録音機能付きのビジネスフォンを使用することは、企業にとって様々なメリットがあります。
今回は導入を検討中の方に、録音機能付きのビジネスフォンを選ぶべき理由をご紹介いたします。
録音機能が会社を救う！ビジネスフォンを取り入れる理由とは
録音機能付きのビジネスフォンを選ぶ理由を中心に5つのメリットをご紹介いたします。
1. 聞き漏らしを防ぐ
通常のビジネスフォンでは会話は一度きりのものなので、聞き漏らしがあった場合にその場で何度か繰り返し確認を行ったり、折り返してお客様にお時間をいただいたりと、双方にとって時間の無駄が生じます。
しかし、ビジネスフォンで録音を行うことにより通話を繰り返し聞き返すことが出来るので、大事な依頼や伝言を聞き漏らすことがなくなります。
2. 不正発言の防止
お客様の中には一方的にクレームを言ってくる人もいます。
中には理不尽な内容で文句を付ける方もいらっしゃるので、お互いの顔が見えない電話口でのやりとりは口論になってしまうことも。
通常のビジネスフォンでは、実際に電話対応した人とお客様との会話を聞くことが出来ないので会社側も事実を証明出来ません。
その結果、「言った」「言ってない」の論争が起こり、結果的に会社側が責任を取ることも多々あります。
このようなトラブルを回避するためにも、ビジネスフォンで録音を行い会話を正確に聞き直し、正当な判断をしましょう。
3. コンプライアンスの向上
先ほどご紹介したように、ビジネスフォンの録音機能を活用することで不正発言の判断が出来るということは、電話の担当者も自身の発言を聞き直すことが出来るということです。
つまり、口論になる前に、担当者自身で電話対応を確認出来ます。
また、お客様との対話記録を聞くことで、自身の対応も見直すことが可能です。
お客様に対して良い対応を心がけようと意識を高く持つきっかけにもなり、社内のコンプライアンス向上に繋がります。
4. クレームを抑止
電話をかけた際に、「この通話を録音しています」のようなアナウンスが流れたことはありませんか？
アナウンスを流すことで、録音されてはまずい事を言ってはいけないという考えから、心理的に言葉を選ぶようになるため理不尽なクレームの抑制に繋がります。
また、名前を名乗らない方も中にはいらっしゃいますが、ビジネスフォンで録音をすることによって、喋り口調が同じであったり似たようなクレーム電話を頻繁にかけてくる人を社内全体で認識することも可能です。
5. 品質向上とコスト削減
会社によって様々な手段で社員の教育を行っていますが、人件費は会社のコストの大半を占めているという場合が多いですよね。
ビジネスフォンに録音機能を付けることで、これまでご紹介してきた通り、社員の電話対応の品質を向上することに繋がります。
つまり、電話対応が良くなり、一人一人の教育にかかる負担も減るため、ビジネスフォンを活用するだけで社内でも無駄な時間とコストを削減することが可能です。
ビジネスフォンの録音機能を使い、会社をワンランク上へ。
ビジネスフォンの活用についてご紹介してきましたが、導入することがふとした社員のお悩み解決に繋がるかもしれません。
また、電話対応は会社の顔とも言えますので、効率を良くするだけでなくイメージアップにも繋がります。
ビジネスフォンに録音機能が付いた商品の詳細記事は以下でもご紹介していますので、ご参考にしてください。
