デジタル化や働き方改革の推進により、近年デジタルツールを活かした業務改善に多くの業界が注目しています。とくに、バックオフィス部門はデータ入力や書類作成といった定型業務が多く、ツールの導入によって大きな改善が期待できるでしょう。しかし、実際にどうすれば効率がよくなるのかイメージできていない方も多いはずです。
そこでこの記事では、バックオフィス業務の効率を上げるポイントを徹底解説します。効率化のメリットや効率化に向けてツールを取り入れる際の注意点もお伝えするので、非効率的な作業にお悩みの方はぜひ参考にしてください。
バックオフィス業務とは？
バックオフィスの効率化を検討する前に、バックオフィスの業務内容をもう一度確かめておきます。具体的な業務フローまで把握しておくと、担当者と連携してより効果的な業務改革を実施できる可能性が高まるでしょう。
以下では、バックオフィスの特徴や主な職種を、フロントオフィスとの違いを解説しながら紹介します。
顧客と直接かかわらない部署のこと
バックオフィスとは、基本的に顧客と直接関わりを持たず社内のみで完結する業務を担当する部署のことで、間接部門とも呼ばれます。一方、営業・販促活動を行い、取引先や顧客と直接的に関わるコア業務はフロントオフィスと呼ばれ、相手の状況に合わせて提案・交渉を行うための知識やノウハウが必要です。
バックオフィスは顧客と関わる機会は少なく、直接利益を生み出すわけではありませんが、フロントオフィスや社内全体を支える重要な役割があります。安定した企業経営には必要不可欠な部署といえるでしょう。
主な職種
主に以下5つの職種がバックオフィスに該当します。
・経理
・財務
・人事
・総務
・一般事務
経理や財務は予算管理や会計業務といった会社のお金に関わる部門で、人事は社内の人材配置や採用が主な仕事です。総務は組織全体の事務仕事を担当し、福利厚生の整備や社内イベントの準備など幅広い業務に携わります。
一般事務はデータ入力や書類作成が業務の中心です。営業事務として営業担当の支援を担うこともあります。
法律に関する事務作業全般を担う法務のほか、労務、庶務などの部署もバックオフィスに当たり、専門的な業務から一般的な業務まで多岐にわたるのが特徴です。
バックオフィスの業務効率を上げる5つのポイント
バックオフィスはデータ入力や書類作成といった定型業務が多く、効率化するのは比較的容易です。しかし、同じ担当者が決まった業務を繰り返し行なっているからこそ、見直されずにそのまま続けられている場合があります。
わずかな変化でも大きな効果が期待できるので、属人的になりがちな業務も積極的に見直していきましょう。以下では、バックオフィスの業務効率を上げる5つのポイントを解説します。
他部署とのコミュニケーションを円滑にするクラウドPBXの導入
1つの電話機で内線・外線が利用できるPBXですが、従来型PBXやIP-PBXは主装置を社内に設置する必要がありました。クラウドPBXはクラウド上にPBXを構築するため、導入工事が不要となり、費用も抑えられるでしょう。
クラウド型のPBXなら、パソコンや携帯などの各端末にアプリをインストールするだけで、自宅でも会社の番号が使用できます。そのため、他部署とのコミュニケーションがスムーズになり、テレワークにも最適です。
簡易的な作業をAIに任せるRPAの活用
データ入力などの簡易的な作業はRPAを活用してAIに任せることで、作業工数の削減につながります。RPA（Robotic Process Automation）とは、AI技術を活用して定型化された作業を自動化する仕組みのことです。
バックオフィス業務は単純な作業が多いため、RPAとの相性がよい傾向にあります。各部署で業務をリストアップし、自動化できそうな定型業務はRPAを活用すれば、生産性の向上だけでなく人材不足をまかなうこともできるでしょう。
フロントオフィスの質問に回答するチャットボットの導入
チャットボットの導入も、バックオフィスの業務効率化に効果的です。チャットボットとは自動会話プログラムのことで、「Aという質問にBと回答する」のように設定できるほか、データを学習させれば自動で返答することもできます。
バックオフィスでは、フロントオフィスの各部門からくる「担当者でなければ回答できない」問い合わせの対応に時間がかかるケースが少なくありません。チャットボットを活用し社内向けのFAQを用意しておくと、頻繁な問い合わせに自動的に回答でき、従業員の負担軽減や属人化の解消に有効でしょう。
契約書類や給与明細などの自動化システムを導入
毎月必ず発生する給与管理や勤怠管理は、自動化システムの導入を検討しましょう。とくに給与計算や売上管理、請求書発行といった経理業務は煩雑になりがちです。
クラウドサービスを利用することで、ペーパーレス化、ヒューマンエラーの軽減、稟議申請・承認業務の円滑化にもつながります。
クラウドサービスにはさまざまなものがあり、給与計算や勤怠管理を兼ね備えているなど、機能が充実しているツールもあるようです。どの業務を自動化すべきか判断したうえで目的に合ったツールを導入し、業務を最適化しましょう。
一部作業を外部委託できるアウトソーシングの活用
バックオフィスの人手不足に悩んでいる場合、業務の一部を外部委託するアウトソーシングがおすすめです。人的リソースが不足している状態では、フロントオフィスの担当者が兼任しなければならないなど、社員の負担増加とモチベーションの低下につながりかねません。
アウトソーシングを活用すると、担当する業務に適した人員を確保でき、即戦力として活躍してくれます。自社でスタッフを育成する手間がかからないため、ほかの業務に集中できる環境が整うことで生産性の向上につながるでしょう。
バックオフィスの効率化によって生まれるメリットは？
利益に直結しないバックオフィスですが、効率化するメリットは決して少なくありません。生産性向上のほか、人件費削減、ヒューマンエラーの抑制など、それぞれ企業にとって非常に魅力的なメリットです。
以下では、3つのメリットについて、詳しく解説します。
生産性の向上
バックオフィス業務の効率化は、生産性向上につながります。利益に直結しないバックオフィス部門ですが、経理や財務など企業活動に欠かせない業務を担っており、ないがしろにはできません。
重要性が高い仕事ではあるものの、定型化された業務が多く、比較的簡単に効率化できます。定型化された作業をAIに任せることでほかの業務に専念でき、生産性の向上につながるのです。
社員は自身のスキルを発揮しやすい業務に注力できることでやる気も生まれ、働きやすい職場環境の構築にも役立つでしょう。
人件費の削減
定型化された業務をAIなどに任せれば業務担当者が最低限の人数で済むため、人件費を削減することが可能です。バックオフィスでは事務手続きなど、定型化された業務が多いため、大幅な人件費削減が期待できるでしょう。
資料や請求書、給与明細などの紙媒体を電子化することでペーパーレス化を実現し、印刷代の削減にもつながります。2022年1月からは帳簿保存に関する法改正が施行されたため、ペーパーレス化はこれまでよりさらに重要性が高まっていくでしょう。
ヒューマンエラーの抑制
書類のチェックといったアナログ的な作業はミスが発生しやすくなりますが、ITツールを導入することで、人の手によって起きるヒューマンエラーを抑制可能です。人の手が必要な業務は、部分的に機械に任せることで担当者に余裕が生まれ、ミスの防止につながるでしょう。
複雑な計算処理であってもシステムを利用すれば、短時間で正確に処理できるため、業務効率の改善も期待できます。
効率化するツールの導入時に注意したいポイントとは
効率化するツールの導入前に注意点を押さえておきましょう。いきなりツールを導入しても社内に浸透させるのは難しく、新たな課題が発生する場合も珍しくありません。効率化を成功させるためには、導入前に社内で足並みをそろえ、目的に合ったツールを導入することが大切です。
以下では、導入前に注意すべきポイントを4つ解説します。
解決すべき問題をまとめておく
ツール導入後にほかの問題が発生するケースは少なくありません。導入前に効率化したい業務とその問題点を可視化し、社内で共有しておくことが大切です。こうした情報が社内で共有されるとほかの問題点が浮かび上がり、まとめて改善できるかもしれません。問題点を整理したうえで、最適なツールを導入しましょう。
ツール選定時に他社の導入事例を参考にすると、活用方法やスムーズに導入するためのコツなどを確認できる場合があります。自社の業務プロセスと照らし合わせながら確認することで、導入時のリスク洗い出しにも役立つでしょう。
導入する時期を慎重に決める
ツールを導入して担当者が慣れるまでには時間がかかります。繁忙期などの慌ただしい時期を避け、ゆとりをもって導入できるよう進め方やタイミングを決めておきましょう。
忙しい時期に導入すると業務マニュアルを確認する時間がとれず、ミス発生の原因になりかねません。業務量が少なく、落ち着いている時期に導入し、社員全員がツールについて理解する環境を整えることが大切です。
ツールのサポート体制を確認
導入前にツールのサポート体制を確認しておきましょう。ツールを導入すると従業員から「操作手順がわからない」という意見が寄せられる場合があります。
カスタマーサポートが準備されたツールなら、電話やメールですぐに問い合わせでき、スムーズに問題を解消できるでしょう。
ツール使用中に不具合が発生した場合、エラーを解消できず業務が滞る恐れもあります。不測の事態の対応も含めて、サポート体制が万全なツールの導入がおすすめです。
月額費用に見合うツールを選ぶ
ツールを利用するには、導入時の初期費用や月額料金を支払うのが一般的です。導入前に費用に見合う効果が期待できるか確認しておく必要があります。
ツール導入によって削減できる人件費や書類などの消耗品費と、導入・運用コストを比較すると、期待できる改善効果を確認することが可能です。導入コストの方が高くなると損失になるため、コストを抑えられるほかのツールへの切り替えを検討しましょう。
お試しとして、まずは無料で導入できる規模のものを気軽に利用してみるのもおすすめです。
便利なツールを導入してバックオフィスの業務効率化を図ろう
バックオフィスはデータ入力や書類作成などの手順が決まった業務が多く、ツールを導入して改善するのが比較的容易です。自動化できる業務はAI技術の活用などで積極的に自動化し、生産性向上や人件費などのコスト削減につなげましょう。
ツールの導入は人為的なミスを削減でき、決まった担当者しか業務を把握できていない属人化の防止にもつながります。
ただし、数あるツールを比較しながら選ぶのは簡単ではありません。自社の問題点を洗い出し、導入する理由を明確にしたうえで、本来の目的に合ったツールの導入を検討しましょう。
