Web電話帳とは、クラウド上で社員や取引先などの連絡先を一元管理し、共有できるサービスです。Web電話帳を導入すると「この人に電話したいけど、誰に聞けばいいのかわからない」「この人の会社名や役職名がわからない」など、さまざまなコミュニケーション課題の解決に役立つでしょう。
本記事ではWeb電話帳の特徴や導入するメリット、注意点を紹介します。おすすめのクラウドPBX「トビラフォンCloud」についても紹介していますので、ぜひ最後まで読み進めてください。
Web電話帳にはどんな機能がある？
Web電話帳には電話帳の他に、名刺情報管理やコミュニケーションツールなどに活用できる、さまざまな機能があります。Web電話帳のアプリやサービスごとに搭載している機能は異なるので、導入前に確認しておくことが大切です。
ここでは、Web電話帳に搭載されている主な機能をピックアップして紹介します。
クラウド上で社員や顧客の情報を管理できる
社員や顧客の情報をクラウド上で管理できるWeb電話帳は、登録した情報を社員同士で共有できるのが特徴です。スマホやパソコン、タブレットなどさまざまなデバイスで情報をチェックできるので、どこにいても社内の電話帳の管理・共有がスムーズにできます。
誰でも情報にアクセスできるとなると、必要な情報を誤って削除してしまったり、不必要な情報を追加してしまったりするリスクが気になる方もいるのではないでしょうか。多くのWeb電話帳は、情報の追加や編集、削除は管理者のみ行えるように設定可能です。
クラウド上で一元管理することで、管理者が情報を編集すると瞬時に反映されるため、古い情報のまま放置されるリスクも減らせます。また、情報漏えいの対策として、特定の取引先の情報を権限のあるメンバーだけで閲覧できるようにすることも可能です。
名刺をスマホでスキャンして保存できる
名刺登録機能が備わっているWeb電話帳なら、スマホで名刺をスキャンして保存が可能です。名刺の情報を自動で読み込み、電話帳に登録する機能が搭載されているWeb電話帳だと、手入力の手間も削減できます。
名刺をもらっていない社員とも情報を共有できるので、コミュニケーション労力を減らしながら、スムーズな業務の遂行に役立つでしょう。Web電話帳を導入すれば名刺を持ち歩く必要もないため、紛失による情報漏えいのリスクも抑えられます。
登録しなくても着信情報が表示される
Web電話帳に登録された電話番号からの着信であれば、端末に情報を登録していなくても発信元の情報が表示されます。たとえ自分以外が担当している取引先の相手であっても、一度Web電話帳に登録された連絡先であれば、新たに登録する必要はありません。
着信元が表示されることで「着信があったが、知らない番号だったため折り返し連絡をしづらい」という事態を減らせます。
チャットやビデオ会議などの機能を搭載している
Web電話帳のなかには、チャットやビデオ電話が利用できるサービスもあります。コミュニケーション機能が搭載されているWeb電話帳なら、連絡内容や場面によってツールを使い分けることも可能です。
1つのプラットフォームで複数の機能を使用できるので、適切なコミュニケーション方法を選べるようになり、生産性向上も期待できるでしょう。
Web電話帳を導入する5つのメリット
Web電話帳の導入は、セキュリティ面の強化や業務負担の軽減による生産性向上など、さまざまなメリットがあります。コロナ禍の影響で進むテレワーク化、フリーアドレス化の促進など、働き方改革にも役立つのが魅力です。
ここからは、Web電話帳を導入すると得られるメリットを5つ紹介します。自社の業務内容と照らし合わせて、どんなメリットが得られそうか確認してみてください。
電話帳のアップデートが簡単になる
Web電話帳は連絡先の情報をクラウドで一括管理できるので、情報のアップデートが容易になります。エクセルや紙で管理している場合、新しい取引先や新入社員の連絡先など、情報の追加・修正に手間がかかるのが難点です。
Web電話帳は管理者がアップデートすれば、その情報は一括で反映されます。所属部署や会議室の部屋名に変更があった場合でも、データを移行する必要がなくなり、すばやい更新が可能です。
情報漏えい防止につながる
取引先の社名や電話番号などは、厳密に管理するべき機密情報です。紙や個々の端末で情報を管理していると、紛失による情報漏えいのリスクが高まります。
Web電話帳の場合、端末自体に情報が保存されているわけではありません。そのため、万が一紛失・故障しても、Web電話帳へのアクセスを制限すれば情報漏えいのリスクを最小限にできます。
受け取った名刺が会社の財産になる
名刺管理機能があるWeb電話帳なら、受け取った名刺をスキャンしてクラウド上で管理できます。名刺を受け取った担当者以外にも情報を共有でき、会社の資産として活用が可能です。社内で名刺をシェアすることで、担当者が変更になっても業務をスムーズに進められます。
なかには、名刺に記載された氏名・住所・電話番号・会社名・部署名・役職名などを手掛かりに、同様のデータをひとつにまとめる「名寄せ機能」や、同じ企業に所属する人をグルーピングする機能を持つWeb電話帳もあるので、さらなる業務効率化が見込めるでしょう。
連絡先の公私混同を避けBYOD推進につながる
BYODとは「Bring Your Own Device」の略称で、個人が所有しているパソコンやタブレット、スマートフォンを業務に使用することを指します。BYODは端末購入や維持費のコストを抑えられるだけでなく、社員が使い慣れている端末を使用することで、業務効率アップ・生産性向上も期待できるでしょう。
Web電話帳は、私物の端末を仕事で利用するBYODに適したサービスです。個人のスマホを使用する場合も、電話帳は端末ではなくクラウド上で管理されているため、プライベートと仕事の情報を分けて管理できます。
公私のアドレスを混在してかけ間違えたり、異動時や退職時に情報を削除し忘れたりする心配がなく、端末のセキュリティを担保できるのが魅力です。
リモートワークを積極的に導入できる
Web電話帳を導入すると、社内業務のリモートワークやフリーアドレスの促進にも役立ちます。Web電話帳にはチャットやビデオ会議などのコミュニケーションツールが搭載されているものがあり、連絡先をタッチするだけで簡単にチャット画面を開けるなど、操作性にも優れているのが特徴です。
Web電話帳を導入すれば、取引先や社員の連絡先の管理が社外にいても容易になり、業務の効率化にもつながります。また、Web電話帳は高いセキュリティ体制が整っているので、遠方で働く従業員も安心して利用できるでしょう。
Web電話帳を利用する際の注意点
Web電話帳は便利なサービスですが、利用する際は機能面やセキュリティ面で注意したいポイントがあります。
ここからは、Web電話帳を導入する前に確認しておきたいポイントを2つ紹介します。
自社に必要な機能を搭載したWeb電話帳を選ぶ
Web電話帳を選ぶ際、必ずしも機能が充実したものを選べばいいわけではありません。活用できなければ意味がないため、自社の業務に役立つ機能が搭載されたサービスを選ぶことが重要です。
導入前には必ず、現在利用しているツールの性能と比較しておきましょう。うまく活用できないと、導入後に複数のツールを使用することになり、業務効率の低下につながる恐れがあります。
社内ですでにSkypeなどのチャットツールがある場合は、連携できるものを選んだり、情報管理機能に特化したものを選んだり、自社の状況も考慮して導入するサービスを検討してください。
アカウント管理ルールを明確に定める
Web電話帳は、端末に情報が保存されないためセキュリティ性は高まりますが、不正アクセスのリスクを考慮し、「情報に関係のない社員にアクセス権を付与しない」「退職した従業員のアカウントを削除する」といった管理が必要です。
Web電話帳を導入する前にマニュアルを作成し、管理ルールを明確に設定しておきましょう。単に導入するだけでなく、適切に管理し続けられるよう環境を整えることが大切です。
Web電話帳を導入するなら「トビラフォンCloud」がおすすめ
Web電話帳の導入を検討しているなら、トビラシステムズが提供するクラウドPBX「トビラフォンCloud」がおすすめです。主なWeb電話帳の機能は押さえつつ、ビジネスの現場で役立つさまざまな機能を搭載しています。
外出時のメモに役立つ自動録音機能を搭載
トビラフォンCloudには、自動録音機能が搭載されているのが特徴です。外出先でメモを取れなかったり、メモを取り忘れてしまったりしても自動で電話を録音してくれるので、電話を切った後に内容を確認できます。重要な情報の聞き逃しなどによる、取引先とのトラブルも未然に防げるでしょう。
自動で発信元を特定することが可能
知らない番号からの着信は迷惑電話の場合があるため、スルーする方も多いのではないでしょうか。しかし、それが新たな取引につながる着信であることも考えられます。
トビラフォンCloudは、500万件の膨大なデータベースから該当する電話番号を自動で表示可能です。機会の損失を抑えられるだけでなく、電話の着信時に相手が誰かわからないといった心理的負担も減らせるでしょう。
さらに、約3万件の迷惑電話リストに該当する番号は自動でブロックする機能もあり、迷惑電話を取ってしまい、時間を奪われる心配もありません。
シンプルなプランなら利用料金は1セット月額3,300円（税込）
トビラフォンCloudの利用料金は、1セット月額3,300円（税込）です。1セットで1つの外線番号に加えて、2chまで同時に外線で通話ができ、内線は2番号まで使用可能です。契約期間の縛りもないため、気軽に導入できます。
トビラフォンCloudでは無料トライアルも用意されているので、契約前に使用感を確かめることも可能です。詳しくは公式サイトをチェックしてみてください。
Web電話帳を導入してさらなる業務効率化を図ろう
Web電話帳は、社員や顧客の連絡先情報を効率的かつ、高いセキュリティで管理することが可能です。チャットやテレビ電話などのコミュニケーションツールが搭載されたものや、名刺の情報を保存しておけるものなど、電話帳によってさまざまな機能があります。自社に合った機能が搭載されているか、よく吟味して導入するようにしましょう。
Web電話帳の導入を検討しているなら、トビラフォンCloudがおすすめです。連絡先管理機能の他、通話内容の自動録音や迷惑電話フィルタなど、ビジネス上で便利な機能を多数搭載しています。利用料金は1セット月額3,300円（税込）で、契約期間の縛りがないのも魅力です。
さらなる業績向上を目指す企業は、ぜひトビラフォンCloudの導入を検討してはいかがでしょうか。
