基礎データ』 令和3年2月
稼働・勤怠の管理
テレワークが抱える課題のひとつに、勤怠状況が不透明になってしまう問題があります。
管理者や上司は、部下やその他従業員の姿を直接見ることができなくなるため、適切に評価を下すことが難しくなってしまいます。
オフィス内にいれば肌で感じられることも働く場所が異なってしまえば、きちんと業務に取り組んでいるのか、もしくはサボっているのか、酷い場合はその場にいない可能性もあります。
元々外回りの多い営業部の場合はさらに拍車がかかってしまいます。
前述しました参考資料によると、「在宅勤務の生産性の低下要因」として6位に「上司等がいないので緊張感がなくなる」が挙がっています。
在宅勤務であればすぐそばにテレビや趣味のモノがあるため、余計に緊張感が薄れてしまいます。
日報などの業務報告を義務付けるなど、ある程度の監視体制は必要でしょう。
【テレワーク導入の鍵】クラウドPBXとは
コミュニケーション不足、生産性の低下、勤怠管理など課題が残されているテレワークですが、クラウドPBXを活用することで改善・解決できることは多くあります。
PBXとは「Private Branch eXchange：構内交換機」の略ですが、企業内で扱う複数の電話機を制御する電話交換機です。
このPBXをクラウド化したものがクラウドPBXです。
インターネット上で電話を制御することができます。
テレワークにクラウドPBXを導入することで多くの問題を解消します。
テレワークにクラウドPBX導入がおすすめの理由
クラウドPBXがなぜテレワークにおすすめされるのか。
それは企業にとっても従業員にとってもメリットがあり様々な問題を解決してくれるからです。
PCやスマホをビジネスフォンとして利用できる
クラウドPBXの導入により、PCやスマホをオフィスにあるビジネスフォンと同様に利用することができます。
クラウド上で管理されているため、顧客電話帳を共有することができ情報の受け渡しの手間が省け時間の短縮に繋がります。
また、スマホ同士を内線として利用することもできるため、社内・社外問わず取り次ぎが可能です。
基本的にビジネスフォンの機能を備えたものとなりますので、もちろん留守番電話機能や転送といった機能もあります。
商品によっては固定電話よりも多機能なものも多く存在しており、利便性の高いものとなります。
さらにアプリ型のものであれば、社用携帯を配布せずとも個人が持つスマホをビジネスフォンとして利用できるため、在宅勤務であっても、通常のオフィス勤務であってもいつでもどこでも活用できます。
内線通話が無料
通話料の心配もいりません。
通常の電話では通話料がかかるためチャットやメールでのやり取りをしがちですが、クラウドPBXは内線通話料はかからず常に無料となります。
テレワークで懸念されるコミュニケーション不足は、この無料内線通話で解消することができます。
チャットやメールを打つのにかかる時間も短縮され、業務効率化へと繋がるでしょう。
従業員の通話状況・稼働状況を可視化できる
クラウドPBXはクラウド上で一括管理されるものです。
オフィスの固定型ビジネスフォンとは異なり、情報が一元化されるため各電話において通話状況を把握することができます。
また、コールセンターなどにおいては全体の稼働状況も管理することが可能です。
・従業員Aは電話数が多いが、従業員Bは他と比べて電話数が少ない
・従業員Aは電話数が少ないが、他従業員と比べて成約率が高い
などといった分析ができ、手本となる人材を見つけることもできます。
他の従業員への教育サンプルとして、また新人教育の材料として活用することで通話品質の底上げにも繋がります。
ただ、どのサービスにも搭載されているわけではないため注意は必要です。
一例として、「トビラフォン Cloud」というアプリ型ビジネスフォンサービスには「ダッシュボード」といった形でこの機能は搭載されているので、興味のある方は参考にすると良いでしょう。
機能の柔軟性が高い
営業時間に合わせた着信可能時間の設定や、発着信の制限、営業時間外に流すアナウンスの設定、長期休暇期間の案内も設定もすぐにでき、柔軟性はとても高いものとなります。
電話番号毎や部署毎、チーム毎に営業日時を設定するなど利用方法は目的に合わせることが可能です。
テレワークの場合、自分のスマホに営業時間外にも関わらず電話がかかってきてしまった。。といったことを防ぎ、プライベートの時間を守ることができます。
業者を呼ぶ必要もなくクラウド上で設定が可能なため、急な変更にも対応できるものがほとんどです。
導入まで時間と手間がかからない
従来のPBXでは機器の設置に伴い工事が必須ですが、クラウドPBXは電話回線工事もLANも必要がないため工事の必要がなく、設備投資費用もほとんどかかりません。
インターネット環境さえ整っていればPCやスマホで利用することができるので、ハードルがぐっと低くなります。
コスト面でもメリットがあり、導入まで1週間かかることがあまりないため、タイミングに合わせた導入を実現します。
テレワークのクラウドPBXはトビラフォンCloud
テレワークの導入は、昨今のコロナ禍といった緊急事態であっても対応可能な点が大きな魅力でもあります。
突発的な自然災害の発生も増えてきました。
「コロナ禍だからテレワークを導入しよう」だけではなく、今後を見据えてテレワークを導入しておくことがこれからの時代必要になってきます。
テレワークにクラウドPBXがおすすめされる理由はここに繋がります。
・コストが抑えられる
・安心してテレワークができる
・電話状況を一括管理できる
これらに魅力を感じたのであれば、まずはトビラフォン Cloudで無料トライアルをお試ししませんか？
事前の相談にも乗ってくれます。
■トビラフォン Cloud
https://tobilaphone.com/biz/cloud/
クラウドPBXで快適テレワークを。
