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法人の電話番号を変更する手順を解説|面倒な手続きを省く方法も紹介

法人の電話番号を変更する手順を解説|面倒な手続きを省く方法も紹介

会社を移転する際は、法人の電話番号変更の手続きが必要になります。ほかにも住所変更や登記変更も行う必要があるなど多くの手間がかかるのです。

 

この記事では、これから会社移転を検討されている役員や社員の方に向けて、法人契約の電話番号を変更する方法や、面倒な手続きの詳細を解説します。事務所が移転をしても、電話番号変更の手間がかからないビジネスフォンも紹介するのでぜひ参考にしてください。

 

法人が電話番号を変更するときの手順

 

移転する際には取引先や関係者へ連絡、住所・電話番号変更の届け出などの多くの作業を要します。

登録免許税などの支払いが発生するなど、さまざまな費用も掛かるでしょう。できるだけ効率よく済ますために、電話番号を変更する移転予定日の3~4カ月前から手順を把握して、準備を始めるのがおすすめです。

以下では法人電話番号を変更するときの手順や注意点を交えてお伝えします。

 

ステップ1.契約プラン・使用機材の見直し

事務所移転をした場合、契約プランや使用機材を見直すいい機会です。

電話回線やインターネット回線など、よりお得なプランはないか社員から意見を募り参考にするとよいかもしれません。

現在の機材が使いにくいと感じているようなら、買い替えの手続きを検討する必要があります。この機会に新しい機種に変更してもよいでしょう。

 

ステップ2.移転先を確認する

移転をする前に、移転先の環境確認が必要です。

固定電話を設置するスペースの確保や、電話番号を変更するエリアか確認しましょう。

管轄の基地局が同エリア内の移転なら電話番号の変更は必要ありませんが、エリア外の場合には番号を変更する必要があります。

番号変更の有無を確認したい場合は、サービス電話「116」があるので電話をかけて確認するとよいでしょう。

 

ステップ3.工事業者の手配

会社の移転は電話回線の数が多く、機器の設定や、工事業者の選定・見積もり・打ち合わせがあるので、業者に依頼して工事を行うのが一般的です。

移転先を実際に見てもらうことも忘れずにしておきましょう。

 

ステップ4.業者による工事の実施

業者の工事は主装置設置工事、電話配線工事、電話機設定工事などです。

装置の設置や機能が使えるように設定し、必要に応じてデータの引き継ぎを行うことをおすすめします。

今まで使っていた機材を再利用する場合は、工事時間を短縮できるかもしれません。業者へ確認しておくとよいでしょう。

 

関係各所・顧客への通達について

移転先が決まり電話番号が変わったら、なるべく早めに取引先や関係者、店舗、顧客、従業員などへ通達が必要となります。

資料や名刺、会社名のホームページなどの変更手続きはもちろんのこと、あらかじめ作業がある場合は調べておきリストアップしておくとよいでしょう。

以下では、効率よく電話番号変更通達が行えるよう作業手順をお伝えしていきます。

 

関係各所への周知・変更届の提出

会社を移転するときは、事前に取引先に対して書面やメール、口頭での挨拶などでの周知が必要です。

メールで変更連絡をする場合は、テンプレートを作成しておき全社員と共有しておくと効率よく伝達ができます。

地元密着型のビジネスを行っていたら、新聞や地域の情報誌に広告を載せるのもよいアイディアです。

また、会社が管轄外に移転する際、印鑑登録の届出が必要になります。

印鑑登録は、会社が法務局で実印を登録するため必要な書類の一つです。印鑑証明書には、申請日の3カ月以内の期限が設けられていますのでご注意下さい。

印鑑証明書は銀行での口座開設が必要となり、法務局の窓口へ行くのが困難な場合には郵送することもできます。

その他にも、市町村役場や社会保険事務所、年金事務所などの変更手続きが必要です。

 

電話でのガイダンスをしばらく流す

周知していたつもりでも、以前のように取引先の関係各所や、顧客が電話をかけてくる場合があるかもしれません。

NTT西日本と東日本では、電話移転のガイダンスサービスを提供しています。しばらくの間は、移転先の電話番号を通知するガイダンスサービスを利用することをおすすめします。

 

通達が不要なところもある

登記を行う法務局は、電話番号を登録する必要がないため通達しなくて大丈夫です。

会社の電話番号は登記事項に含まれないので、固定電話がない場合は連絡がとれる電話番号があれば、会社の設立には問題はありません。

税務署については、次の確定申告や届出書を提出する際に新しい電話番号を記載しておけば、特別な変更登記の手続きをしなくても問題ありません。

 

電話番号の変更手続きを面倒に感じたときの対策

事務所移転の準備が必要な中、電話番号の変更手続きを面倒に感じ後回しにすると、従業員や取引先、業者へ迷惑をかけてしまうことになるかもしれません。

以下では、電話番号の変更手続きを面倒に感じたときの解決策を紹介します。

 

電話番号の変更が要らない地域内で移転する

引越し先が同じ基地局であれば、電話番号の変更をする必要はありません。

電話番号の変更が要らない管轄内で移転できれば、その方が電話番号変更の手間が省けます。あらかじめ調べてから移転先を決めるとよいでしょう。

 

クラウドPBXとIP電話を導入する

クラウドPBXとは、事務所に設置してある固定電話のPBX(電話交換機)を利用し、クラウド上のサーバーに設置するサービスです。

インターネット回線を利用してアクセスすると、内線・外線・転送の機能が利用できるため、今まで使っていた固定電話と変わらない機能を利用することができます。

IP電話とは、Internet Protocol(インターネットプロトコル)を略したもので、声をデジタル化にしてから相手側に送信するシステムのことです。

電話番号は050から始まり、インターネット回線を利用して電話することができます。

スマホでアプリをダウンロードして利用する「LINE電話」なども、インターネット回線を利用した電話です。

IP電話は移転しても「050番号」の電話番号は変わらず使用できます。その理由は市外局番が様々な地域と関係するのに対し、050番号は地域性との関係がないためです。

電話回線を使用せずインターネット回線で通話できるため、大幅なコスト削減ができます。

 

【固定電話】

・導入費用:30,000円前後(新規の場合)

・通話料金:1,000〜2,000円前後

 

【IP電話】

・導入費用:2,000~3,000円前後(Web回線設置済みの場合)

・通話料金:500円前後

 

「トビラフォンCloud」なら事務所移転でも電話番号の変更要らず!

「トビラフォンCloud」は、050番号を取得できるビジネスフォンです。

事務所移転でも、電話番号の変更が不要で、面倒な工事・設置の手続きや、端末の更新が必要ありません。

契約後、最短で翌営業日には利用開始できるので、トビラフォンCloudは場所にとらわれない働き方が実現できるツールでしょう。

 

「03」や「06」などの市外局番にも対応

トビラフォンCloudは、「03」や「06」などの発信着が可能で、050番号以外の市外局番にも対応します。

スマホでアプリをダウンロードすれば利用を開始できます。

社内に設置する固定電話の数を減らせるためコスト削減につながり、特に資金面で不安が多い起業したてのベンチャー企業にもおすすめです。

 

中小企業・個人営業に嬉しい料金形態

トビラフォンCloudは、低価格で利用しやすい料金価格となっており、1セットから申し込みができます。外線電話番号1番号・外線同時通話数2chと、内線番号数2番号と機能がついて月額3,300円で利用できます。契約期間の縛りもなく、1セットから申し込みできるため、フリーランスにもおすすめです。

 

導入までの期間を大幅に短縮できる

工事が不要で利用するまでの手順が簡単なトビラフォンCloudは、導入までの時間を要さないため時間を短縮できます。

トビラフォンCloudの公式サイトにある専用フォームから申し込み、準備が完了したと返信を受け取ったら、気軽にすぐ利用できるのが最大の魅力ではないでしょうか。

 

固定電話と遜色ない機能の充実度

トビラフォンCloudは機能が充実しているのがポイントです。

留守電・留守録・IVR・発信元の自動特定などが備わっているので魅力があります。

オプションを追加すれば、固定電話以上の機能が利用できるメリットがあるので、自社に見合った使い方はいかがでしょうか。

 

これから会社移転を検討されている方は「トビラフォンCloud」がおすすめです。

事務所やオフィスを移転するときは、たくさんの時間とコスト増加が考えられます。

移転に伴い、工事業者の手配、関係者への周知、変更届の提出などいった様々な変更手続きをしなければなりません。

そこでおすすめなのが、「トビラフォンCloud」です。部署ごとの番号の紐付けや、自動メッセージの選択などワークスタイルに見合った設定が簡単にできるのが特徴的です。

高額な端末、工事、面倒な手続きが必要ありません。

端末の更新は自動サービスで行っているので更新作業が不要、気兼ねなくだれでも簡単に利用できます。

無料トライアルを実施しているので、サービスに興味がある方はいつでもお問い合わせください。

 

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