「営業管理とは具体的にどんなことすべきかわからない」「営業管理を実践したとして成果が出るのか？」と気になる方が多いはずです。しかし、営業管理の導入は業務の進捗管理や属人化の防止、業務の効率化につながるなど、多くのメリットがあります。
ただし、導入方法を間違えると期待したほどの効果が得られないので、営業管理を詳しく理解した上で導入することが大切です。
この記事では、営業管理を導入するメリットや営業管理に欠かせない項目、おすすめツールを詳しく紹介します。営業管理の導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
営業管理とは
営業管理とは、売上目標を達成するために営業活動を最適化するマネジメントのことです。各営業マンの活動を一元管理し組織的に営業を行うのが、営業管理の目的といえます。
多くの企業では、上司の勘や部下の思い込みなど暗黙知に基づいた営業活動が主流です。しかし、勘や思い込みといった曖昧な情報では、安定的に利益を上げ続けるのは難しく、うまくいかなかった場合の原因も明確にできません。
客観的なデータを活用する営業管理を行えば、営業マン一人ひとりの目標設定や進捗を管理でき、失敗の原因を明確にして目標達成に向けた計画を作成できるようになります。
営業管理を行うメリット
能力が高い営業マンに任せておけば売上目標は問題なく達成できるかもしれません。しかし、優秀な営業マンが転職や退職を迎えたとき、これまで通りに目標を達成するのは難しくなるでしょう。
営業管理を行うことで、営業マンに頼るだけではなく、組織としての売上目標を目指した営業活動が可能になります。他にも、属人化の防止や業務の効率化といったメリットがあるので、詳しく確認していきましょう。
進捗の可視化
営業管理を行うメリットの一つとして、進捗の可視化が挙げられます。「いつ・だれが・どの見込み顧客に対して・何をしたのか」が一目でわかるため、目標達成に向けた次のアクションが明確になります。
明確になった各営業マンの進捗状況をチームで共有すれば、モチベーションの向上にもつながり、トラブル防止などの効果も期待できるでしょう。それぞれの営業マンが担当する案件ごとに受注実績や見込み数値をデータ化することで、月次・年次の売上目標との乖離もチェックできます。
属人化の防止
営業管理は、属人化の防止にも効果があります。多くの営業マンは経験と勘をもとに営業活動を行っており、営業スタイルも人それぞれ。営業スタイルを共有するのは難しく、営業マンが転職や退職したときに大きな損失をもたらすケースも少なくありません。
営業管理を行い営業スタイルを統一しておけば、転職や退職で担当者が変更になっても、蓄積されたノウハウを引き継げます。これにより、組織全体の営業能力向上につながり、脱属人化が期待できるでしょう。
業務の効率化
業務を効率化できるのも営業管理のメリットです。営業管理を行うと、顧客情報や過去の営業実績をスマホやPCなどのデバイスで手軽にチェックできます。データや資料を探す手間が大幅に削減でき、空いた時間は顧客に対するアプローチ方法の検討などに充てられるでしょう。
営業管理をしていないと営業状況を口頭で共有しなければならず、時間がかかったり、共有内容が漏れていたりするケースも少なくありません。すべての営業マンが自由に顧客情報をチェックできる環境を整えれば、口頭での共有のための時間や伝達ミスの削減につながります。
営業管理に不可欠な5つの項目
営業管理を行うには押さえておくべき項目が5つあります。イメージや思い込みだけで営業管理を行なっても、期待したほどの成果は得られず、継続が難しくなるケースも少なくありません。
営業管理で進捗の可視化や属人化の防止、業務効率の改善を実現するには、以下5つの項目をチェックしておきましょう。
目標管理
営業管理において重要なのは、営業マンの目標を管理することです。設定する目標としては、売上・利益・受注数・売上単価・アポイント数・創出案件数などがあります。
目標を設定したら、達成までのギャップを埋めるための「ギャップ管理」が必要です。実際にギャップ管理を実践している企業は多く、これが個人やチームのモチベーション向上につながります。
案件管理
商談発生から締結までの案件管理も、営業管理におけるチェック項目の一つです。案件をまとめて管理することで、受注確度の検討や案件の割り振りに役立ちます。
さらに、最初のアプローチから受注までのリードタイム管理やアフターフォローといったフェーズごとの案件管理も、営業マンの能力を把握するうえでも重要です。上長が案件ごとにアドバイスすることで、アプローチ漏れや注力案件の精査が可能になり、受注率の向上につながります。
行動管理
営業マンそれぞれの行動を把握することも、営業管理の一環です。営業マンの行動を把握していなければ、組織として統一して活動するのが難しくなります。
営業マンの業務はアポ取得や訪問、電話対応などと幅広いのですが、逐一報告する体制を整えることで進捗状況を確認することが可能です。案件ごとの進捗状況や制約数を組織全体で共有すれば、モチベーション管理にも役立ち、社員間で切磋琢磨し合う関係性が築かれるでしょう。
顧客管理
顧客の情報を管理することも営業管理の役割の一つです。顧客情報には、決裁者や会社概要、電話番号メールアドレスや契約情報など、営業活動に欠かせない重要な情報があります。これらの情報をシステム的に管理しておけば、営業マンが必要に応じて自由にアクセスでき、業務の効率改善につながるでしょう。
顧客担当の営業マンが不在でも、自由に情報を確認できるため、顧客からの急な問い合わせにも柔軟に対応できます。顧客情報を適切に管理しておけば、顧客との良好な関係づくりや属人化の防止につながるでしょう。
チーム管理
営業管理において欠かせないのが、チームの管理です。チーム全体の業務を管理できなければ、売上目標に対する進捗管理もあいまいになり、目標達成が難しくなります。チームの業務を管理し適切に割り振れば業務負担を均一にでき、担当者から不満がでるのも防げるでしょう。
また、他部署のサポートを借りながら営業活動を行う場合には部署をまたいで業務を管理する必要があります。インサイドセールスからフィールドセールスへの引き継ぎなどでも、業務を一元管理しておけばスムーズに連携できるでしょう。
特に契約後のカスタマーサポートへの引き継ぎは重要になるので、漏れなく連携できるように、チームとして業務を管理することが大切です。
営業管理に利用できる主なツール
営業管理にはツールの導入が欠かせません。ツールを利用することで、より効率的に営業管理が進み、継続しやすい仕組みづくりが可能になります。
営業管理に活用できるツールにはさまざまな種類がありますが、業種や業態、従業員の人数などに合わせて利用しやすいものを取り入れましょう。ここでは、どのような業種・業態でも使いやすいおすすめツールを3つ紹介します。
Excel・Googleスプレッドシート
ExcelやGoogleスプレッドシートは、営業管理に活用できる便利なツールの一つです。情報や記録を自由なフォーマットでまとめられ、費用をかけずに利用できるのがメリット。チーム全体や個人の業務進捗を管理するのに役立つでしょう。
スタイルにとらわれずに使える便利なツールですが、データ化や情報の更新にはやや時間がかかるため、営業案件が多い会社にはあまりおすすめできません。会社の規模に応じて使いやすいツールを導入するようにしましょう。
SFA（Sales Force Automation）
営業支援システム「SFA」は、営業管理に欠かせないツールといっても過言ではありません。SFAを導入すると、営業活動での情報を管理・データ化できます。営業マンの活動をまとめて管理するには、SFAを利用するのが最適といえるでしょう。
業務の進捗はSFAをチェックするだけで確認でき、口頭での報告がなくても簡単に状況を把握できます。SFAの導入は属人化の防止にもつながり、営業マンに依存しない営業活動を実現でききるでしょう。
CRM（Customer Relationship Management）
営業管理に欠かせないツールの一つとして顧客管理システム「CRM」もあります。日々更新される顧客情報は膨大なデータが蓄積されるため、管理するのは簡単ではありません。営業担当者だけが情報を持っている状況では顧客からの急な問い合わせに対応するのに時間がかかってしまいます。
CRMを導入すると、顧客情報や問い合わせ履歴、提案履歴などを残せるので、担当営業マンが不在でも顧客対応の質が落ちる心配はありません。さらに、顧客を属性ごとに分類し適切なアプローチを図れるのもCRMを導入するメリットの一つです。
営業管理には適切なツールを導入するのが大切
営業管理を取り入れると、業務進捗の可視化や属人化の防止、業務効率の改善などさまざまなメリットがあります。しかし、やみくもに取り入れても期待したような効果は得られないので、目標管理や案件管理、チーム管理などの目標を押さえた上で導入することが大切です。
営業管理を効率的に進めるには、エクセルやSFA、CRMといったツールの導入が欠かせませんが、さらにクラウドPBXを利用すると、電話営業や電話対応を可視化し、より効率的に営業を管理できます。
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