「どのビジネスフォンが自社に合うのか？」「業務効率とコストを両立するには？」ビジネスフォンは様々あるからこそ、自社に合ったビジネスフォンを選ぶことが重要です。卓上電話とスマートフォンの選び方や、最適な台数、必要機能の見極め方をはじめ、コスト面やサポート体制まで、具体的に解説します。また、業務に柔軟性と効率性をもたらすクラウドPBXの活用法にも触れ、自社の通信環境を強化するためのノウハウをしっかりとお届けします。ビジネスフォン導入の悩みを解決し、最適な選択肢を見つけたい方にぜひご一読ください。
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ビジネスフォンの選び方
ビジネスフォンと言っても様々な種類や追加機能があります。自社に合わせたビジネスフォンを選ぶために必要な観点を紹介します。
①電話機の端末は卓上？スマートフォン？
ビジネスフォンの導入にあたって、まず検討すべきなのが電話機の端末です。従来型の卓上タイプと、近年普及が進むスマートフォンタイプがあり、それぞれにメリット・デメリットがあります。
| 端末 | メリット | デメリット |
| 卓上タイプ |
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| スマートフォン |
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自社の従業員にとって、どちらの端末がより業務効率を向上させてくれるのか、コスト面も考慮しながら検討しましょう。例えば、外出が多い営業担当者にはスマートフォンタイプ、内勤が多い事務担当者には卓上タイプ、といったように、部署や役割に応じて使い分けることも可能です。
②想定される電話機の台数は？
ビジネスフォンの導入には、必要な台数の電話機を選定することが重要です。規模の大小に関わらず、適切な台数を検討しなければ、コスト増加や業務効率低下の原因になりかねません。
まず、従業員数と部署数を確認しましょう。 営業のように外線電話を頻繁に利用する部署もあれば、内線電話がメインの部署もあるでしょう。 部署ごとに必要な台数を洗い出すことが重要です。
| 部署名 | 従業員数 | 想定必要台数 | 備考 |
| 営業部 | 10名 | 10台 | 外線電話が多い為 |
| 総務部 | 5名 | 3台 | 内線電話がメインの為 |
| 経理部 | 3名 | 2台 |
上記はあくまで一例です。 将来的な事業拡大や人員増加も見据え、余裕を持った台数を検討しておきましょう。 予備の電話機を用意しておくことも検討しましょう。
③電話回線の種類は？
ビジネスフォンを選ぶ上で、電話回線の種類も重要な検討事項です。現在利用している回線や、今後の事業展開によって最適な回線は異なります。主な電話回線の種類と特徴は以下の通りです。
| 回線種類 | 特徴 |
| アナログ回線 | メタル線を利用した回線です。電話加入権が必要ですが、安定性は高く・停電時でも使える特徴があります。1回線につき１チャネル（同時通話数）。 |
| ISDN回線 | デジタル回線の一種で、アナログ回線よりも高音質。1回線で2チャネル利用可能。 |
| IP電話回線 | インターネット回線を利用した電話回線。現在ではもっとも主流です。高速・高音質な通信が可能。 |
それぞれの回線にはメリット・デメリットがあります。
自社のニーズに合った回線を検討しましょう。
④ビジネスフォンの種類は？
| 種類 | 特徴 |
| 主装置 | オフィス内に電話交換機と固定の電話機を接続します。安定性はあると言えますが、機器の故障や老朽化と言った問題は避けられないでしょう。 |
| IP-PBX | インターネット回線を利用するため、他拠点でも内線を無料化できたりしますが、機器が非常に高額です。 |
| クラウドPBX | IP-PBXと同様インターネット回線を利用しますが、基本的には機器が不要であるため、初期費用を抑えることが出来ます。 |
⑤電話以外に必要な機能は？
ビジネスフォンには、電話機能以外にも様々な機能があります。必要な機能を事前に検討しておくことで、業務効率化やコスト削減に繋がります。
| 機能 | 説明 |
| 留守番電話機能 | 電話に出られない際にメッセージを録音できる機能です。 |
| モバイル連携機能 | スマートフォンやタブレット端末を内線電話として利用できる機能です。 |
| FAX機能 | FAXを送受信する機能です。 |
| 自動音声応答機能 | 電話がかかってきた際に、あらかじめ設定した音声ガイダンスで用件を振り分ける機能です。 |
| 通話録音機能 | 通話内容を録音する機能です。 |
| 文字起こし機能 | 通話内容をテキスト化する機能です。 |
上記はあくまで一例です。自社の業務内容や規模に合わせて、必要な機能を検討しましょう。
⑥導入コストは自社に合っているか？
初期費用
ビジネスフォンを導入する際には、初期費用 が発生します。 初期費用は、導入するビジネスフォンの種類や台数、機能によって大きく異なります。 主な内訳は以下の通りです。
| 項目 | 内容 | 費用相場 |
| 主装置費用 | 電話交換機の費用 | 1台あたり数十万円～ |
| 端末 | 電話機本体の費用 | 1台あたり1～5万円 |
| 工事費用 | 電話回線の工事費用 | 5～10万円 |
| オプション費用 | 留守番電話機能や通話録音機能などのオプション費用 | 数千円～数万円 |
| 設定費用 | 電話機の設置や設定にかかる費用 | 数万円～ |
上記はあくまでも目安であり、実際に見積もりを取ってみないと正確な費用は分かりません。 そのため、複数の業者に見積もりを依頼し、比較検討することが重要です。
月額費用
ビジネスフォンの月額費用は、主に以下の要素によって変動します。
| 項目 | 内訳 |
| 基本料金 | 電話回線数に応じた料金 |
| 通話料金 | 通話時間や距離に応じた料金 |
| オプション料金 | 留守番電話や転送機能など、追加機能に応じた料金 |
| 端末レンタル料金 | 電話機本体をレンタルする場合の料金 |
| 保守サポート料金 | 故障対応やシステムメンテナンスなどの料金 |
特に、通話料金は、外線・内線、固定電話・携帯電話宛など、通話相手や時間帯によって料金が異なるケースもあるため、自社の通話傾向を把握しておくことが重要です。
また、オプション機能は、必要最低限のものに絞ることで月額費用を抑えることができます。一方で、将来的な事業拡大を見据えている場合は、あらかじめ余裕を持った回線数や機能を選択しておくことも大切です。
月額費用はランニングコストとなるため、導入前にしっかりと見積もりを確認し、自社にとって最適なプランを選びましょう。
⑦導入後体制が変更になった場合、増設は可能か？
ビジネスは常に変化していくものです。会社の成長や事業の拡大、あるいは部署の改編などによって、導入後に電話機の増設が必要になるケースも想定されます。
| 項目 | 確認ポイント |
| 増設の可否 | 将来的に電話機の増設が可能か |
| 増設費用 | 電話機1台あたりの増設費用はいくらか |
| 工事の規模 | 回線工事や設定変更など、大規模な工事が必要になるか |
表の内容を参考に、事前に確認しておきましょう。また、契約期間や解約条件なども合わせて確認することで、導入後の変化にも柔軟に対応できる体制を整えることが重要です。
⑧導入後しっかりと使いこなせるサポートがついているか？
ビジネスフォンは導入すれば終わりではありません。導入後も、実際に使いこなせるよう、そしてトラブルが発生した場合に備え、サポート体制が充実しているかどうかも重要な選定ポイントです。
具体的には、下記のようなサポート体制が整っているか確認しましょう。
電話対応
導入後の操作方法の質問や、万が一のトラブル発生時に、すぐに問い合わせできる電話サポート窓口があるか
サポート対応時間
自社の業務時間に対応したサポートを受けられるか
これらのサポート体制の有無や内容は、ベンダーによって大きく異なります。 充実したサポート体制があることで、安心してビジネスフォンを運用していくことができます。
ビジネスフォン導入後の成功事例
<株式会社リアステージ様：人材業界>
導入前の課題
部署により電話ツールが違う形となっており、各メンバーの会話内容を把握できていなかった。
過去クラウドフォンを使っており、分析機能が豊富に付いていたが有効な活用はできていなかった。
導入後の効果
これまでブラックボックス化していた会話内容が録音機能により明確に。マネージャーが各メンバーとクライアント企業の会話をすぐに確認できるため、指導や参考として社内共有ができる。
音声テキスト化機能によって、通話内容をスピーディーかつ正確に把握することができる。録音を本来であれば聞き直すため、情報の連携にかかる時間を大幅に短縮することができた。
< 株式会社大都： DIY関連商品小売 >
導入前の課題
電話業務を行うために、各々のデスクに固定電話を設置していたが、管理コストが高いと以前から社内で問題意識があった。
コロナ以降テレワークが主流となったため、固定電話を活用する機会も少なくなった。
導入後の効果
スマホアプリで利用できる「トビラフォン Cloud」に置き換えることで、固定電話機自体を取り払うことができ、大幅なコスト削減につながった。
留守番電話の設定・電話番号ごとの設定など、管理画面で様々な機能の設定ができるため、部署やチームごとに運用がしやすくなった。
固定電話を取り払ったらオフィスが快適に。クラウドビジネスフォン導入の意外なメリット 株式会社大都 | クラウドPBX トビラフォンCloud
< 税理士法人葵パートナーズ様：税理士法人 >
導入前の課題
事務所にかかってきた電話を在宅勤務者や外出中の営業メンバーに転送することができず、お客様には「後ほど折り返しさせます」と言って電話を切り、社内のチャットツールでメンバーに連絡という解決までの手間が発生していた。
外出時に使用するための共用の携帯電話を置いているものの、数に限りがあるために使いたい時に使えないメンバーが出てしまうなど、いつでもだれもが使いやすい体制とはなっていなかった
導入後の効果
社外にいても会社の電話を受けたり、転送したりできるようになり、折り返しでお待たせしていたお客様のストレスも解消しながらスムーズな顧客対応が実現できている。
自宅でも連絡が取れるため、リモートワーク中でもお客様との対応がスムーズにできるようになり、働き方の幅が広がった。
オフィスの代表電話をクラウドに置き換えスピーディーにテレワーク体制へ移行 税理士法人葵パートナーズ | クラウドPBX トビラフォンCloud
ビジネスフォン導入時のよくある失敗例
低限の機能だけを搭載し、後々録音機能や他機能が必要になる。その結果再度ビジネスフォンの検討を行う形となる。
→中長期的に必要な機能を整理したうえで、機能追加ができるシステムを選びましょう。
多機能なものを導入したものの、結局使い方が統一できておらず、活用できている部署とそうでない部署が存在する。
→導入後のサポートにて各部署が使いこなせるようなサポートがついているシステムを選びましょう。
まとめ
ビジネスフォンの導入によって、業務の効率化・社内におけるセキュリティ対策を万全にすることができます。半面、自社に合っていないものを選定してしまうと、なかなか運用にのらないなど、せっかくの導入コストを無駄遣いしてしまう可能性もあります。
トビラフォン Cloudでは、迷惑電話のフィルタリングや録音・文字起こし機能など必要な機能を標準装備で取りそろえています。無料トライアルも実施しているので、お気軽にお問い合わせください。
機能｜トビラフォン Biz ｜クラウドPBX・ビジネスフォン・迷惑電話対策のトビラシステムズ
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