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法人は固定電話を取り入れた方が便利!理由と導入方法を解説します

「法人に固定電話は必要?」と疑問をお持ちの方が多いはずです。結論からお伝えすると、固定電話の設置は必須ではありません。しかし、法人が固定電話を設置するメリットは多いので、悩んだら設置することをおすすめします。

 

この記事では、法人が固定電話を設置するメリットを詳しく解説します。いくらメリットがあっても、導入や運用にかかるコストはなるべく抑えたいところですよね。そこで、導入費用を可能な限り抑え、運用費を安くする方法も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

 

法人が固定電話を導入するメリット

会社設立時に「固定電話を必ず設置する」という決まりはありません。しかし、固定電話は会社に大きなメリットをもたらします。

 

固定電話があれば事務所を設置している証明につながり、社会的な信用を確保できます。さらに、各種手続きが楽になり、仕事とプライベートを明確に分けられるなども固定電話の魅力です。ここからは、法人が固定電話を導入する4つのメリットについて、わかりやすく解説します。

 

社会的な信用を確保できる

法人が固定電話を導入するメリットの一つとして、社会的信用を確保できることが挙げられます。固定電話があれば事務所を構えて本格的に事業を行っている証として、ほかの企業から信用されやすくなるのです。

 

企業のホームページを確認した際に携帯電話の番号しか掲載されていなければ「本当に存在しているのか?」と不安になる方も少なくありません。固定電話番号は事務所が存在し、従業員が常駐している証明になるので、顧客や取引先から信用を得やすいのです。

 

登記や口座開設などの手続きが楽になる

固定電話は、事務所を移転しない限り番号を変更する可能性が低いので、各種手続きに適しています。登記や口座開設の手続きには、電話番号が欠かせません。携帯電話番号でも手続きは可能ですが、番号を変更すると各種手続きの変更対応が必要です。

 

変更手続きには書類提出が必要となり、時間がかかってしまいます。契約や登録が増えると変更手続きの負担が大きくなるため、番号を変更する可能性が低い固定電話を使うことがおすすめです。

 

仕事とプライベートを分けられる

固定電話を設置しておけば、休日に仕事の電話に出る必要はありません。コスト削減を考慮し、仕事とプライベートで同じ携帯端末を使う人もいます。これでは時間外や休日にも仕事の電話がかかってくる場合があり、なかなか気が休まりません。一度や二度ならまだしも、積み重なると精神的に大きな負担になります。

 

固定電話なら仕事とプライベートがはっきり分かれ、休日は仕事を気にせずリフレッシュし、仕事中の集中力アップにつながるでしょう。

 

NTTの固定電話だとタウンページに掲載される

NTTの固定電話サービスの場合、無料でタウンページに掲載されるのも魅力の一つです。タウンページは地域に合わせた企業や店舗の電話番号を掲載し、加入者につき1冊無料で配布しています。

 

NTTの電話回線を契約した法人は、掲載が無料になる特典つきです。社名を地域に無料で宣伝できるため、営業活動の一つになり得ます。広告費をかけず無料で社名を宣伝できるのは、企業にとって大きなメリットといえるでしょう。地域密着型のビジネスを行っているなら、仕事獲得を目的としてNTTに契約するのもアイデアの一つです。

 

固定電話契約までの流れ

会社に固定電話を設置するなら、契約から利用開始までの流れを確認しておきましょう。固定電話にはいくつか種類があり、導入する回線によって流れは異なります。ここで紹介するのは、あくまで基本的な流れです。

 

1.サービスの選択

2.申し込み

3.工事

4.利用開始

 

基本的な流れは、上記の4ステップです。回線の種類によっては、工事不要で申し込みから数日で利用できるものもあります。詳しい流れは利用する固定電話の通信回線業者に確認しておきましょう。

 

法人の固定電話で使用できる回線の種類

法人の固定電話には、使用できる回線が複数あります。回線ごとに音声品質や機能、料金が異なるので、まずは特徴を把握しておきましょう。ここでは、法人の固定電話によく使われる4つの回線について、特徴や料金を解説します。回線の特徴を踏まえて、自社の規模や目的に合わせたものを選ぶことが大切です。

 

アナログ回線

アナログ回線とは、アナログ信号によって通信する電話回線です。昔から家庭で利用されている電話回線を指しています。アナログ回線は2種類あり、黒電話のダイヤル回転によって発信する「ダイヤル回線」と、プッシュボタンを押すことで発信する「プッシュ回線」です。

 

設置場所が幅広く、停電や災害時にも通信できるといったメリットはありますが、回線数が増えると料金が高額になるのがデメリットです。アナログ回線の設置には、以下のような料金(税込)がかかります。NTTのアナログ回線を利用するためには、電話加入権が必要です。

 

契約料:880円

月額利用料:2,530〜2,750円

施設設置負担金(電柱や交換機などの設備を設置費用):39,600円

通話料:9.35~〜/3分

 

デジタル回線(ISDN)

デジタル信号で通話する回線を総称して「デジタル回線(ISDN)」と呼びます。デジタル回線では、音声がデジタルデータとして相手に届くため、アナログ回線より音程品質が安定し、ノイズが少ないのが特徴です。デジタル化された音声データは、盗聴されにくいのもメリットといえます。

 

さらに、1契約で2チャンネル分の通信が可能なので、電話とFAXといった使い方がオフィスで人気です。ただし、ターミナルアダプタの導入が必要で、設置に手間と時間がかかるといったデメリットがあります。目安の料金(税込)は、以下の通りです。

 

月額基本料:3,718円

施設設置負担金(電柱や交換機などの設備を設置費用):39,600円

通話料:8.6〜円/3分

 

光回線

光回線は光ファイバーを利用して通信するインターネット回線です。「アナログ回線」「デジタル回線」よりも速くデータを送受信でき、低ノイズで音質も優れています。さらに、月額料金が安いのも光回線のメリットです。例として、NTT東日本と西日本が提供している「ひかり電話」があります。

 

一方、停電時は通信できない場合があり、光コンセントがない場所では、工事をしなければ導入できません。このようなデメリットも踏まえて導入を検討する必要があります。目安となる料金(税込)は以下の通りです。

 

月額利用料:1,430円~

電話交換機等工事費:3,300円

加入電話の利用休止工事費:1,100円

 

通話料

 光電話から光電話:8.8円/3分

 光電話から携帯電話:17.6円/1分

 光電話からPHS:11円/36秒~

 

IP回線

インターネットブロードバンド回線を利用するのが「IP回線」です。IP回線は電話番号が「050」からはじまり、音声通話だけでなくビデオ通話ができるなどのメリットがあります。さらに、通話距離が離れていても通話料は一定で、基本料や通話料の安さが魅力です。

 

ただし、停電時やインターネットが不安定な環境では通話できず「110」「119」といった特番につながらないなどのデメリットがあります。目安の料金(税込)は以下の通りです。

 

施設設置負担金(電柱や交換機などの設備を設置費用):0円~5,000円程度

月額基本料:308円~/月

通話料

 IP電話から固定電話:8.8円~/3分 

IP電話からIP電話:無料

 IP電話からIP電話(別会社):8円~/3分

 IP電話から携帯電話:50円~60円/3分

 

法人が固定電話を安く導入・運用するには

法人の固定電話の費用を抑えることは、会社の純利益を増やすために必要です。従業員が増えると大きな負担になりがちな通信費は、可能な限り抑えたいと考える会社が多いでしょう。

 

以下では、固定電話の費用を安く抑えて導入・運用する方法を解説します。会社に必要な機能を備えつつ、低予算で運用できる固定電話を導入することが大切です。

 

中古やリースの電話機を使用する

法人の固定電話を安く購入・運用するには中古やリースの電話機を使用するのがおすすめです。固定電話の歴史は長く技術は十分成熟しているため、中古の電話機でも機能性に大きな違いはありません。そのため、費用が高くなる最新型を無理に購入する必要はないでしょう。

 

固定電話の耐用年数は6年ですが、長ければ10〜15年ほど利用できます。中古でも状態がよければ10年以上使える場合があるので、なるべく状態がよい電話機を選びましょう。

 

クラウドPBXを導入する

法人で固定電話を設置する際には、PBX(構内交換期)を使用することで、内線や外線といった社内の通話を制御します。インターネット回線を用いて通信する「クラウドPBX」なら、時間やコストがかかる工事が不要で、インターネット環境があればWebブラウザやスマホアプリで設定して利用可能です。

 

機材の購入や工事のコストが不要になるため、導入予算を大幅にカットできます。また、内線や外線だけでなく、保留や転送、録音といったサービスも備えており、電話業務で幅広く活用できるのも魅力の一つです。

 

なるべく通話しないようにする

電話は大事なコミュニケーション手段の一つですが、固定電話を使うたびに通話料がかかります。1回ごとの通話料は大した金額ではありませんが、大勢の従業員が使用すると費用はどんどん膨らんでしまいます。通話料金を抑えるには、緊急の案件以外は通話を利用せず、ほかの手段で連絡するのがおすすめです。

 

通話以外のコミュニケーション手段として「メール」や「チャット」が想定されます。近年、チャットを導入する企業が増えており、メールよりも手軽に連絡できるツールとして人気です。

 

定期的に契約内容を見直す

固定電話の料金を抑えるためには、定期的な契約内容の見直しが大切です。固定電話を使い始めると、想像していたよりも使用頻度が低く、プランが見合っていないと感じることもあるでしょう。このような場合は、使用頻度に合わせた料金プランに変更することで、ランニングコストを抑えることが可能です。

 

事業拡大や縮小を行ったタイミングに合わせて、契約内容を見直してみるのもよいでしょう。不要なオプションに加入していたことが発覚するケースも少なくありません。料金プランを比較しながら自社に合った法人向けプランを選び、経費削減につなげましょう。

 

中小規模の法人は「トビラフォンCloud」がおすすめ

固定電話にはいくつか種類があり、自社に合ったものを選ぶのは簡単ではありません。機能や料金を比較しながら固定電話を選ぶには、時間や手間がかかります。固定電話選びにお困りの方には、格安で利用できるビジネスフォン「トビラフォンCloud」がおすすめです。

 

固定電話ではありませんが、固定電話の番号で発信できるなど、固定電話としての役割を担っています。ここからは、固定電話の代わりに「トビラフォンCloud」をおすすめする理由を詳しく解説します。

 

導入しやすい料金形態

「トビラフォンCluoud」は、導入しやすい料金形態が魅力です。1セットから申し込みでき、初期費用33,000円(税込)に加えて、月額3,300円(税込)+通話料金で利用できます。

 

1セットの内容は、外線電話1番号と同時通話数2ch、内線電話2番号が含まれています。無料トライアルも用意されているので、まずは機能を確かめて納得したうえで契約することが可能です。

 

最短で翌営業日には利用を開始できる

申し込みの最短翌営業日には利用開始できるのも「トビラフォンCluoud」の魅力です。Web専用フォームから申し込みすると、メールで手続きの案内が届きます。その後、トビラフォンCloud・アプリをダウンロードし、簡単な設定を済ませると利用可能です。

 

簡単な3ステップで導入でき、契約期間の縛りはありません。つまり、いつ解約しても違約金は発生しないため、機能に満足できなければ手軽に解約できるのも「トビラフォンCluoud」の特徴です。

 

050番号を取得できる

「トビラフォンCluoud」は、050番号を取得することが可能です。050番号とは、IP電話サービスの一種で、インターネット回線を利用して通話します。スマホにアプリをダウンロードする「トビラフォンCluoud」は、私用のスマホを使うと仕事とプライペートが混同しがちです。

 

しかし、050番号を使えば、私用のスマホからでも会社の電話番号を使って電話できるため、仕事とプライベートの混同を避けられます。つまり、050番号を用いることで、会社用携帯を購入する費用を抑えつつ、仕事とプライベートを切り替えやすくなるのです。

 

固定電話と同等の機能を有する

通話の録音に加えて、留守電や留守録、自動応答(IVR)の機能を備えているのも「トビラフォンCluoud」の魅力です。さらに、迷惑電話リストに該当する3万件の電話番号は自動でブロックし、業務の妨げになるのを防ぎます。

 

オプションを追加すると、固定電話以上の機能を持つビジネスフォンにカスタマイズすることも可能です。自社に合ったオプションを追加できるのも「トビラフォンCluoud」のメリットの一つです。

 

法人は固定電話を設置すべき!迷ったら「トビラフォンCluoud」がおすすめ

法人は必ず固定電話を設置するといった決まりはありません。小規模な法人であれば携帯電話だけで十分な場合もあります。しかし、固定電話を設置することで、事務所を構えて本格的に運営していることをアピールでき、顧客や取引先から信用されやすくなるでしょう。

 

ほかにも、登記や口座開設といった手続きを効率化でき、仕事とプライベートを分けられるなどのメリットがあります。法人の成長や事業拡大を考慮すると、固定電話は設置すべきといえるでしょう。しかし、デスク上で場所を取る固定電話を設置するのは、気が進まないのも無理ありません。

 

そこでおすすめなのが、トビラシステムズ株式会社が提供する「トビラフォンCluoud」です。スマートフォンに専用アプリをダウンロードするだけで固定電話の番号を持てるので、場所を取る固定電話を設置する必要はありません。さらに、固定電話に搭載されている通話録音や留守電、自動応答などの機能はそろっています。今なら無料トライアルを実施しているので、お気軽にお問い合わせください。

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