今回は、電話の内容を録音することでコンプライアンスを向上させた整形外科の事例をご紹介します。
コンプライアンス強化に悩んでいる方は参考にしてください。
電話録音でコンプライアンスを強化した整形外科の事例
では早速、コンプライアンス強化のために録音機能付きの“トビラフォンBiz”を導入した事例として、田中整形外科様をご紹介します。
導入の背景
- 業務に関係のない苦情の電話が頻繁にあった際の対処に困っていた
- 治療費の請求に関して損保会社との電話やり取りで「言った・言わなかった」のトラブルが多かった
- 頻繁にかかってくる院長様宛の迷惑な営業電話に困っていた
田中整形外科様はこのように苦情電話や迷惑電話、電話によるトラブルに頭を悩ませていらっしゃいました。
どうにかこの電話での問題を解決し、コンプライアンスを向上できないかということで導入をご検討いただきました。
実際の利用方法
トビラフォンBizは一般的な電話に録音機能が付いたものを想像してもらうとイメージしやすいでしょう。
かかってくる電話の録音データはパソコンで管理ができるようにクラウドサーバーに保存されるため、インターネット環境があればどこでも電話内容を確認することができます。
例えば、担当者が院外にいた場合でも、スマホで空き時間に通話録音の内容を確認することができます。
外部とのやり取りで口論になった際にも、実際のやり取りを聞き直すことができますし、トラブルになる前に担当者自身で電話対応を確認できます。
このようにどこの整形外科においても悩ましいコンプライアンス強化を図れるのが最大のポイントです。
また、電話録音機能だけではなく迷惑電話フィルタ機能も搭載されており、無駄な営業電話の対応もなくなります。
その他、業務効率化を実現する方法ついて、以下でもご紹介していますのでご覧ください。
⇒業務の効率化を実現！通話録音機能付きの電話機の３つの活用方法
導入の効果
- 不必要な電話への対応が減り、業務効率が大幅アップした
- トラブル時に通話内容を振り返り、客観的な判断が可能になった
- 個別報告では汲み取れなかった雰囲気やニュアンスを適切に汲み取ることができるようになった
- WEBベースの管理画面が分かりやすいインターフェースで扱いやすく、目的のデータをすぐに探すことができる
トビラフォンBizを導入した結果、このような声をいただくことができました。
電話に少し機能を付けるだけでコンプライアンスを強化でき、電話のトラブルもなくなるので業務効率も上がります。
コンプライアンス強化には電話機能に一工夫を
田中整形外科様の実際の声も取り入れて事例をご紹介しました。
コンプライアンスや業務効率も電話機能を変えるだけで劇的に変わります。
電話関連で悩んでいる方は、電話内容をデータとして保管することでコンプライアンスの強化を検討することをおすすめします。
