―まず、わかさ生活様について教えてください。

当社は、「健康」をテーマにサプリメントや食品・化粧品の企画・開発、出版、原料OEMなどさまざまな事業を展開しています。

―トビラフォンBizを導入する以前は、業務でどのようなお悩みを抱えていましたか？

本社には代表番号と、お客様専用のフリーダイヤルを設けているのですが、どうしてもお客様が代表番号におかけになるケースが多くありました。その際は、従業員が電話口で「こちらではなく、専用ダイヤルへおかけ直しいただけますか」とご案内することになり、お客様にもお手間をおかけしてしまっていました。

Webサイト上ではそれぞれの番号へ誘導できるよう工夫をしていたのですが、それでもなかなか着信の流れが変わらず、従業員の手間も増えますし、何よりお客様にもご不便をおかけしてしまっているという状況でした。
どうにかして、この電話の導線をもっとスムーズに、双方にとって負担の少ない形にできたらと、改善を模索していました。

―トビラフォンBizをお選びいただいた決め手は何でしょうか？

類似機能をもった複数メーカーのサービスを比較検討したとき、導入後のサポート体制が特に充実していた点が大きな決め手でした。
私は普段システムを扱う担当ではないので操作に不安がありましたが、サポートセンターによるフォローが充実していたので、導入後も安心して利用できると思いました。
実際にIVRの設定を行うために問い合わせをした際、的確に案内してもらえたので、現在は自社で効率よく設定変更ができています。

―このような課題を解消するため、トビラフォン Bizをどのように活用されていますか？

主に、IVR（自動音声ガイダンス）の機能を活用しています。
代表電話にかかってきた際に、ご注文などコールセンター向けのお問い合わせのお客様には、フリーダイヤルの番号を自動でアナウンスしています。これにより、お客様を適切な窓口に効率的に誘導できるようになりました。
また、会社としてはこういったサービスを導入したいと思っていたタイミングで、電話機の入れ替え時期とも重なったため、スムーズに導入できました。

―その他に、社内の運用体制に何か影響はありましたか？

最も便利になったのは、受電スケジュールの設定を自社で簡単にできるようになったことです。
今までは年末年始や社内行事の際に、保有している電話番号すべてに転送設定が必要で、場合によっては自宅から転送設定をしたりと、かなり大変でした。現在はトビラフォン Bizで事前に受電時のスケジュールを組むことができるようになり、煩わしさから解放されました。

―社員の方からも、トビラフォン Bizによって変化を感じる声があがっていますか？

通話内容のメモを取り忘れても、通話録音ですぐに確認でき、無駄な折り返し対応が減ったという声がありました。また、コールセンターへの誘導を自動化した影響で電話の受付件数が大幅に削減できたため、電話対応に追われることがなくなり、場所を問わずミーティングが行いやすくなったと社内でも好評です。迷惑電話も月に何十件とありましたが、迷惑電話フィルタによって格段に減ったようです。

―最後に、電話業務に課題を抱えている企業様に向けて、おすすめのポイントを教えてください。

操作がシンプルで管理しやすく、サポート体制も万全なので、パソコンに不慣れな方がいても安心して運用できます。電話業務に課題を抱えている企業様にはぜひおすすめしたいサービスです。
トビラフォン Bizを導入し、これまで電話業務にかけていた無駄な時間が少なくなっていくのを実感しています。このようなサービスを利用することで、社内全体の満足度も上がるのではないかと思います。

―ありがとうございました。