新しく事業を始めたり営業所の新設など拠点を増やしたりする際には、デスクやパソコンの購入、回線工事費用など、当然お金がかかります。
その中でも、ビジネスフォンにかかる費用や回線工事業者の手配にかかる時間に頭を抱えている方は多いようです。
今回はそんな悩みを解決する、最適なサービスをを選定するためのポイントをご紹介します。
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ビジネスフォン準備の悩み
ビジネスフォンは一般的な電話と異なり、様々な機能がついています。
この機能を利用するためには外線発着信や内線通話を制御するための機器、PBXが必要となります。
しかし、PBX自体の価格は数十万円程度で高額なため、負担が大きくなりがちです。
また、回線工事手続きの手間や工事立ち合いなど、多くの時間も必要とします。
特に起業時や、支店の新設、営業所の開設などの際にはこういった課題が発生します。
最近では、PBXの機能をクラウド上のサーバーで担う形の「クラウドPBX」が主流となってきています。このクラウドPBXを使ったクラウド型ビジネスフォンが、悩みを解決するカギとなります。
まずはクラウドPBXにはどんなメリットがあるのかおさらいしましょう。
参考：クラウドPBXとは？メリットデメリットこれだけ押さえておけば大丈夫！
クラウドPBXのメリット
・PBXの機能がクラウド上で担われる
クラウドPBXは、従来のPBXのような設備投資費用がかかりません。また、導入時の回線工事手配などの手間もかからずコストを大きく抑えることができます。
・050番号の利用が可能
場所に密着した電話番号(03や06から始まる市外局番)ではなく、050番号を利用するため、オフィスの移転時に電話番号を変える手続きや費用が不要です。
・内線通話が無料
従業員同士での通話が無料となります。また、050番号同士であれば外線通話も無料になります。
クラウド型ビジネスフォンが選ばれる理由
・設備投資が不要
起業時や支店新設時はなにかとお金がかかるものです。コスト削減により負担を減らすことができます。
・オフィス移転しても電話番号の変更が不要
従業員が増えていくと、手狭になったオフィスを移転することになります。
通常は場所が変わることで電話番号を変える必要がありますが、クラウドPBXを使用したクラウド型ビジネスフォンの050番号は場所によって変更の必要がなく、あらためて顧客に周知する手間もありません。
・無理のない運用が可能
同じ050番号であれば通話料は無料になります。また転送や内線通話も無料で無駄な負担を減らすことができるため、ランニングコストを抑えられます。
起業したての頃は、従業員数が少ないこともあり、オフィスも一時的にレンタルされるケースがほとんどです。
会社が大きくなり引っ越す際、クラウド型ビジネスフォンを導入していない状態ですとPBX機器の移動や回線工事を再度行う必要がでてきてしまいます。
クラウド型ビジネスフォンであれば「また業者を呼ばなきゃいけないの？」と悩む必要はありません。
クラウド型ビジネスフォンの導入を早めれば早めるほど、コストを抑えることが可能です。
サービス選びのポイント
少人数による起業時や、部署の増設・営業所の新設時など、比較的小さな規模で利用したい場合は、小規模にも対応したプランを選びましょう。
・契約体系の柔軟性をチェック
例えば契約プランが「利用者数30人」を想定したものだと、実際の利用者数に比べて無駄な料金を支払ってしまうことになります。
従業員の増減があった場合に随時契約数の追加変更などが柔軟にできるものを選んでおくとのちのち安心です。
・最低契約期間をチェック
最低契約期間もしっかり確認しておくことが大事です。
「実際に使ってみたら使い勝手が悪かった」という事もあります。
長期間解約できないものを選ぶのは、避けておくのが無難です。
まとめ
新しく電話サービスを導入する際は、自社のニーズをしっかりと把握することが大切です。
オフィスを持たないのであれば、アプリ型のサービスを選べばどこにいても利用できるため、最適な選択になるでしょう。
スタートアップや小規模な人数で起業を考えている人には、コストを抑えられるクラウド型ビジネスフォンは最適です。
クラウド型ビジネスフォンは既存の電話環境に追加して利用できるため、大掛かりな工事をする必要もなく気軽に導入することができます。
従来の固定型ビジネスフォンを見直すチャンスとして、是非クラウド型ビジネスフォンをご検討ください。
