ビジネスマンにとって、鳴った電話はすぐに出るのが基本です。
しかしそうは言っても、別の電話をしていたり、商談中だったりと、手が離せず出られない場合もあります。
そこで課題となるのは折り返し電話の対応です。
電話に出られない間に多数の着信があった場合は、順番に折り返しの電話をしていても、どの電話が折り返し対応済みなのかわからなくなることがあります。
折り返しの対応漏れが思わぬトラブルに繋がってしまうことも…
漏れのない対応をするには、一体どうしたらいいのでしょうか。
今回は折り返し漏れを防止する方法についてご紹介します。
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折り返し漏れを防ぐためのよくある対処法
- 着信履歴をひとつずつたどって対応する。
- 通話履歴から折り返しをしたかどうかの確認をする。
- ToDoリストで管理する。
上記はよくある方法ですが、手間がかかってしまう上に、ケアレスミスで取りこぼしも発生しかねません。
また、部署の電話にかかってきた場合は、他の人がすでに折り返し対応して対応済となっていることもあるため、その都度周囲に状況を確認する必要も出てきてしまいます。
そこで、電話の機能を使って折り返しが必要な電話を簡単に管理する方法をご紹介します。
折り返し漏れを防ぐための確実な方法
ビジネスフォンの中には、通話履歴にメモができる機能を持つクラウド型ビジネスフォンサービスがあります。
通話内容をメモすることで振り返りの際に役立ち、状況も記しておけば以後の対応もスムーズになるためとても便利です。
このメモ機能で折り返しの有無を記載しておくことで確実に対処することが可能です。
しかしこのメモ機能には、記入の作業が発生するデメリットもあります。
折り返しの対応が済んでいるにもかかわらず、メモを忘れたり、別の用事に気を取られてしまったりすると、同じ相手に二度も電話をしてしまうことがあります。
相手を不快な思いにさせてしまう可能性もあるため、次にご紹介する機能をおすすめします。
折り返し漏れを防ぐためのさらに確実な方法
折り返し対応をしたかどうかをもっとシンプルに見極められるのが、画面に表示される折り返しボタンをワンタッチでON・OFFできる機能です。
メモのように記入の手間がかからないため簡単に行えて、入力忘れがなくなります。
一瞬で操作ができ、ひと目で状況確認ができるのは大きなメリットです。
まとめ
営業時間終了後や休みの日に、ふと「折り返しの電話したかな・・・」と冷や汗の出る経験をした方も多いはず。
業務上、電話のそばに常にいられない場合や、席を外すことが多い業務を任されていると特に不安でしょう。
折り返しに関する機能が搭載されているサービスを選ぶことは、業務を確実に行うための大きなポイントですね。
ビジネスフォンには、普段は気付かない課題が意外とあります。
ご利用中のサービスの見直しや、搭載されている機能を今一度確認することで課題解決への糸口が見つかるかもしれません。
クラウド型ビジネスフォン「トビラフォン Cloud」では、折り返しの状況を確認できる機能が備わっています。
言った言わないの水掛け論を防止する役立つ通話録音機能や、通話内容や大事なことを残しておけるメモ機能、応対進捗状況の確認に便利なラベル機能なども搭載。
質の高い電話業務へと繋げます。
電話業務全体をひと目で管理し、トラブルのない快適な運用を。
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