多くの企業によって導入されているビジネスホンですが、配線に複数の方式があることはご存知でしょうか。オフィス新設や移転にあたっては、配線方式の違いを事前に理解しておくことで導入の手間やコストが大きく変わってきます。
「ビジネスホンを新たに導入したい」「配線方式の特徴やメリットを知りたい」とお考えの方向けに、この記事では配線の種類や配線工事の流れについて解説していきます。配線工事が不要な「トビラフォンCloud」の特徴も紹介していますので、ぜひ最後まで読み進めてください。
ビジネスホンの配線の種類
ビジネスホンの配線は、「バス配線」「スター配線」「LAN配線」の3種類に分けられます。それぞれの配線方式に互換性はないため、ビジネスホンを新設する際にはどの方式を選ぶのかが非常に重要です。
目的にあったビジネスホンを導入するためにも、それぞれの方式の違いを理解しておきましょう。ここからは、ビジネスホンの配線方式の特徴を解説します。
バス配線
バス配線は、親となる主装置と個々の電話機を数珠つなぎで配線する方式です。この配線方式はNTT回線にしか対応していないため、NTTの関連業者以外と契約する際には選択不可である点には注意しましょう。
バス配線方式のメリットは、配線の総距離を短くできる点です。1本の配線に複数台分をまとめて繋ぐことで最終的な配線本数と長さが少なくなるため、電話線を増やすスペースが足りないケースなどに有効と言えるでしょう。
スター配線
スター配線は、親となる主装置と個々の電話機を個別に配線する方式です。従来のバス方式に代わる配線方式として認知が進んでおり、現在は多くの企業によって採用されています。
スター配線のメリットは、トラブルや故障に強い点です。1本ずつ配線が分かれているため、1つの電話機で不具合が起きても他の電話機には影響が出にくい仕様となっています。どこで不具合が発生したかすぐに特定できるため、トラブル解決もスピーディーです。
一方、配線の総延長が長くなりがちな点はスター配線のデメリットです。電話機の数が多い場合には配線スペースを多く必要とするため、事務所を圧迫しがちな点には気をつけましょう。主装置の配線口が限られているため、電話機の増設数も上限が決まっています。
LAN配線
LAN配線は、1本の配線にHUBを用いて複数の電話機に配線する方式です。電話機1台ごとに1本のLANケーブルを用いて繋いでいくため、社内ネットワークとの統合も可能です。
LAN配線のメリットは、ネットワークとケーブルをまとめることで事務所全体の配線数を減らせる点です。一方、ビジネスホンとネットワークの切り分けができない点がデメリットであり、業務上双方を分ける必要が出た場合には運用が難しくなります。電源確保のために新しくPoE給電対応のHUBを設置する必要があるなど、費用がかさみがちである点にも留意が必要です。
ビジネスホンの配線工事の流れ
実際にビジネスホンの新規設置や入れ替えを検討している方向けに、ここからは配線工事の流れを紹介します。
工事を行う際には、最初にビジネスホンの配線工事を請け負っている業者に問い合わせを行いましょう。各業者は、ホームページの問い合わせフォームや電話などから問い合わせを受け付けています。
以下、業者への問い合わせ以降の流れについて、順を追って解説します。
①打ち合わせ・下見
問い合わせ後、互いのスケジュールを合わせた上で打ち合わせを行います。基本的には電話によるヒアリングがベースとなるので、このタイミングで抱えている配線の問題点や改善したい点を伝えましょう。
電話による打ち合わせを終えた後には、ビジネスホンの主装置を設置する位置や配線を通す位置を確認するための下見が行われます。
②見積の作成
下見を終えた後には、問題点や主装置・配線の設置位置などを元にして、業者が見積を作成します。スタッフ派遣費や設置費などが工事時には発生しますが、電話機1台に換算するとおおよそ1～2万円が相場だと言われています。業者によって内容は異なりますが、主な内訳は下記のとおりです。
- 派遣費：作業人員の派遣費用
- 主装置設置費：主装置設置費用
- 電話機設置費：電話機接続費用
- データ設定費：電話機を動かすための主装置設定費用
- 配線費：配線作業を天井や壁に行う費用
数十台単位で電話機をまとめて導入する場合は割引を受けられるケースもあるので、失礼がない範囲で業者に確認をしてみてもいいでしょう。見積金額に問題がなければ契約締結となり、工事日程の調整に入ります。
③配線工事の実施
工事日程が定まったら、いよいよ配線工事です。ビジネスホンの工事は主に「回線工事」と「電話工事」の2種類に分けられます。
回線工事は「新規設置工事」「移設・増設工事」「配線整備工事」「撤去工事」の4つに分けられますが、新規設置・入れ替えの際に必要となる工事は「新規設置工事」あるいは「移設・増設工事」のどちらかです。新規設置工事は、その名前の通りビジネスホンの新規設置に伴う工事。移設・増設工事は、オフィス移転や電話機増設に伴う工事です。
電話工事は回線工事の後に行われ、こちらは「交換機工事」「電話配線工事」「電話機設置工事」の3つを順に進めていきます。それぞれの概要は下記のとおりです
- 交換機工事：PBX（電話交換機）の設置
- 電話配線工事：設置する各電話機と主装置を接続
- 電話機設置工事：各電話機の接続
回線工事・電話工事をスムーズに進めてもらうためにも、必要に応じて荷物を寄せる、掃除を済ませるなどの対応を取っておきましょう。
④データの設定
各種工事が終わった後には、必要に応じて各電話機の設定を行います。内線番号設定や電話帳の登録、留守番機能設定、転送設定など各種設定を行い、それぞれの機能が間違いなく作動するかを確認します。
すべての機能が問題なく動けば、ビジネスホンの設定は完了です。
【番外編】必要ならアフターフォローも利用する
配線工事が終わった後、運用する中でわからないことがあったり、不具合が発生したりした際には工事業者の担当者に連絡をしましょう。特に工事が終わった直後は、問い合わせをする機会も多くなりがちであるため、アフターフォローがしっかりしている業者を選ぶことが大切です。
配線工事いらずのビジネスホンなら「トビラフォンCloud」がおすすめ
オフィス新設や移転に伴ってビジネスホンの導入を検討している方には、「トビラフォンCloud」がおすすめです。配線工事が不要であるため、契約後すぐに利用を始めたい方や事業規模が小さめの方に特に向いているシステムといえるでしょう。
既存スマートフォンにアプリをインストールするだけで使えるため、リモートワークにも役立つでしょう。ここからは「トビラフォンCloud」を導入するメリットを詳しく解説します。
最短で翌営業日から利用できる
トビラフォンCloudは、契約してから最短で翌営業日からのサービス利用が可能です。従来のビジネスホンとトビラフォンCloudは、利用までのフローがまったく異なります。両者のフロー比較は下記のとおりです。
【従来のビジネスホン】
- 回線の選定
- 契約/支払い
- 工事
- 端末の選定/リース契約
- 配線/設置作業
- 使用開始
【トビラフォンCloud】
- ご契約
- 使用開始
トビラフォンCloudはスマートフォンにアプリを入れて運用するクラウド型であるため、工事の必要が一切ありません。そのため、従来のビジネスホンよりも圧倒的に早く利用開始できるのです。
導入コストの削減に効果的
トビラフォンCloudは、導入コスト削減にも高い効果を発揮します。普段使っているスマートフォンにアプリをインストールするだけなので、新しく会社用端末を用意する必要がない点が特徴です。従来のビジネスホン導入時には主装置設置や配線に対して工事費用が発生していましたが、工事の必要性がなくなることによって費用削減が図られます。
トビラフォンCloudの基本セット料金は月額3,300円+通話料であり、1番号あたりにかかる費用はそれほど高くありません。電話帳登録件数は2,500件、通話録音時間は約100時間であるため、基本的な機能も充分に有しています。
市外局番ではなく「050番号」を利用できる
市外局番ではなく「050番号」を利用できる点もトビラフォンCloudの魅力です。050番号は、インターネット回線を利用した電話番号を指しています。この番号を用いれば、移転時の手続きが一切不要となるため、オフィスを移動する際も番号を再登録する必要がありません。
その他、契約期間の縛りから解放される、事務所があるエリア以外の顧客との連絡が取りやすくなるといったメリットがあります。
「トビラフォンCloud」なら配線工事は不要です
チャットツールなどビジネスコミュニケーションを促進するサービスが多く登場していますが、今なお国内でメインとされている連絡手段は電話です。新事業の立ち上げ、事務所移転などをお考えの方は、ビジネスホンを導入してスムーズに社内外のコミュニケーションを取る体制を確立させましょう。
「トビラフォンCloud」は、煩雑になりがちな配線工事が一切不要であるため、導入時の手間や負担もほとんどありません。その他、代表番号や社用携帯番号をクラウドでひとまとめにできるため、オペレーターによる電話応対も円滑に進みます。
お客様の手間を減らすためのサービスが数多く用意されているため、ビジネスホンを導入したい方はぜひ「トビラフォンCloud」の一度無料トライアルをお試しください。
