スマートフォンやタブレット、PCの普及が進む中で、従業員の私物の端末を業務に活用するBYODを取り入れる企業も徐々に増えつつあります。この流れの中で「BYODのメリットやリスクを知りたい」「リスク対策を充分に取れるならばBYODを導入したい」といった考えを持っている方もいるでしょう。
この記事ではBYODの概要や従業員の私物の端末を業務に利用するメリットについて解説していきます。おすすめのセキュリティ対策についても紹介していますので、ぜひ最後まで読み進めてください。
BYODとは
BYODとは「Bring Your Own Device」の略で、個人が所有するスマートフォンやPCなどの端末を業務利用することを指す言葉です。スマートフォンやタブレットの高性能化が進み、多くの人が端末を所有するようになったことからBYODは広まりました。
BYODはセキュリティなどに関するリスクも伴うため、会社が対象となる業務範囲を定めて正式に使用許可した上での運用が推奨されます。
個人スマートフォンをBYODするメリット
従業員個人が所有しているスマートフォンのBYODには、業務効率アップや導入コスト削減などのメリットがあります。メリットとデメリットを理解した上で、BYODを採用するか否かを決めていきましょう。
ここからは、個人スマートフォンを業務に利用するメリットを3点解説します。
業務効率がアップする
個人スマートフォンを活用することで業務効率アップが期待できます。スマートフォンは大きくiOSとAndroidとにOSが分けられますが、普段使っていないOSの端末を法人携帯として貸与してもすぐに業務レベルで使いこなすのは社員にとって難しいケースがあるかもしれません。
個人のスマートフォンをそのまま使用できれば、使い慣れているのでスムーズに業務に入っていけるでしょう。異なる端末やOSを使い分けるストレスが発生しないため、従業員のモチベーション維持にも一定の効果を持っています。
端末に関わるコストが削減できる
BYODは従業員が持っている端末をそのまま使用するため、端末の導入費用がないのもメリットの一つです。スマートフォンは年々価格が高騰しており、新品であれば安くても一台あたり数万円、高ければ十数万円が発生します。リースという選択肢もありますが、それでも一定の初期費用や運用費用が発生するでしょう。
BYODであれば少なくとも端末の購入費用・リース費用についてはかからないため、できる限り初期費用を抑えたい企業に向いています。運用コストについては一部会社負担となるケースも多々あります。金額面で企業側と従業員側の双方が納得できる方法をあらかじめ考えることが課題として挙げられるでしょう。
勝手に私物端末を使われるリスクが減る
個人スマホの使用を正式に認めることで、従業員が勝手に私物端末を業務に用いるシャドーIPの可能性が少なくなります。ルールが明確化されていない場合、個人のスマートフォンでテザリングをする、重要データを個人スマートフォンに送るなどセキュリティ性に欠ける動きを見えないところで取る従業員が出てくるかもしれません。
しかし、個人の端末の利用をルールとして認めることで、セキュリティ面の管理がしやすくなり、情報漏えいなどのリスクも減少します。
個人端末を業務に使用するリスク
個人端末を活用するBYODにおいては、注意深く運用しなければ情報漏えいをはじめとしたいくつかのリスクが発生します。どのようなリスクが発生するかを理解した上で、運用方法を策定していきましょう。
ここからは、個人端末を業務に使用するリスクを3点解説します。
公私混同による情報漏えいリスクが高くなる
個人のスマートフォンを業務に使用するリスクの一つは、情報漏えいリスクが高くなる点です。個人のスマートフォンを活用した場合、企業による端末管理が難しくなる点は押さえておきましょう。個人の端末なのでプライベートでの運用機会も多くなり、SNSを通した不正アクセスや情報漏えいなどのリスクが高まる可能性が懸念されます。
さらに、ウイルスに感染して機密情報が拡散するおそれもあるのです。BYODを採用する際には、従業員の情報リテラシーを高めるための教育なども行うようにしましょう。
業務とプライベート併用の通信料金算出が難しい
業務とプライベートを使い分けることによって、通信料金の算出が難しくなる点もBYODが抱える問題です。毎月発生する通信料が業務に使った分なのかプライベートに使った分なのかがわかりにくくなるため、精算業務が煩雑になる可能性があります。結果として、経理の業務効率低下にもつながるかもしれません。
精算ルールによっては、従業員が不公平感を感じる場合もあります。従業員が納得できるルールを定め、不満が出ないように心がけましょう。
従業員のプライバシー確保が難しくなる
BYODの採用によって、従業員のプライベートと仕事の切り替えが難しくなるおそれが出てきます。たとえば、営業担当社員が個人のスマートフォンを使って取引先と連絡を取っていれば取引先が社員個人の連絡先を把握し、業務時間外や休日にも連絡が来る可能性が生まれるでしょう。従業員のプライベートを守るためにも、仕事との切り分けをする取り組みが必要です。
個人スマートフォンを業務に使用する際のおすすめセキュリティ対策
個人が所有するスマートフォンを業務使用するためには、セキュリティリスクを低くする取り組みを徹底する必要があります。MDMツールの導入やリモートアクセスのみの許可など、最大限の措置を取るよう心がけましょう。
ここからは、個人のスマートフォンのBYODにおすすめのセキュリティ対策を4つ解説します。
MDMツールを導入する
セキュリティ対策の一つは、MDMツールを導入することです。MDMとは「モバイル端末管理」のことで、ツールを導入すると遠隔ロックや遠隔ワイプなどができるようになります。結果として、端末一台一台のセキュリティ性がアップします。
個人端末にこうしたツールを導入することに抵抗感を感じる従業員もいる可能性があるため、どのように運用するかを丁寧に説明することをおすすめします。
リモートアクセスのみ許可する
リモートアクセスのみの許可を徹底することも、重要なセキュリティ対策として挙げられます。リモートアクセスとは、自宅や外出先などの離れた場所から社内の業務システムに接続するアクセス方法のことです。
リモートアクセスは特定の端末やサーバーを経由するアクセス方法なので、個人端末側に大切なデータは残りにくいのです。リモートアクセスであれば、端末に社内と同じシステム環境を構築する必要がないため、手軽にアクセスできるようになるでしょう。
認証を強化する
セキュリティ性を高めるためには、従業員がシステムにアクセスする際の認証強化にも取り組みましょう。複数要素認証や、証明書を持つ端末のみのアクセスに制限することで、セキュリティが向上します。運用の際には、BYODを許可する全端末への適用が必須です。
ルールを定め従業員のセキュリティリテラシーを高める
BYODを採用する際には、従業員のリテラシーを高める取り組みが必要です。リテラシーが低いままBYODを採用すると、企業側が想定しない形で情報漏えいを起こす可能性が出てきます。
リテラシー向上のために、運用マニュアルの作成や研修会・勉強会を実施しましょう。こういった取り組みを丁寧に行うことで社員の意識が向上し、情報漏えいのリスクが低くなります。
「トビラフォンCloud」でBYODをスムーズに進めましょう
「トビラフォンCloud」はBYODをスムーズに進められるクラウド型PBXとして、多くの企業に採用されています。ここからは、トビラフォンCloudが持つ特徴を3点解説します。
「トビラフォンCloud」はBYODに対応
「トビラフォンCloud」は、個人所有のスマートフォンをビジネスフォンとして業務に活用できるサービスです。BYOD化を図りたい企業にぴったりのシステムと言えるでしょう。
1セット（外線電話×1番号、外線同時通話数×2ch、内線番号×2番号）月額3,300円という低価格で導入できる点も魅力です。
さまざまな機能を搭載し業務効率アップを実現
電話に関わるあらゆる業務をスムーズに行うためのさまざまな機能を搭載している点も「トビラフォンCloud」の特徴です。顧客電話帳を共有する機能や通話を録音する機能を持っているため、従業員間での顧客データや通話データのやり取りもスムーズになるでしょう。
その他、内線機能や留守電機能など、電話業務に役立つ機能を一通り揃えています。
最短で翌日から使用可能
「トビラフォンCloud」は工事が要らないため、契約後すぐに利用開始できます。新たに機器を用意する必要もなく、手持ちのスマートフォンにアプリをインストールするだけで利用できます。できる限り早くBYOD化を進めたいと考えている企業にも「トビラフォンCloud」はおすすめです。
コストを抑えたい方にBYODはおすすめ
スマートフォンやPCなどの導入費用をできるだけかけたくないと考えている企業やテレワークを取り入れている企業を中心にBYODは採用が進みつつあります。得られるメリットやセキュリティ面のリスクなどを比較検討した上で導入の可否を決めていきましょう。
ランニングコストも抑えつつBYODを取り入れたいと考えている方は、ぜひ「トビラフォンCloud」をご検討ください。従業員が使っている個人スマホにアプリをインストールするだけで利用開始できるため、導入の手間がかかりません。1セット3,300円と低コストですので、まずは一度無料トライアルをお試しください。
