取引先や営業先の連絡先はどのように管理していますか？
手書きのアドレス帳？名刺裏への書き込み？名刺管理ソフト？
どれも電話をかけるときには「取り出す」という行為をひとつ足さないといけないものばかりです。
当然現代社会においては電話機に元々入っている連絡先アプリなどを使われていることがほとんどですね。
今回は、知らない事業者から電話がかかってきた際に事業者名が表示される便利なビジネスフォンと、通話録音機能についてご紹介します。
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電話業務の使命
取引先へ電話するときは、スマホなどの電話機に保存してある連絡先を使って電話をするのが今や常識ですね。
特に何度も電話をすることがあるような業務につかれている方には、切っても切れないツールです。
ただ、何度も電話をするということは、通話内容もその分覚えていく場面が多くなるということでもあります。
また、電話内容によっては別の担当者へ引き継ぐ場合もあります。
そんな時、話していた相手の情報や連絡先を的確に伝えることはとても重要です。間違った情報を伝えるわけにはいきません。
それだけでなく、すぐに電話内容を伝えたくても引き継ぎ先の担当者が忙しく、時間を取れない場合も多々あります。
電話を受けた本人はもちろん、担当者へ引き継ぐ必要のある場合も、お互い正確に内容の確認ができると余計なトラブルを招くことや取引先に迷惑をかけることもなくなります。
正確な情報を漏れなく誰かに伝えるにはどうしたらいいのでしょうか。
もうメモすることも伝える必要もない
当社のトビラフォンBiz・トビラフォン Cloudそれぞれには、電話帳を共有できる機能と、通話内容の録音(※1)、録音内容を共有できる機能が搭載されています。
管理画面や通話履歴などを確認することにより、どこからの電話でどんな内容を話したのかがすぐにスタッフ間で共有できます。
立て続けに電話があった場合もわずらわしいメモ書きが必要なくなるため、この電話帳や通話履歴、通話録音内容を共有できる機能はとても重宝します。
これを利用すれば、引き継ぎが必要な際には「○時の△△様からの通話録音内容を確認しておいてください」の一言だけで、それ以上伝えることはありません。
引き継ぎ先の都合を確認する必要もなく、無駄な時間が削減され業務の効率化も図れます。
また、録音された通話内容データはダウンロードすることも可能です。(MP3ファイル)
このデータをメールに添付して送ることもできるため、電話業務にあたらない別のスタッフに送ることも可能です。
そのため、電話機を持ち込めない場所や電波が届かない圏外であっても、あらかじめメールで送ってもらっておけば通話内容を確認することができます。
新人研修時にお手本として聞かせたり、トラブル対処時の確認材料としても利用が可能ですね。
※1 録音のON・OFF設定可
不要な電話に出ることもない
電話帳に登録されてない業者や企業からの電話の場合、当社データベースに予め登録されている情報にマッチすれば、どこからかかってきているのかがすぐにわかります。
電話が終わったら、必要と思われる場合のみ電話帳に登録すればいいのです。
この事業者名称表示機能により、見知らぬ事業者から電話がかかってきても、電話に出る前にある程度の判断がつくため落ち着いた対応をすることができます。
全く必要がない電話だと事前にわかってしまえば、そもそも電話に出る必要もありません。
トビラフォンBiz、トビラフォン Cloudには迷惑電話をブロックする機能も搭載されているため、しつこい電話や迷惑な電話はブロックしてしまいましょう。
迷惑電話をブロックする機能についてはこちらをご覧ください。
通話履歴・電話帳の共有、通話録音機能があれば業務効率アップ！
取引先、営業先はあなたのために常に時間を空けて待ってくれているわけではありません。
ビジネスのきっかけを得ることができたら、担当者にすぐ引き継ぎ、迅速で的確な対応をしてもらうことが不可欠です。
当社ビジネスフォンでは、すべての通話内容を録音することが可能なため、自身での正確な情報再確認もでき、引き継ぎが必要であれば通話履歴も通話内容も共有することが可能です。
当社では、ご利用方法により2つのタイプのビジネスフォンがあります。
詳しく知りたい方は以下をご覧ください。
⇒オフィス向け「トビラフォンBiz」
⇒移動の多い営業やテレワーク、様々な規模や場面にも対応「トビラフォン Cloud」
