ビジネスの現場で「通話内容が録音できたら…」と思ったことはありませんか？「言った・言わない」のトラブル防止やクレーム対応、大切な伝言の確認など、業務用電話に通話録音機能があると業務効率がよりスムーズになります。
録音方法には本体内蔵型のほか、外付けでレコーダーを増設するタイプがあり、さらに近年はクラウドPBX型サービスが広まったことにより、iPhoneなどスマートフォンからも録音データへアクセスできるなど利便性が一層高まっています。
通話録音は「クラウドPBX型」の導入がもっとも手軽で、多拠点企業やテレワークにも対応しやすいためおすすめです。
本体交換や外付け機器追加が不要で、PC・iPhoneなどのスマホからいつでも録音確認ができるため、サポートセンター・コールセンターの電話対応品質向上やトラブル抑止に最適です。
本記事では、通話録音機能のメリットと録音方式について、そして便利なクラウド録音サービスについて解説します。
通話録音機能がもたらす主なメリット
通話録音は、日々の電話対応を記録資産へ変える強力な仕組みです。業務効率化・品質向上・リスク回避を同時に実現するため、多くの企業で導入が進んでいます。
1. 聞き漏れや聞き間違いの防止
通話録音データが残れば、あとから何度でも会話内容を振り返り確認でき、伝達ミスによる間違った対応や、再確認の負担も軽減できます。
また、iPhoneでアプリを開くだけで録音内容を確認できるタイプもあり、外出先での情報共有もスムーズです。
2. トラブル対策としての通話録音活用
通話を録音する旨を事前に通知すれば、「言った・言わない」に関するトラブル回避につながります。録音が抑止力となり、暴言や理不尽な言動などクレームを抑える効果も期待できます。
特に近年は、従業員への過剰要求や理不尽なクレーム対応といった「カスタマーハラスメント（カスハラ）」が社会問題化しています。通話録音は、こうしたカスハラの抑止や証拠保全にも役立ち、従業員を守る仕組みとしても有効です。
3. 電話応対品質の向上
優れた通話対応例を録音データとして蓄積し、新人教育やマニュアル化に活用。
業務用電話機に録音機能を搭載することで、お客様対応の改善のための学習をすることができます。
さらに、録音データを活用することで「顧客理解の深化」「コンプライアンスの強化」「業務プロセス改善」など、企業運営全般の改善に寄与します。
そもそも通話録音に違法性はないのか？と疑問の方は、ぜひこちらの記事もご覧ください。
→通話録音って法律的に問題ないの？答えはコチラ！
そして、通話録音機能付きビジネスフォンの録音方式にはクラウド型とオンプレミス型があるのですが、次にその違いを解説していきます。
録音方式の種類(クラウド型・オンプレミス型)
通話録音機能付きビジネスフォンの録音方式は、インターネット経由で管理する「クラウド型」と、自社サーバーで運用する「オンプレミス型」の2種類があります。
クラウド型（クラウドPBX）
クラウド型は、通話録音データや電話システムをインターネット経由のサーバー上で管理する方式です。
クラウドPBXを使うことで、自社に機器を置く必要がなく、PCはもちろんiPhoneやAndroidなどからもアクセス可能なため、在宅勤務や複数拠点での利用に適しています。
録音内容の確認のためにわざわざオフィスに戻らなければいけないということはありません。
初期費用は比較的低く、利用規模に応じて月額料金を支払うサブスクリプション型が主流。自動バックアップやセキュリティ更新も提供事業者が行うため、運用負担が軽くなります。
ただ、ネット回線の品質や速度に依存するため、通信障害時の影響を受けやすい点には注意が必要です。
オンプレミス型
オンプレミス型は、通話録音機能を含む電話システム一式を社内に設置し、自社サーバーで管理する方式です。ネット環境に依存せず安定した通話品質を確保でき、録音データの保存場所やセキュリティポリシーを自社基準で細かく設定可能。法令遵守や機密性が重視される業界で選ばれやすい形態です。
ただし初期導入費用や機器保守コストが高く、拠点追加や回線数増加などの拡張には時間と費用がかかります。
機器やサーバーは外付けで用意する必要があり、導入費用・保守費用が高めになります。
柔軟性よりも安定性・自社管理を優先する企業に向いています。
録音方式の比較：クラウド型 vs オンプレミス型
| クラウド型 | オンプレミス型 | |
|---|---|---|
| 録音保存先 | クラウドサーバー | 自社内サーバー（外付け含む） |
| 初期費用 | 比較的低い（数万円程度～） | 高い（数十万～数百万円） |
| 運用コスト | 月額課金制 | 機器保守・更新費が発生 |
| アクセス | PC・スマホなどから場所を問わず可能 | 社内での利用が中心 |
| 拡張性 | 利用規模に応じて容易に拡張可能 | 拠点追加や回線増設に時間・費用が必要 |
| メンテナンス | 提供事業者のサーバーにて対応 | 工事業者などが事務所に訪問 |
| 通信依存性 | ネット回線品質に依存 | ネットに依存せず安定 |
| セキュリティ管理 | 提供事業者の基準 | 自社ポリシーに沿って細かく設定可能 |
導入時のポイント
クラウド型は初期導入が容易で複数拠点に柔軟に対応できる一方、インターネット接続に依存し、不正アクセスリスクもゼロではありません。
オンプレミス型はセキュリティやカスタマイズ性に優れますが、導入コストと運用負担が重くなりがちです。
ビジネスフォンの通話録音機能導入を検討する際は、慎重に選択することをおすすめします。
クラウド型であれば、現在は取り扱う企業が増え、豊富な選択肢が存在します。
次はトビラフォン CloudとトビラフォンBizといったサービスを紹介します。
最新のクラウド型通話録音サービス例
在宅勤務や多拠点対応が可能な「トビラフォンCloud」と、業務効率化と高セキュリティを両立した法人向けサービス「トビラフォン Biz」をご紹介します。
トビラフォン Cloud
アプリインストールで導入できるクラウドPBXサービス。
通話自動録音・発着信履歴・音声ガイダンス（IVR）、振り返りに便利な文字起こし機能などが統合された操作性の高いサービスです。
お申し込み後、最短翌営業日で利用開始でき、リモートワークにもすぐ対応できます。
トビラフォン Biz
通話録音機能に加え、迷惑電話フィルタや集中管理、音声ガイダンス（IVR）など多彩な機能を搭載。
外国語（英語・中国語）による自然な音声アナウンス機能もある、インバウンド対応にも対応範囲を拡大中です。
まとめ・おすすめサービス
近年は、厚労省が企業に対応を求める「カスタマーハラスメント（カスハラ）」への対策の一環として、通話録音を導入する企業が増えています。録音データはトラブル解決だけでなく、従業員を守るための重要な証拠にもなります。
また、通話録音機能は業務効率化・顧客対応品質の向上にも直結する重要なツールです。
クラウド型とオンプレミス型の特性を理解し、業務ニーズに応じて選ぶことが大切です。
現在おすすめなのは、柔軟な導入が可能で業務用に最適な「トビラフォン Cloud」および「トビラフォン Biz」。
自社の業務体制に合った録音方式を選択し、ビジネスの最前線で活用してみてください。
