近年多くの企業によって導入されているクラウドPBXは、従来のPBXとは構成が少し異なります。クラウドPBXについて「どのような構成となっているのかを知りたい」「ビジネスフォンとの違いを知りたい」と考えている方もいるでしょう。
この記事では、クラウドPBXの仕組みや導入するメリットを解説していきます。導入時のチェックポイントも紹介していますので、ぜひ最後まで読み進めてください。
クラウドPBXはどんな仕組み？
PBX（Private Branch Exchange）とは、電話交換機のことです。着信制御機能や転送制御機能、保留制御機能などを持っており、複数拠点を構えている場合に電話をまとめて管理できます。
今まではオフィス内にPBXの装置を設置する「レガシーPBX」や「IP-PBX」が一般的でしたが、クラウド上で電話を管理する「クラウドPBX」の導入も進んできました。ここからは、クラウドPBXの仕組みについて解説します。
クラウドPBXの構成図
クラウドPBXは従来のPBXとは異なり、オフィス内にPBXの主装置を設置する必要がありません。代わりにクラウド上にサーバーが置かれ、主装置の役割を果たすシステムが構築されています。専用アプリをインストールすれば、スマートフォンやパソコンなどからシステムを利用可能です。
これにより、インターネットがつながる場所であれば、出張先や自宅などどこでも電話機能を使えるようになりました。
ビジネスフォンとの違い
PBXはビジネスフォンと違い、離れた拠点同士でも内線をつなげる点やパソコンと接続して録音機能などさまざまな機能を活用できます。さらにクラウドPBXの登場により、スマートフォンも内線化できるようになりました。
クラウドPBXは、接続できる電話の機数や導入できる事務所の形態などにおいても広い拡張性を持っています。
クラウドPBXでできること
クラウドPBXは、従来のPBXが持っている機能をそのまま持ちつつ、さまざまなことができるようになっています。クラウドPBXでできることを把握し、自社でどのように活用できるのかを考えてみましょう。ここからは、クラウドPBXでできることを4点解説します。
基本の通話機能
クラウドPBXは、PBXが持つ基本的な通話機能を備えています。内線機能や保留機能、転送機能など一般的な機能を持っているため、従来型のPBXを使っていた方でも不自由なく利用できるでしょう。
最も大きな違いは、クラウド型であるため場所に縛られない点にあります。社内だけでなく、外出先やテレワーク時にも通話機能を使える点が特徴です。
IVR機能
IVR機能とは、自動音声で電話をかけてきた人に対応する機能です。自動音声によって用件別にユーザーを振り分けられるため、オペレーター業務の負担が軽減されます。
IVR機能と同じく、着信時にオペレーターへの振り分けを自動で行うACD機能もクラウドPBXには備わっています。この機能により、オペレーターに均等に電話が割り振られ、スピーディーな電話応対が可能です。
CRMとの連携
クラウドPBXは、CRMとの連携も可能です。CRMとは顧客関係管理システムを指しており、着信時に電話番号から氏名・企業名といった基本的な情報が表示される機能です。基本情報が通話前に表示されることによって、どのような要件で電話がかかってきたのか想像しやすくなり、担当者はスムーズに対応できます。
設定の変更
各種設定の変更もクラウドPBXであれば比較的簡単に行なえます。従来型PBXの場合は、専門の業者に設定変更を依頼する必要がありました。当然、依頼にあたっては費用を支払う必要があり、さらに変更作業中はPBXが使えないといった難点があったのです。
しかし、クラウドPBXであれば、内線番号の追加などある程度の設定変更は自力で可能なので、コストや時間を抑えられます。
クラウドPBXを導入するメリット
クラウドPBXは主装置を必要としないため、オフィス外など使用できる範囲が広がっています。さらにコストダウンにも効果的であるなど、多くのメリットを持っているサービスです。
ここからは、クラウドPBXを導入するメリットを5点解説します。
導入費用を抑えられる
クラウドPBXを導入するメリットの一つは、導入費用を抑えられる点です。クラウドPBXは、オフィス内に設置する装置を購入したり工事をしたりする必要がないため、PBXを導入するにあたって従来必要だったコストが抑えられます。また、装置設置場所の確保も必要ありません。
必ずしも何十ものアカウントを契約する必要はなく、数アカウントからでも契約可能であるため、中小規模の事業を行っている会社でも人数に合わせてサービスを利用できます。
テレワークの促進・拠点の拡大がスムーズにできる
テレワークの促進や拠点拡大がスムーズに進められる点もクラウドPBXのメリットです。クラウドPBXはインターネット環境さえ整っていればオフィスにいなくても利用できるため、自宅や遠方からも内線や顧客への応答、設定変更などができます。
そのため、テレワークを推進したい企業や離れた場所に新たな拠点を立ち上げようとしている企業にも向いているサービスと言えるでしょう。
様々な端末と接続できる
クラウドPBXは、パソコンやスマートフォン、タブレットなど様々な端末と接続できます。たとえばパソコンに接続すると、コールセンター業務などで電話をしながら顧客情報の入力・検索が可能です。
また、個人所有や会社支給のスマートフォンをビジネス用の携帯電話にできます。個人所有のスマートフォンをクラウドPBXによってビジネスフォンにすれば、端末購入費も抑えられるでしょう。
従来のPBXにはなかった便利な機能を利用できる
音声録音機能など、従来のPBXにはなかった機能を利用できる点もクラウドPBXのメリットです。音声録音機能を使えば、電話でのやり取りでありがちな「言った」「言ってない」などのトラブルを防止できるでしょう。
相手の電話番号や通話時間を一括で管理する機能や自動音声でユーザーに対応するIVR機能、着信時にオペレーターへの振り分けを自動で行うACD機能などを備えているため、導入によって業務効率化が実現できます。
短期間で導入できる
クラウドPBXは、従来型のPBXに比べて短時間で導入可能です。従来型のPBXは、申し込みや工事日程の調整、装置を設置するスペースの確保、装置の設定などが必要であるため、導入までに数週間から数カ月を要していました。
しかし、クラウドPBXは装置を設置する工事がないため、短期間で導入できます。最短で即日導入できるサービスもあるため、急ぎの際にも有用です。
クラウドPBXを導入する際のチェックポイント
クラウドPBXは現在では様々なサービスがリリースされています。導入時にはいくつかのポイントを押さえた上で、自社に適したサービスを選ぶことが大切と言えるでしょう。
ここからは、クラウドPBXを導入する際のチェックポイントを4点紹介します。
利用料・音質・機能のバランス
利用料に見合った音質と機能を備えているかという点は、クラウドPBXを選ぶ上で重要なポイントです。何をしたいのか、どのような用途で活用するのか、どの機能を利用したいのかなどを事前に決めておくと、あまり悩まずにサービスを決められるでしょう。
導入後のサポート体制
クラウドPBXを選ぶ際には、導入後のサポート体制にも目を向けましょう。新しいシステムを導入すると、最初のうちはわからない点が数多く出てきがちです。また、慣れないうちは誤操作によるトラブルも起きやすいでしょう。
そのような場合に備えて、不明点やトラブルをすぐに解決してくれるサポート体制が整ったサービスを選ぶことをおすすめします。
電話番号の引き継ぎ
元々使っていた電話番号をそのまま引き継げるかどうかも重要な観点です。サービスによっては従来の電話番号を引き継げないものがありますが、その場合には新しくクラウドPBX用の番号を取得しなければいけません。その手間を避けたい際には、サービスの提供元などへの問い合わせを行い、電話番号を引き継げるサービスを選ぶことをおすすめします。
NTTで取得した番号であれば、ほとんどの番号は引き継ぎ可能であるため、この点もあわせて押さえておきましょう。
トライアル期間を有効活用する
サービスによっては一定期間無料でサービスを利用できる「トライアル期間」を備えているため、この期間でテスト運用をしてみるのもいいでしょう。実際に使ってみて音質や機能をチェックすることで、導入可否をスムーズに決めていけます。
サービスの提供元やオフィスの環境によっては聞こえにくい・使いにくいものもあるため、事前確認はできる限り行いましょう。
クラウドPBXと同等の機能を持つビジネスフォン「トビラフォンCloud」
トビラフォンCloudはクラウドPBXの機能を利用できるビジネスフォンで、アプリをダウンロードするだけで利用可能です。ここからは、トビラフォンCloudの特徴を4点解説します。
クラウドPBXと遜色ない機能の充実度
トビラフォンCloudは、クラウドPBXが持つ通話録音機能や発信元特定機能、自動応答機能などを有しているサービスです。また、電話番号の管理なども一元管理できるため、導入によって業務効率化が実現できるでしょう。
050番号の取得で公私混同しにくくなる
トビラフォンCloudは、私用スマートフォンや社用スマートフォンをビジネスフォンにできるサービスです。
従業員の中には、私用スマートフォンにアプリをダウンロードすることで「私用電話との使い分けが難しくなるのでは」と不安に思う方がいるかもしれません。しかしトビラフォンCloudでは導入時に、インターネット回線を利用した電話番号「050番号」を取得できるため、仕事とプライベートを充分に分けられる仕組みが整っています。
個人経営者・中小企業が導入しやすい料金形態
トビラフォンCloudの月額料金は、1セット3,300円とリーズナブルで、中小企業でも導入しやすい料金体系です。1セットには、外線電話番号1番号、外線同時通話数2ch、内線番号数2番号が含まれています。
1セットから導入できるため、個人経営者やフリーランスにもおすすめです。
最短で翌営業日には利用を開始できる
最短で翌営業日には利用開始できる点もトビラフォンCloudが持つ特徴です。クラウド型であるため工事が必要なく、スムーズな導入をサポートしています。
公式サイトの申し込みフォームから申請すれば、サービス提供開始の通知を待つだけで、手間もほとんどかかりません。簡単かつスピーディーにサービスを利用開始したい方におすすめです。
電話業務を効率化したい方には「トビラフォンCloud」がおすすめです
複数拠点における電話業務を効率化したい企業や新型コロナウイルスの影響によってテレワークを推進したい企業にクラウドPBXはおすすめです。これから導入したいと考えている方は、クラウドPBXの特徴やメリットを押さえた上でサービスの比較検討を進めていきましょう。
既存スマートフォンを活用したい方には、トビラフォンCloudがおすすめです。ビジネスに役立つ機能も数多く搭載しているため、導入によって従業員の業務効率も上がっていくでしょう。無料トライアルを実施しているので、サービスが気になる方はぜひお問い合わせください。
