電話課題でお悩みの方。スマホの内線化で解決できることがあります。
・席を外したタイミングで大事な電話に出られなかった。
・電話をするために外回りを中断させ本社に戻る必要があった。
・テレワークを導入したいけど電話の扱いが分からず話が進まない。
これらの課題はスマホを内線化することですべて解決できます。
なかでもテレワークに関しては、昨今の働き方改革にも即しており、またメリットも多いため、現代社会においてスマホの内線化はとても有用なものとなっています。
従来のビジネスフォンは会社にいなければ利用できません。
テレワークを導入するためにもまずはメリットの多いスマホの内線化を始めましょう。
スマホの内線化とは
社内外の行き来が多いスタッフや主に社外で活動しているような営業職は、固定電話の内線だけでは電話業務がスムーズに進まないことがあります。
取り次ぎまでに時間を要してしまうことで機会損失にもなりかねません。
しかしながら持ち歩きが可能なスマホを内線化することで、これらの課題は解決することができます。
普段から皆さんが使用しているビジネスフォンの内線通話は、固定電話同士による通話機能の一つです。
この固定電話による内線通話機能と同様に、スマホも内線として使えるようにすることを指します。
固定電話の追加をせずとも、社用携帯や持ち込みのスマホを内線化することができるためコストの削減に貢献します。
また、スマホを内線として使えるようになると、シェアオフィスの利用やコワーキングサービスの利用、在宅勤務などのテレワークの実現も可能になり、業務効率化にも繋がります。
多くはスマホに専用のアプリをインストールすることにより利用できるため手軽に導入することが可能です。
スマホ内線化の仕組み
スマホを内線化するためにはクラウドPBXの導入が必要です。
クラウド上にあるPBXを、インターネットを介してスマホで利用します。
インターネット環境さえあれば利用が可能なため、お手軽にスマホを内線化することができます。
クラウドPBXとは
PBXとは「Private Branch eXchange：構内交換機」の略ですが、これは企業内で扱う複数の電話機を制御する電話交換機のことを指します。
このPBXをクラウド化したものがクラウドPBXです。
クラウドPBXは、インターネット上で内線通話や外線通話、転送などの電話機能を制御することができます。
外部から電話を受ける場合
内線化したスマホにはどのように電話が繋がるのか。
顧客からの電話や新規でのお問合せなどの電話を受ける場合、まずはクラウドPBXにアクセスされます。
次に、内線化されたスマホに自動で転送がされるという仕組みです。
通常のビジネスフォンのように、複数のスマホに同時着信させるグループ着信機能や留守番電話設定も可能です。
社内の内線を使う場合
クラウドPBXを経由することで、インターネットを介してスマホが内線化されます。
クラウドPBXを利用するため、固定電話もその他のスマホも内線通話の利用が可能です。
また、内線通話には料金がかからず、無料での運用ができます。
クラウドPBXにより情報が一元化されるため、電話帳に登録した内容は他の従業員とも共有されます。
従業員同士の顧客連絡先交換も不要となり、業務効率がアップします。
スマホを内線化するメリット
今の時代テレワークに利用できることが大きなメリットです。
また、あらたな設備投資が不要であり、社員同士の通話も無料で電話コストも抑えられます。
また、手軽に持ち歩くことができるスマホはいつでもどこでも会社の電話番号が使えます。
ビジネスフォンを導入する必要がなくなる
従来のビジネスフォンのように固定電話機を追加する必要がありません。
手持ちのスマホを業務用に内線化すれば、あらたな設備投資費用をかけることなく運用することが可能です。
どこにいても代表番号で通話できる
オフィスに設置されている固定電話では、外出中にかかってくる電話には出ることができません。
スマホを内線化することで、代表番号を使って外出先からも電話をかけることができるようになります。
どこにいても迅速な対応ができるため業務効率の改善に繋がります。
また、担当者不在時に急いでオフィスに呼び戻す必要もなく、取り次ぎに時間がかかってしまい相手に不快な思いをさせなくても済むようになります。
ホスピタリティの面でも改善の見込みがあります。
コスト削減に効果的
そもそもビジネスフォンでの内線通話は無料での利用ができますが、社外への通話は内線として利用ができませんでした。
スマホを内線化することで、社員同士の通話は社内外問わずすべて無料になります。
気になる通話料は、会社電話番号と私用電話番号が切り分けられるため個人が負担することなく安心して利用することができます。
個人携帯を使っていると、この切り分けが難しく経理面では大変な手間を要します。
自動で切り分けられることは大きなコスト削減に効果的です。
リモートワークに対応可能
持ち歩き可能なスマホは場所を選ばずに利用することができるため、内線化することで業務連絡がスムーズに行われます。
働き方改革で導入を急がれてきたテレワークは、今や多くの企業が取り入れています。
リモートワークを導入するにあたり、現代社会においてスマホの内線化はなくてはならないものになりました。
オフィスのスペースを有効活用できる
従来のPBXはオフィスに機器の設置や配線が必要でした。
また固定電話を利用するためデスクのスペースが狭くなってしまいます。
ビジネスフォンを固定電話からスマホに切り替えることで、これらが必要なくなりオフィスレイアウトの変更も自由に行えます。
新たな人材の入社時や部署の入れ替えなど、席替えが必要な際のデスク配置変更が楽になり、フロアの引っ越しやオフィスの引っ越しの際にも手間がかかりません。
オフィス内のフリーアドレス化も簡単に実現することができます。
スマホを内線化するデメリット
スマホを内線化することで大きなメリットを得ることは確かです。
ただ当然デメリットも存在します。
事前調査や導入するにあたり社内ルールを設けておくことで、デメリットを軽減することも可能です。
しっかりと確認をしておきましょう。
通話の品質が安定しなくなる
内線化されたスマホはインターネットを利用して通話することになります。
それゆえに、内線通話時や外線通話時の回線環境によっては音質の低下が見られたり、音声が途切れてしまったりといったデメリットも発生します。
利用するサービスによっても通話品質の差はあるため、事前に問い合わせることや口コミなどの評判を確認することが大事です。
無料お試しなどトライアル期間を設けているサービスもあるのでしっかりと確認しておきましょう。
セキュリティリスクが高くなる
社外への持ち出しが可能な個人のスマホを利用します。
社内でパソコンを使用するのとは異なり、目の届かないところでのセキュリティリスクは増加してしまいます。
利用する際には個人情報や機密情報の漏洩に関して厳重なルールをあらかじめ設けておく必要があります。
また、利用者自身も紛失や盗難に対し意識を持つことが必要です。
セキュリティ対策の教育や定期的な研修を受けさせるなど、会社としても意識の向上が必要です。
プライベートと仕事の区切りがつきにくくなる
スマホの内線化により会社の番号を利用できるため、プライベートの時間にも電話がかかってきてしまうことが考えられます。
社員のストレスになっては元も子もありません。
営業時間外の電話は受けられないようにする機能が搭載されたサービスもあります。
社員を守るためにもスマホ内線化を検討の際は機能の確認を怠らないようにしましょう。
スマホの内線化。それだけで多くの課題が解消されます。
自然災害やパンデミック時の対策としてテレワークを導入することが望まれています。
スマホの内線化がそれを実現しますが、それだけでなく多くのメリットがあることを理解いただけたのではないでしょうか。
会社の電話を社外で受発信できる点だけでも魅力的です。
クラウドPBXを導入することは社内通話を無料にすることもあり、差し当たってマイナスとなることは考え難いのではないでしょうか。
デメリットも準備をしっかり整えておけば回避することもできるため、大した問題にはならないかと思います。
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