最近よく目にする「クラウドフォン」「クラウド型ビジネスフォン」「ビジネスフォンアプリ」
自分には関係ない、よく知らないからあまり気にしてない、ビジネスフォンについては会社が管理してるからいいや、などと考えているのであればとても大きな損をしていることを認識したほうがいいかもしれません。
IP電話・クラウドフォンにすることで何がメリットになるのかをご紹介しますので、この機によく考えてみませんか？
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そもそもクラウドフォンとは
クラウドPBXを使ったIP電話のことを指します。
クラウドPBXについて端的に述べると、「従来の外線や内線を制御するPBX機器がクラウド上のサーバーで管理されるようになったもの」を指します。
これにより、ネット環境下にあるスマホを使っての通話を可能とします。
つまり手持ちのスマホがビジネスフォンとしても使え、外へ自由に持ち出せるようになるということです。
クラウドPBXの説明、メリットについての詳細はこちらをご覧ください。
⇒クラウドPBXとは？無料？これだけ押さえておけば大丈夫！
IP電話・クラウドフォンのメリット
- 設備導入が不要なため導入時のコスト削減
- 多拠点オフィス、在宅勤務やテレワークに最適
- 手持ちのスマホが使えるため社用携帯の配布不要
- スマホ2台持ちの必要がなく身軽に
- インターネット環境下であれば内線無料
- WEB上の管理画面で各情報の確認・管理、あらゆる設定が可能
実際にIP電話・クラウドフォンを導入するべきケースとはどういった場合でしょうか。
IP電話・クラウドフォンの利用が向いているケース
- 会社を立ち上げて間もない方、起業予定の方
- 事務所の新設、増設を考えている方
- 今いるオフィスや事務所の移転を考えている方
- シェアオフィスなどで別働隊を設ける予定であったり、すでに別働隊のある会社
などが挙げられます。
こうして見ると、特に業種や会社の規模に縛られることなく利用価値を見出せることが分かり、逆に向いていないケースのほうが少ないということも分かります。
- 起業し立ての時期はまだまだ従業員数も少なく、レンタルオフィスなど一時的なオフィスを使用することが多いのではないでしょうか。
今後自社オフィスを構えることを考えると、いずれ移転する際に電話番号変更の必要がないIP電話・クラウドフォンを選択するのが良いでしょう。
また、スタートアップの段階では特に信頼獲得のためスピーディな対応が望まれます。
そうなると外出中に電話を受けられるようにしておくことは大変重要になってきます。
IP電話・クラウドフォンというのは少人数単位で契約できるものがよく見られ、こういった場合は特に向いているケースと言えます。 - 事務所の新設や増設時には、既存の代表番号以外の電話番号が必要となります。
IP電話・クラウドフォンの場合、ビジネスフォンに必要となるPBX機器などの導入が必要ないため、こういったケースではコストを大幅に抑えることのできるIP電話・クラウドフォンの利用が適しているのではないでしょうか。 - 従業員数の変動や拠点変更時などによるオフィスの移転においても同じことが言えます。
引越しの際にかかるPBX機器などの導入費用や配線工事などの手間やコストを省くことのできるIP電話・クラウドフォンは、場所に縛られた固定オフィス電話から脱却するいい機会となります。
IP電話・クラウドフォンは場所に縛られない運用が可能であり、小単位での利用が可能です。
営業チームや、プロジェクトチーム、一部の部署での利用など自由にフレキシブルな使い方もできるため、既存の電話環境を大幅に変えることなく効率よく導入ができます。
法定耐用年数6年とされている既存PBX機器からの乗り換え先としても検討してみることをおすすめします。
IP電話・クラウドフォンの利用が向いていないケース
顧客数の少ない形態であれば問題ありませんが、コールセンターなど顧客の情報や過去の履歴が瞬時に必要なケースは、パソコンと電話機器を連携させるCTI(顧客管理システム)の方が適していると言えます。
着信と同時にパソコンの画面上で顧客情報や過去の対応履歴などを表示させて応対ができるという面で、クラウドフォンに軍配の上がらないケースとなります。
まとめ
BYOD(私的デバイスの活用)の観点から見てもクラウドフォンはコスト面や利便性が良く、今後導入する企業は増えていくでしょう。
BCP(事業継続計画)においても、様々な災害時における事業の継続手段として有用となりますし、平時においても電話のために出社する必要がなくなるところもメリットです。
大雨、台風、猛暑、ゲリラ豪雨などの異常気象や、最近では感染症拡大防止への対策としても通勤自体を減らすことができるのは社会にとっても大きなメリットです。
⇒アフターコロナもスタッフを守るテレワーク。継続すべきその意味とは？
トライアル(お試し)を設けているサービスもありますので、今後のためにも早めにIP電話・クラウドフォンを検討することをおすすめします。
きっとあなたにも会社にとっても、とても役立つツールとなります。
⇒外出先でも手持ちのスマホをビジネスフォンとして使えるアプリはこちら。
※iphone、androidどちらも対応
