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固定電話を取り払ったらオフィスが快適に。クラウドビジネスフォン導入の意外なメリット 株式会社大都 トビラフォン Cloudの導入事例 株式会社大都

固定電話を取り払ったらオフィスが快適に。
クラウドビジネスフォン導入の意外なメリット

株式会社大都

Profile

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事業内容DIYカルチャー創造事業
従業員数26名(2021年1月時点)
ホームページhttps://www.daitotools.com/

1937年に大阪で創業した大都は、利器工匠具の販売から事業を開始。その後、長い歴史を経て、現在はDIY関連商品の通販を行うベンチャー企業に。暮らしを豊かにするDIY専門の提案型通販サイト「DIY FACTORY」や、初心者から経験者までDIYを楽しめるメディア「Makit!」を運営する。そんな大都では、会社の固定電話を取り払い「トビラフォン Cloud」に置き換えたそうだ。どんなメリットがあったのか、同社に話を聞いた。

お話を伺った方:
SC(サプライチェーン)チーム 池田 康治(ボブ) 様

この事例のポイント

  • 固定電話から「トビラフォン Cloud」に置き換えることで、管理コスト削減に成功
  • 音声アナウンスや番号ごとのポリシーグループ設定など、固定電話にない機能も充実
  • オフィス環境改善や電話業務の手間削減など、固定電話を取り払って初めて気付いたメリットも
―はじめに、大都様について教えてください。
池田:大都では、DIY関連商品のネット通販を行っています。弊社のECサイト「DIY FACTORY」では、DIYのアイデアが詰まったレシピを公開したり、誰でも簡単に収納や家具を作れるキットの販売を行ったりしています。コロナ禍で「巣ごもり消費」が拡大する中、自宅で楽しめるDIYは人気が集まっており、メディアでも大々的に取り上げられました。また、ユニークな社風もあり、メンバーをお互いにイングリッシュネームで呼び合うカルチャーがあるんです。ちなみに私は「ボブ」と呼ばれています。
―会社としての歴史は長いのに、事業内容も企業風土もベンチャーさながらの斬新さがあるのはとても面白いですね。
課題
固定電話の高いコストに問題意識が
―「トビラフォン Cloud」導入以前に抱えていた、社内の電話に関する課題を教えてください。
池田:一番はコストの問題ですね。私が所属するサプライチェーンチームをはじめ、カスタマーサポートチーム、営業チームなど、お取引先様やお客様と連絡を取るメンバーは社内に多くいます。電話業務を行うために、各々のデスクに固定電話を設置していましたが、管理コストが高いと以前から社内で問題意識がありました。

「トビラフォン Cloud」への移行と時を同じくしてコロナ禍となり、全社的にテレワークが推奨され始めました。ですので、導入のタイミングは丁度良かったと思いますね。
選定
コスト削減に加え、固定電話には無いクラウドならではの設定管理に魅力
―「トビラフォン Cloud」を選んだ決め手は何だったのでしょうか。
池田:「トビラフォン Cloud」を選んだ大きな理由は、初期費用が安価で、プランに縛りがなく導入しやすかったことです。社内の課題だった電話の管理コストは、スマホアプリで利用できる「トビラフォン Cloud」に置き換えることで、固定電話機自体を取り払うことができました。

<固定電話をクラウドに置き換えることで大幅なコスト削減に>

また、直感的に使いやすそうだと感じたのも「トビラフォン Cloud」を選んだ理由の一つです。
―どういった点で、使いやすそうだと感じられたのでしょうか。
池田:「トビラフォン Cloud」は留守番電話や、電話番号ごとのポリシーグループ設定など、管理画面で様々な機能の設定ができます。部署やチームごとに電話番号の紐付けができるのは便利です。今まで使っていた固定電話だと、こういった設定はできなかったですからね。複雑な操作もなく、とても使いやすいです。
効果
固定電話を取り払ってみたら、コスト削減に加えオフィス環境改善のメリットも
―実際に「トビラフォン Cloud」を導入してみて、業務に変化はありましたか。
池田:単純にデスクが広くなりました(笑)電話機って意外と大きいので、一人一人のデスクに置くと場所を取られるんです。それから以前は席替えをするたびに電話回線を繋ぎ直していましたが、これも「トビラフォン Cloud」に置き換えることで手間がなくなり、楽になりました。導入当初は気付かなかったのですが、「トビラフォン Cloud」を使ううちに「そういえばデスクが広くなったな」「席替え時の手間がなくなったな」と、良い変化を実感するようになりました。
―「トビラフォン Cloud」をどのようなシーンで活用していますか。
池田:社内で使用しているチャットツールでは文意が伝わりづらい時や、口頭で伝えたい時には、内線をよく使っています。テレワークで、面と向かって話すことが少なくなってきている分、内線でコミュニケーションのフォローをすることが増えました。

音声アナウンス機能も活用しており、助かっています。休業日や営業時間外の音声アナウンス設定はもちろん、お昼休みも音声アナウンスを設定して、ランチの時間を確保できるようにしています。固定電話の時は毎回留守電のボタンを押して休憩に出ていましたが、音声アナウンス機能なら自動で切り替えられるため、手間が無くなりました。

共有電話帳も使用しています。固定電話から「トビラフォン Cloud」に置き換える際、固定電話の電話帳リストをCSVで出力し、「トビラフォン Cloud」の共有電話帳に丸ごとインポートしました。初期設定時だけでなく、導入後も誰かが連絡先を追加すれば社内の他のメンバーも見られるんですよね。社内で情報が偏ってしまうことがない便利な機能だと思います。
―最後に、「トビラフォン Cloud」を導入してみた感想を教えてください。
池田:複雑な操作がなく、とても使いやすいです。「トビラフォン Cloud」がなければテレワークができない!と言うメンバーもいますよ。

以前は、会社には固定電話を置くべきという「固定観念」に縛られていましたが、実は固定電話がなくても仕事はできるんですね。クラウドビジネスフォンのようなツールが普及し、当たり前が変わっていくことはすごいことだと感じました。導入コストが手頃なので、まずは試してみるのが一番だと思います。弊社も思い切って固定電話を取り払ってみたら、様々なメリットに気付きましたから。
―固定電話から「トビラフォン Cloud」に置き換えることで、コスト問題だけでなくオフィス環境にまで副次的効果が得られたんですね。本日はありがとうございました。

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