企業との取引電話や顧客からの意見やクレーム等、業務中には様々な電話がかかってきます。
しかしかかってくる電話すべての内容を覚えることは難しく、”言った”，”言わなかった”という問題や自分が言ったことが相手に誤って伝わるなどのコミュニケーションミスが往々にして発生してしまいます。
場合によっては社員や会社に甚大な損害が生じてしまうかもしれません。
しかしどういった方法で解決すればよいのかわからないという方が多いと思います。
そこで今回は、それらのトラブルを未然に防ぐトビラフォンBizの通話録音システムについてご紹介をします。
トラブルを未然にストップ。通話録音で会社や社員を守る方法とは
トラブルを未然に防ぐ方法として、通話録音システムの導入という手段が挙げられます。
では通話録音システムがどのように社員を守るのか、実際の使用方法を例にご紹介します。
通話記録をクラウドサーバー上に保存
通話時の通話録音データですが、このデータをクラウドサーバー上に移動させるという方法で保存されます。
データはMP３形式で保存されるので、特別なソフトを導入することもなく再生でき、いつでもどこでも聴くことが可能です。
MP3データであれば、もちろんダウンロードすることも可能で、このデータを別のスタッフにあらかじめメールで送っておけば、電波の届かない場所でも確認することができます。
また、クラウド上で管理されているため、WEBの管理画面から通話録音データの検索を簡単に行うことが出来ます。
これらの機能を活用する3つの方法をお伝えします。
方法①：通話録音データの再確認でトラブルから会社を守る
通話録音データは、クラウドサーバー上にアップロードされているため、いつでもどこからでも通話録音データにアクセスすることができます。
担当者や責任者はいつでも通話内容を聴くことができるので注文や発注の確認ができ、伝え忘れや言い間違い等のミスを減らし、トラブルを未然に防ぐことができます。
伝言ミスによる発注額の違い、名前の聞き間違いによる信頼の喪失など、大きなトラブルの原因となる事務ミスを防ぐことで、企業を守ります。
方法②：コンプライアンスの強化で会社を守る
通話録音をすることで、電話口での連絡内容の確認がいつでも出来るので”言った”、”言わなかった”の問題をなくすことが出来ます。
また、自社の社員がコンプライアンスに引っかかる事を言っていないかチェックすることもでき、訴訟リスクを軽減し会社を守る方法としても活用していただけます。
方法③：クレーマー抑止で社員を守る
業務をしているとお客様からのご意見やご指摘等を頂く事があります。
しかし、中には度を越して要求を出してくるクレーマーがいて、その対応で社員が精神的に参ってしまうこともあります。
そのようなときに備えて通話録音システムを導入しておくと、事前に通話録音をするといったアナウンスを流すこともできるため、クレーマーへの抑止になります。
また、通話録音データを残しておくことで、トラブルになった際の強力な「証拠」として使用することもできます。
このように社員を悪質なクレーマー守る方法の一つとしても活用いただけます。
スマートに簡単接続
トビラフォンBiz導入の際はLANケーブルを接続するだけなので、煩雑な設定や接続方法などはありません。
回線工事が必要になったり、会社中の回線を変更したりと手間のかかる心配がないのも人気の理由のひとつです。
通話録音でトラブルを未然に解決
通話録音をすることで、”言った”、”言わなかった”の問題を未然に防ぐことや、コンプライアンスの強化で社員や会社を守る方法としてお使いいただけます。
また、クラウドサーバー上にデータが残るので、時間がたっても証拠を保有することができます。
是非この機会に、簡単に導入できる“トビラフォンBiz”を活用して、社員をトラブルから守りましょう。
テレワークなどの新しい働き方を取り入れている企業はもちろん、電話環境にお困りの企業など、ビジネスフォンについて検討している方にはアプリ型ビジネスフォンもお勧めです。
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