企業の代表電話は、ビジネスの「窓口」として重要な役割を果たしています。お客様や取引先からの初回の連絡手段として使用されることが多く、企業イメージに直結するため、どの企業にとっても大切な存在です。しかし、従来の電話システムを用いると、オフィス内での利用に限られ、社員がオフィス外にいる際には応答できないという課題があります。
そこで活躍するのがクラウドPBXです。本記事では、代表電話をクラウドPBXに引き継ぐ方法やメリットについて詳しく解説します。
クラウドPBXは代表電話の受発信が可能！
クラウドPBXでも市外局番の代表電話の受発信の対応が可能です。
そもそもクラウドPBXとは、インターネット経由で電話機能を利用できるサービスのことを指します。
従来の電話システムでは物理的な主装置が必要でしたが、クラウドPBXではこの主装置をクラウド上に設置し、オフィスの場所を問わず電話網にアクセス可能になり代表電話の受発信も対応が可能です。
クラウドPBXについて、詳しく知りたい方は下記の記事をご覧ください。
→クラウドPBXとは？メリットデメリットこれだけ押さえておけば大丈夫！
クラウドPBXで代表電話を利用するメリット
クラウドPBXを利用することで、従来の電話システムにはない多くのメリットがあります。特に代表電話をクラウドPBXで利用することで、以下のような利点が得られます。
代表電話への問い合わせをオフィス外から対応できる
クラウドPBXでは、社員が出張中やリモートワーク中であっても、オフィスと同じように代表電話番号での発信・受信が可能です。これにより、営業担当者が外出先でもスムーズに顧客対応ができ、ビジネスチャンスを逃さずに対応ができます。たとえば、社員が自宅から業務を行う際にも、パソコンやスマートフォンを活用して、代表電話番号を利用し発着信をおこなうことが出来るため、より柔軟な働き方を支えます。
複数拠点間の代表電話の一元管理
クラウドPBXは複数拠点での運用も可能です。オフィスが複数ある場合でも、各拠点で独自の代表電話番号を持つ必要はありません。クラウドPBXでは、1つの代表電話番号を通じて複数の拠点からの着信に対応でき、各拠点の担当者に振り分けることも容易です。これにより、複数拠点間での業務効率が大幅に向上します。
コストの削減
クラウドPBXは、従来の電話システムと比べて、初期導入費用や維持管理コストを大幅に削減できます。物理的な設備が不要なため、オフィススペースや運用管理の負担が軽減され、運用コストの大幅な節約が可能です。
既存の電話番号を利用するクラウドPBXには、アダプターが必要なタイプと不要なタイプがあります。アダプターが必要な場合、NTTなどの既存電話回線も維持する必要があり、これにより支払い先が2つになることがあります。また、うっかり解約してしまうと電話が使えなくなる恐れがあるため、十分な注意が求められます。
その他のクラウドPBX導入のメリットについては、下記記事をご覧ください。
→クラウドPBXとは？メリットデメリットこれだけ押さえておけば大丈夫！
また、クラウドPBXの費用について知りたい方は、下記の記事をご覧ください。
→クラウドPBXのコストはどれくらい？初期費用や料金相場について解説
クラウドPBXで代表電話を引き継ぐには？
クラウドPBXでの代表電話利用には、従来の代表電話番号をそのまま引き継ぐことが可能です。
これにより、長年利用してきた電話番号を変更することなく、PBXシステムをクラウドに移行できます。
以下では、代表電話の引き継ぎの際に確認すべき点や方法について確認すべき点などを解説します。
現在の契約状況を確認する
クラウドPBXで代表電話番号を引き継ぐための基本的な条件は、以下の点を確認することです。
・現在の電話番号が番号ポータビリティ（LNP）対応かどうか
現在利用している電話番号がローカル番号ポータビリティ（LNP）に対応していることが必要です。ローカル番号ポータビリティとは、03などの地域を表す市外局番で始まる「電話番号を変えずに通信会社やサービスを変更できる」仕組みです。
このサービスを利用すると、現在使っている電話番号をそのままに、別の通信会社に乗り換えることが可能になります。通信会社を変えても同じ番号を使い続けられるので、仕事相手などに新しい番号を知らせる手間が省け、利便性が高まります。
多くのクラウドPBXサービスはローカル番号ポータビリティをサポートしているため、条件を満たしていれば既存の番号をそのまま移行できます。
・契約している固定電話番号の種類
現在所有している固定電話番号の種類により移行の可否が変わってきます。
「NTTの加入電話番号」「ISDNで取得した電話番号」
これらの番号は移行が可能です。
「NTTひかり電話番号」
今までは移行できませんでした。しかし2025年1月より双方向ポータビリティが可能になり、これらの番号も移行が可能になります。
「NTT以外の通信事業者で取得した番号」
NTTひかり電話同様、こちらも移行は不可でしたが、2025年1月より可能になります。
・契約内容と電話番号の所有権
法人で契約している場合、電話番号の所有権が企業にあることが条件です。番号の所有権がない場合や、転出が制限されているケースでは引き継ぎができない可能性があります。
番号を変えずにクラウドPBXを導入できるケース
クラウドPBX導入にあたって、今の電話番号をそのまま利用したいと考える方も多いでしょう。ここでは、電話番号を変更せずにクラウドPBXを利用するための主な3つの方法をご紹介します。
・NTTの市外局番を光回線クラウドPBXで利用する方法
現在の電話番号がNTTで取得した市外局番であれば、クラウドPBXにそのまま引き継ぐことが可能です。引き継ぎには「ローカル番号ポータビリティ（LNP）」の仕組みを利用します。
番号ポータビリティ利用の手順
① クラウドPBXサービス事業者に申請書を作成してもらい、内容を確認します。
② 問題がなければ、クラウドPBX業者が手続きを進め、指定した日時に番号が自動的に切り替わります。オフィス内への工事は入らず、通信事業者間での基地局工事のみとなります。
③ 最後に、正常に利用できるか確認できれば手続き完了です。
・フリーダイヤルの番号ポータビリティについて
0120や0800番号などのフリーダイヤルも引き継ぎできる場合がありますが、クラウドPBXサービス事業者により異なります。利用できるかどうか、また手続きの詳細は、事前に業者へ確認するのが確実です。可能な場合は、引き継ぎ方法や作業にかかる時間についても確認しておくと、スムーズに移行が行えます。
・ゲートウェイを利用する方法
アナログ回線を維持しながらクラウドPBXを導入する場合は、「ゲートウェイ」という機材を設置する方法もあります。既存の通信事業のままクラウドPBXが利用できますが、月額費用や通話料金は従来通りの請求となるため、既存通信会社とクラウドPBX業者で請求が2つに分けられてしまいます。さらに、オフィスに専用機材を設置する必要があり、機器のレンタルや購入費用・その保守費用など追加が発生するケースもあるため、その点には留意が必要です。
クラウドPBX導入中の方へ！「トビラフォン Cloud」のおすすめ
クラウドPBXの中でもどのサービスを選べば良いか迷われている方に向けて、さまざまな業界での導入実績がある「トビラフォン Cloud」のおすすめポイントをご紹介します。
050番号が利用可能（オプションで市外局番対応も可）
トビラフォン Cloudでは「050番号」を取得でき、インターネット回線を利用して通話が可能です。そのため、番号の取得や導入にかかる費用は不要で、内線通話や外線から内線への転送も無料で行うことができます。
中小企業・個人事業主向けの手軽な料金プラン
トビラフォン Cloudの月額料金は、1セットあたり3,300円（税込）で、基本セットには外線番号1つ、同時通話数2チャネル、内線2番号が含まれています。契約期間に縛りがないため、中小企業や個人事業主でも安心して導入しやすいプランです。
最短翌営業日に開通
クラウド型のため、従来のPBXのような大がかりな設置や配線工事が不要で、専用フォームでの申込みから最短翌営業日には利用を開始できます。
豊富な機能ラインナップ
トビラフォン Cloudはビジネスに役立つ機能が充実しています。
発信元を特定する機能を備えた500万件以上のデータベースにより、電話に出る前に相手の会社名などを確認できます。電話帳に登録されていない相手からの着信でも、出るか出ないかを判断しやすく、迷惑電話に煩わされることが少なくなります。
また、通話時の自動録音機能もビジネスシーンで重宝する機能の1つです。通話に集中して重要な内容を記録し忘れてしまった経験がある方も多いかもしれませんが、この機能により、後からすぐに確認でき、わざわざ電話やメールで再確認する手間が省けます。
通話内容を見直すことでフィードバックにも活用でき、営業や顧客対応の質向上にも貢献します。
さらに、約3万件の迷惑電話リストをもとに着信を自動ブロックする機能や、自動音声で通話の振り分けを行う機能も搭載されており、業務効率化を図ることが可能です。
番号引き継ぎの可否だけでなく、こうした便利な機能が備わっているかを基準にサービスを選ぶことも大切です。
固定電話の代表番号をクラウド化した事例
国内に50店舗以上の美容サロンを展開するA社に関する事例をご紹介します。
もともとオンプレ型のPBXを利用していたA社ですが、新型コロナウイルスの拡大を機に社員の一部をリモートワークに切り替えた際の在宅勤務者宛ての電話の折り返し対応や、メールで問い合わせ内容の取り次ぎの手間を削減したいと考え、クラウドPBXの導入を検討し始めました。
また、当初問題意識があったのは、営業電話への対応です。1日のうちのほとんどが営業電話という日もあり、対応に悩まされていました。しかし、電話の設定変更には業者の来社が必要であったため、面倒であると感じていました。
そんな状況下で、弊社の「トビラフォン Cloud」をご導入いただいた一番の理由は、迷惑電話フィルタの機能です。迷惑電話フィルタは、弊社独自の機能であるため、営業電話対応に悩まされていたA社にとって、まさに効果的な機能でした。導入いただいた結果、営業電話対応時間を大きく削減することにつながりました。また、外線や内線を簡単につなぐことができるようになったため、働く場所を選ばない柔軟な働き方を確立することもできました。
「トビラフォン Cloud」を導入いただいた理由、導入後の働き方の変化やコスト面の変化についてA社の事例をさらに詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。
→固定電話の代表番号をそのままクラウド化。迷惑な営業電話を自動ブロックし日々の生産性向上を実現 美容サロン運営業 A社
代表電話にはクラウドPBXがおすすめ！
企業において、代表電話はお客様との重要な接点です。
重要だからこそ、皆さんの業務に与える影響も少なくないと考えます。
クラウドPBXを導入することで、コスト削減や、オフィス外からの対応による柔軟な働き方の実現など企業・社員にとってもうれしい点があります。
「トビラフォン Cloud」では、ビジネスシーンに嬉しい機能だけではなく、お手軽な料金プランをご準備しています。企業の規模や業種に応じて最適なプランを選択できるため、初めてクラウドPBXを導入する企業にとっても安心です。
まだ導入するかは検討中の方も、ぜひこの機会にお気軽にご相談ください！
料金についてはこちらをご覧ください。
→料金・通話料 | クラウドPBX トビラフォンCloud
