営業支援ツールとして数多くの企業が導入するSFA。しかし、機能や特徴を正しく理解できておらず、使いこなせていないケースは少なくありません。SFAを最大限に活用すると、営業の効率化はもちろん、営業マンの評価に役立てたりや売り上げを予想したりすることが可能です。
この記事では、SFAの機能やメリットを徹底的に解説します。さらに、SFAの選び方も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
SFA（営業支援ツール・システム）とは？どのような機能が使えるのか
SFAは「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」を略した言葉で、「営業支援システム」という意味をもちます。
SFAは営業成績の向上に活用できるシステムとして、営業活動全体の可視化やデータ化を行うことが可能です。営業活動の状態を数字や文字で視覚化することで、密接に情報を共有し、課題や問題点の 迅速な改善が見込めます。営業マン一人ひとりの行動を記録・共有・管理することもでき、成果を評価するために必要な時間を短縮できるのも魅力です。さらに、蓄積された営業のデータは、新たな戦略を練るときや新企画を立案するときに役立つでしょう。SFAの具体的な機能を5つ解説します。
機能①案件の管理
SFAの代表的な機能は、営業活動に関わる情報を一括で管理することです。案件ごとの進捗はもちろん、担当者や受注見込み、売上金額などもまとめて管理できます。さらに、過去の商談履歴までチェックできるため、今後の営業戦略を立てるうえでも効果的に活用することが可能です。
機能②営業マンの行動管理
営業マンの行動や成果を数値化し、管理するための機能です。各営業担当の訪問回数や提案商品の数、受注率などを管理することで、営業マンの成果を評価する際に役立ちます。さらに、見込み客が「自社サービスにどのくらい興味を示していたか」を把握できるため、蓄積したデータをもとに改善策を立てたり、相手に合わせた営業方法を研究したりすることが可能です。
機能③売り上げの予想
SFAでは、蓄積されたデータをもとに売り上げを予想することが可能です。営業活動のデータは、自動分析されたうえで可視化されます。顧客や製品、サービスごとに売り上げを予想し、見込みの受注額を入力することで、正確な情報をリアルタイムに把握できる仕組みです。売り上げの予測は、業務の改善や予算組みの参考になるでしょう。
機能④顧客情報の管理
顧客情報を分かりやすく管理できるのもSFAの特徴です。顧客の社名や電話番号、担当者などに加え、顧客に対するアプローチ履歴や案件履歴を保存できます。営業活動で受け取った名刺がバラバラになり、必要なときすぐに情報を確認できないという心配はありません。さらに、アプローチ履歴を確認すれば、同じ顧客のもとに何人もの営業マンが訪れてしまい、営業活動が重複する事態を防げます。
機能⑤普段の活動報告のサポート
営業マンにとって普段の活動報告は、時間と手間のかかる作業の1つです。そこでSFAを取り入れると、定型フォーマットにスマホやPCから必要事項を入力するだけで簡単に報告できるため、上司の手が空くのを待って直接報告する必要はありません。さらに、訪問先へのログが自動で保存され、滞在時間や訪問場所などの情報が自動で入力されるので、報告漏れを防ぎ、正確な情報を共有できます。
SFA（営業支援ツール・システム）を導入するメリット
SFAを導入すると、個人の営業活動を効率化でき、客観的な営業データを収集できるなどのメリットがあります。さらに、部署内での情報共有がスムーズになり、特定の担当者しか十分な情報を得られない事態を避けることも可能です。SFAを導入する具体的なメリットについて、詳しく見ていきましょう。
個人の営業活動を効率化できる
SFAを導入することで、スケジュールやToDoの管理が楽になり、個人の営業活動を効率化することが可能です。利用するシステムによっては、期日が近づくにつれ文字の色が変化し、視覚的に分かりやすく知らせてくれます。顧客情報を分厚いファイルから取り出す手間が省け、管理にかかる時間を削減できるのはもちろん、抜け漏れの心配もありません。SAFを導入することで、個人の営業活動を大幅に効率化できるでしょう。
属人化の予防になる
属人化を予防できるのもSFAの大きなメリットの1つです。営業職では、担当する顧客の情報を1人の営業マンが握っており、体調不良などで不在の場合、他の担当では対応できないケースがよくあります。さらに、優秀な担当者が転職・退職でいなくなると、売り上げが一気に落ちるケースも。SFAを導入すると、顧客の情報や活動内容をスマホやパソコンで共有できるため、このような属人化の心配はありません。移動や転勤などで営業マンが変更しても、蓄積されたデータをもとに引き継ぎができるため、顧客離れや営業不振の予防にもつながります。
客観的な営業データを収集できる
SFAに入力した情報はすべてデータ化・数値化され、表やグラフとして確認できます。営業データを客観的に分析できるため、偏った情報で改善策を見誤る心配はありません。さらに、データを用いて営業指導をするとイメージが伝わりやすく、理解度が高まります。
ノルマや目標への進捗も、すぐにデータ化できるので、素早く対策を講じることが可能です。また、売り上げを予想することで、翌月の計画を早めに立てたり、長期的な営業目標を設定したりできます。
部署内の情報共有がスムーズになる
部署内全体でスムーズに情報共有できるのもSFA導入のメリットです。各担当者が「いつ・どこで・何をしている」などを部署内で共有し、効率的にバックアップやフォローができます。さらに、入れ違いや担当者が帰社するのを待って業務が滞ることを未然に防ぐことも可能です。部署全体の意識を統一し、チームプレイで業務に取り組めるでしょう。
SFA（営業支援ツール・システム）を導入するときの注意点
SFAを導入するメリットは数多くあります。しかし、少なからず注意点があるので、導入前に確認しておくことが重要です。SFAを導入する際の注意点は、機能を使いこなすまでに時間がかかることや、データを正確に分析できる人材を確保しておくことです。注意点への対策を含めて、詳しく見ていきましょう。
導入する目的を明確する・使用する本人たちに伝える
SFAの導入後に見られる失敗は、目的が明確になっていないことです。実際に使用する担当者が目的を理解していなければ、SFAを有効に活用できません。まずは、現状の問題点を明確にし、SFAを導入すると何が解決できるのか共有しておくことが重要です。担当者の意見や要望を確認しておくと、より問題解決に効果的なSFAを導入できるでしょう。目的を説明せずに導入すると、上司や他部署から押し付けられているように感じ、定着しにくくなる恐れがあるため要注意です。
段階的に導入していく
段階的に導入していくことも重要なポイントです。SFAには、営業活動を効率化するさまざまな機能が用意されており、いきなりすべてを使いこなすのは簡単ではありません。まずは、顧客情報の管理のみに活用し、担当者が使い慣れてきたらスケジュールの管理を行うとよいでしょう。最終的にデータ分析にも利用すると、SFAの機能を理解したうえで最大限に活用できるはずです。
実際に使う人の意見を取り入れる
営業担当以外の人がシステム発注を行うケースも少なくありません。情報システム部や総務、役員など会社によってシステムを発注する担当はさまざまです。SFAを導入後、実際に利用するのは営業担当になるので、必ず現場の意見を踏まえてシステムを導入しましょう。現場の意見を取り入れずに導入すると、有効活用されない可能性があり、導入にかかるコストが無駄になることも。営業担当が「使いやすい」と納得したうえでシステムを導入することをおすすめします。
データを正確に分析できる人材を確保しておく
SFAの魅力は、データを蓄積できるだけではありません。蓄積したデータを営業活動の改善に役立ててこそ、魅力的なシステムといえるでしょう。そのためには、データを正確に分析できる人材が必要不可欠です。データ分析できる人材を確保しておくか、導入前に研修を行うなどしてスキルを身につけておくとよいでしょう。
SFA（営業支援ツール・システム）とCRM（顧客管理システム）の違い
営業の成果向上に役立つシステムがSFAですが、似た意味を持つ言葉として「CRM（顧客管理システム）」があります。2つとも営業に活用できるシステムであることに違いはありませんが、適切に使い分けることで最大限の効果を発揮することが可能です。営業に関連する2つのシステムですが、どのような違いがあるのでしょうか。CRMの特徴を踏まえて、SFAとの違いを解説していきます。
CRMは顧客管理に強いシステム
CRMは「顧客管理システム」という意味で使われ、顧客情報の管理だけでなく、マーケティングや顧客サービスなどを網羅したシステムです。顧客名や担当者、電話番号をまとめて管理することで、営業活動はもちろんマーケティングやサポート、マネジメントに活かせます。さらに、購入履歴や購入目的などのコアな情報を保存しておけば、顧客のニーズに合わせて最適なプロモーションや営業を行うことが可能です。蓄えておいた顧客情報を分析しニーズを確かめることで、満足度を高めながらリピーターを獲得できるのもメリットといえます。
CRMを導入するメリット
CRMを導入する最大のメリットは、顧客との関係を強化できることです。顧客の情報を細かく保存しておくと、担当者が変わってもニーズに応じたサービスを提供でき、顧客との関係を良好に保てます。顧客情報がきちんと管理されていなければ、同じ提案を複数回繰り返してしまったり、要求と異なるサービスを提供したりする可能性が少なくありません。管理している顧客情報を多角的な視点から分析することで、心をつかむ的確なアプローチができるのです。
SFAとCRMの違い
CRMの中で、営業に特化した機能を搭載するのがSFAです。つまり、CRMはマーケティングや営業、顧客サービスなどに幅広く対応していますが、SFAは営業に特化しているといえます。SFAでは、CRMより詳細な顧客情報や営業ノウハウを管理でき、顧客に最適なアプローチが可能です。一方、CRMは購入後の顧客管理をメインとしており、リピート化や良好な関係づくりをサポートします。近年はSFAとCRM両方の機能を搭載したシステムを出ているので、営業から受注後のサポートまで、手厚く対応できるシステムといえるでしょう。
SFA（営業支援ツール・システム）とMAの違い
営業支援に特化したSFAと同じ意味として捉えられやすいのが「MA（マーケティングオートメーション）」です。MAは、マーケティングを自動化・省力化する仕組みで、見込み客を顧客にするまでをサポートします。MAの基本的な役割を踏まえて、SFAとの違いを確認していきましょう。
MAの基本的な役割
MAの基本的な役割は、新しい顧客を獲得することです。例えば、Web広告を活用することで、自社の商品やサービスを知ってもらうといった施策がMAになります。見込み客のWeb上での行動を分析したり、興味や関心を見える化したりすることもMAツールを使うと実現可能です。さらに、キャンペーンの管理やメールマーケティング、社内アラートなどで見込み客の購買意欲を促進するのもMAの役割といえます。
MAを導入するメリット
MAを導入すると新しい顧客との関係構築がスムーズになります。見込み客の情報を分析することで、最適な商品やサービスをいち早く届けることができ、ブランド価値の向上につなげることが可能です。
さらに、マーケティングプロセスを可視化することで、収益アップにつながる行動を取りやすくなります。顧客の優先順位をハッキリさせ、ニーズに合わせた営業で収益向上につながるでしょう。
SFAとMAの関係性
集客力をアップさせるなら「MA」を利用し、営業活動の効率化には「SFA」が有効です。MAを活用し、見込み客に的確なアプローチを行ったうえで、SFAによる営業活動が効果を発揮します。アプローチを受けた見込み客は、購買意欲が高まった状態になるので、営業の成約率がアップするでしょう。SFAを活用することで、顧客の情報を分析し、最適な商品やサービスを提案することが可能です。
自社に適したSFA（営業支援ツール・システム）の選び方
SFAを選ぶ際は、操作のしやすさや導入コスト、カスタマイズ性など、意識すべき項目が5つあります。それぞれの項目で押さえておくべきポイントを理解し、自社に適したSFAを導入しましょう。5つの項目について、詳しく解説します。
操作のしやすさ
SFAを選ぶ際にもっとも重要なのが、「操作のしやすさ」です。優れたシステムでも、複雑な操作が必要なものは担当者の負担になるため、業務の効率化には適していません。画面の構成や起動しやすさなど、誰が見ても迷わず操作できるシステムが好ましいでしょう。さらに、現在の課題を解決するための機能が含まれていることも重要です。
導入コストに見合っているか
SFA導入で避けて通れないのがコストです。導入後の改善効果に見合ったコストの範囲内で、システムを導入しましょう。SFAの導入にかかるコストは、以下の通りです。
- システム導入費用
- ライセンス料
- メンテナンス費用
- バックアップ費用
- 端末費用
SFAシステムは、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類の導入方法があります。「オンプレミス型」は社内にサーバーを設置するため、カスタマイズしやすいなどのメリットはありますが、上記5つの費用がかかります。一方、「クラウド型」は運営会社からサーバーをレンタルして利用するため、月額の契約費用しかかかりません。その分、カスタマイズ性は低下するのがデメリットです。
ほかのシステムと連携できるか
どのSFAを選んでも基本的な機能はそろっています。次に重要なのは、ほかのシステムとの連携のしやすさです。導入直後に機能が足りないケースは考えづらいですが、使い続けていると、さらなる改善点が見つかることもあります。SFAだけで解決できない場合は、ほかのシステムと連携して改善する必要があるため、対応する機能や拡張性を確認しておくことが重要です。 SFAだけで解決できない問題も、外部システムと連携することで、スムーズに解決でき場合があります。
カスタマイズのしやすさ
SFAはできるだけ多くの企業に対応できるよう、ゆとりを持った設計となっています。ですが、業種や業態によっては、特殊なビジネスモデルを採用しているケースがあり、カスタマイズが必要なことも。状況に合わせて、カスタマイズが簡単にできるか確認しておくことが重要です。カスタマイズ性が低いSFAは、長期的に使い続けることが難しくなります。企業の成長やビジネス拡大を踏まえると、柔軟にカスタマイズできるシステムを選ぶべきでしょう。
スマートフォンアプリも使用できるか
多くの営業マンは、スマートフォンでSFAを使える方が便利でしょう。外出先では、画面の大きいパソコンやタブレット端末は開きにくく、操作を手間に感じてしまいます。スマートフォンに対応していれば、ちょっとした報告や情報チェックなら手軽に行えるので、手間に感じることは少ないでしょう。スマートフォンアプリでの使いやすさも要チェックです。
SFAを活用し営業を効率化しよう！
この記事では、SFAの基礎知識や導入のメリットを解説しました。営業支援ツール「SFA」では、顧客の情報管理や営業マンの行動管理、売上予想が可能です。顧客の情報を管理し、担当の営業マン以外にも共有することで、属人化を防ぎ、優秀な担当者が転職・退職した場合でも、顧客離れの心配はありません。担当者ごとの実績が明確になるため、営業部に所属する社員を評価する際にも役立ちます。営業の効率化はもちろん、営業担当者の実績管理まで対応できるSFAは、営業支援に欠かせないツールといっても過言ではないでしょう。
SFAにも数多くの種類があります。業種や業態に合わせて、最適なSFAツールを導入し、営業の効率化と売上アップにつなげましょう。
