ビジネスフォンの内線通話は、移動する必要がなく直接相手と会話できるため、離れた席のスタッフや他部署との連絡が取りやすく業務の効率化に繋がります。
また、内線通話は料金が発生せず、お手軽な社内コミュニケーションツールとしても利用できます。
しかし、雑談や業務に関係ない会話など行き過ぎた利用があったとしても、管理者からは気付きにくいものです。
今回は「トビラフォン Cloud」の持つダッシュボード機能を使った社内コミュニケーション管理についてご紹介します。
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「トビラフォン Cloud」のダッシュボードとは、外線の発着信数やヒートマップ、通話時間ランキングなどをグラフで見える化する機能です。
内線通話は外部からの電話取次ぎにも利用され、なくてはならない機能のひとつ。
利用状況がわかれば、誰がよく利用しているのかということが見えます。
ダッシュボード機能では、内線通話時間のランキングも確認できます。
あまりに内線通話が多い場合は雑談に多用されていたり、部署内でのコミュニケーションがうまくいかず他部署へ相談をしていたりする可能性があります。
内線利用時間が多すぎると業務への影響が出ることもあるため、本人への確認が必要です。
反対に部署内でコミュニケーションが取れていない場合、互いのフォローができていないことも考えられます。
それでは、ダッシュボード機能を使って、内線通話の利用状況を確認する方法をご紹介します。
内線通話の利用状況を確認
内線通話時間が多すぎないかどうかを確認するにはこちらの機能を利用します。
「内線通話時間ランキング」機能
-内線通話時間が多い上位をランキングで表示
※画像はイメージです
「内線通話中リスト」機能
-現在内線通話中の発着信番号を表示
※画像はイメージです
長時間内線通話を利用しているスタッフへ利用目的を確認し、不要なものであれば指導が必要です。
なにかトラブルがあれば相談に乗るなど適宜対応しましょう。
ランキングには入らなくとも「内線通話中リスト」に頻繁に登場するスタッフがいれば、この場合も何か原因があるかもしれません。
社内コミュニケーション管理の大切さ
ダッシュボードの機能で、社内コミュニケーション状況が確認できます。
テレワーク導入が浸透する中、コミュニケーション不足が問題となっている企業もあります。
顔を合わせた会話や、メールやチャットなどでの会話、オンライン会議や電話での会話、それぞれ大切なコミュニケーションです。
業務効率化のために雑談する時間を削ることで、ストレスが溜まることもあります。
業務の電話と社員間のコミュニケーション、どちらも適度なバランスを保つことが重要です。
場合によっては、通話時間の少ないスタッフへの声掛けや相談の場を設けることも大切です。
社内コミュニケーションを活性化し、会社の発展へと繋げましょう。
