日々電話業務に追われている方は、会話内容が録音できたらいいなと思ったことはありませんか？
言った言わない問題やクレーム対応、大事な用件の取り次ぎなど、あとから確認できることでスムーズな対応が行える録音機能は電話業務において最も欲しい機能のひとつです。
世の中にいくつも存在するビジネスフォンの中には、通話録音機能がついているものがあります。
しかしサービスにより容量の制限があったり、録音開始時にはその都度ボタンを押す手動のタイプのものがあったりと、自社に見合ったサービスを探すのは苦労します。
今回は通話録音機能のメリットや有効利用方法などと併せ、おすすめのビジネスフォンもご紹介していきますので、ぜひご覧ください。
ビジネスフォンの録音機能の種類
ビジネスフォンには、電話トラブルを未然に防ぐために有効となる通話録音機能が搭載されたものがありますが、通話録音機能の中にはふたつの種類があることも知っておきましょう。
特にインターネット環境があれば外出中であってもパソコンやスマホで内容を確認することができるクラウド型と呼ばれるものは要チェックです。
クラウド型
クラウド型は、録音した音声データがクラウド上に保存されるタイプのものです。
オフィスに専用のサーバーを設置する必要がなく、インターネット環境があればどこにいても録音することやデータを確認することを可能とします。
また、Web上での設定も可能としており、利便性に優れている点も特長的です。
オンプレミス型とは異なり、通話録音や確認のためにわざわざオフィスに戻らなければいけないということはありません。
この特徴から複数拠点のある企業にも向いており、現在広く使われているタイプとなります。
しかしながらインターネットを介する以上、不正アクセスされるリスクは当然残ります。
大切な顧客情報や機密情報を取り扱うことがあれば、セキュリティ面でしっかりしたものを選ぶようにしましょう。
オンプレミス型
オンプレミス型は、自社に専用の装置を用意し、社内でネットワークを構築するタイプのものです。
ネット環境が悪い状況にあっても影響を受けずオフライン状態での稼働を可能とし、通常通り通話録音・確認ができるため安心した運用が可能です。
そのため外部からの不正アクセスの心配も少なく、セキュリティ面では対策を施しやすいと言えるでしょう。
しかし、管理や運用は自社で行うことになるため、専門の知識を持った従業員が必要となります。
さらに初期導入費用として専用のサーバー機器の用意や契約などに大きくコストを割くデメリットがあることも忘れてはいけません。
電話の音声を録音することで得られるメリット
ビジネスシーンにおいて電話の内容を録音することはとても大切なことで、優先順位を下げるべきではありません。
通話録音システムにより録音されたデータは、トラブル発生時や新人教育などさまざまな場面で役に立ってくれます。
いくつか重点的となるメリットをご紹介します。
聞き漏らしの防止
聞き逃しや聞き間違いをした際に通話内容が録音されていれば、あとから確認することができます。
何度も聞き直しをしてしまって相手を不快にさせてしまったり、再度電話をかけて確認することで相手にストレスを与えてしまったりすることがなくなるためスムーズに業務を進めることができます。
また、会話において大事な部分を忘れてしまったという時や、相手の微妙なニュアンスを読み取れなかったと感じた場合にも通話録音は役に立ちます。
トラブルの防止
言った言わない問題にも効果的です。
録音することをあらかじめ告知して、お互いが録音について認識しておけば何かトラブルに発展することも防ぐこともできます。
また、録音されることを意識することで、クレームへの抑止力にも繋がります。
録音されることを知ると、傍若無人な言葉を発したり暴言などの理不尽な発言を抑える傾向があるためです。
それでも変わらない場合、録音内容は社内での共有もできるためチームでお互いに協力し対処することができます。
通常のビジネスフォンでは、当事者以外は音声を聞くことができません。
会話内容をあとから再生・共有できることは、電話業務上のメリットであり、管理者にとってはありがたい機能です。
電話対応の品質の向上
記録された通話内容を使って、電話対応の品質向上を図ることも可能です。
主にコールセンターでは、優秀なスタッフや先輩のトーク術、声のトーンなどを学ぶことができます。
管理者は会話の内容を確認することで「間違った言葉遣いをしていないか」「相手を刺激する態度を取っていないか」「分かりにくい対応でストレスを与えていないか」などを把握することもでき、新人教育の場面では大変重宝します。
また、電話にかかった時間やお待たせした時間、声のトーンレベルなどからどういった対応が適切なのかの分析も可能です。
音声データにはこういった活用方法もあることを覚えておきましょう。
「トビラフォンCloud」は録音機能が付いているビジネスフォン
現代のビジネスにおいて、必ずと言っていいほど多くの企業がビジネスフォンを導入しています。
しかしながら誰もが現状のビジネスフォンに満足しているわけではありません。
欲しかった機能に満足がいかず、使っていて不便とすら感じてしまうことも。
中には通話録音機能がないものもあります。
業務効率的にも社内教育的にも、通話録音機能はあったほうが良いのは明らかです。
トビラフォン Cloudには通話録音機能はもちろん、その他ビジネスにおいて必要な機能がしっかり搭載されています。
一部をご紹介しますので、一度検討してみてはいかがでしょうか。
音声データを録音できる
トビラフォン Cloudには自動で音声を録音する機能がついています。
あとから録音内容を確認したい場合にも、管理画面から簡単にアクセスすることができ、また検索機能も充実しているため目的の通話録音データをすぐに見つけ出すことができて便利です。
急ぎの対応が必要な場合や、クレームがあった場合の上司への伝言共有も手早く行うことができます。
発信元を自動で特定
トビラフォン Cloudには独自のデータベース(500万件以上)を利用した発信元表示サービスも搭載されています。
着信のあった電話番号がデータベースと一致した場合に自動で表示されます。
電話番号を見ただけでは相手がわからない場合に事前確認できるため、安心して電話に出ることができます。
知らない番号からかかってきた場合は、「出ない」という対処もできます。
また、実績のある迷惑電話フィルタ機能もあり、迷惑と判断された電話番号を自動でブロックすることもできます。
最短で2営業日後に開通
申し込みフォームに必要な情報を入力し、私用のスマホに専用アプリをダウンロードするだけ
クラウドPBXを利用したトビラフォン Cloudは、特に機器の設置が必要なく工事も発生しません。
面倒な工事の立ち会いも必要がないため日程の調整も必要もありません。
申し込みも簡単で、専用のフォームに必要な事項を入力して送信するだけです。
面倒な手続きもなく、最短で2営業日後にはトビラフォン Cloudを利用できるようになります。
スマホさえあればアプリのダウンロードで利用が可能になり、もちろんテレワーク利用にも有効です。
ビジネス活動で役立つ機能を多数搭載
トビラフォン Cloudはビジネスフォンに必要な機能を多数搭載し、さらに電話を見える化したことでビジネスシーンにかかせない役立ちツールになっています。
通話録音や発着信履歴、留守番電話、IVR機能や電話帳など、あらゆる情報がクラウド上で管理されているため、安心して運用できるのも特長です。
オプションでさらに機能を拡充することもできるので、自社の目的に合わせた導入を実現します。
ビジネスフォンには通話録音機能が必須
トラブル防止対策や業務効率化に効果的な通話録音機能。
サービス提供会社により内容は異なりますが、ビジネスシーンに一役買ってくれるのは間違いないでしょう。
メールやチャットといったコミュニケーションツールの発達した中、ビジネスフォンは今でも手軽に利用できるツールの代表です。
さらに機能を発展・進化させたクラウド型ビジネスフォンのトビラフォン Cloudには通話録音機能も標準搭載されています。
現状のビジネスフォンに不満を持ち、何か他にいいサービスはないかとお探しの方。
トビラフォン Cloudでは、無料トライアルも実施しているので一度お試しいただくのをおすすめします。
トビラフォン Cloudは手持ちのスマホにアプリを入れるだけで利用可能なビジネスフォン。
固定電話機や社用携帯も必要なく会社側の負担が少ない上に、誰でも使用できるところも魅力です。
通話録音機能付きクラウド型ビジネスフォン「トビラフォン Cloud」はこちらからご覧いただけます。
■トビラフォン Cloud
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