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「脱・固定電話」で、場所に縛られない自由な働き方を実現

株式会社インフォアライブ

Profile

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事業内容サーバー事業、システム開発、Web制作
従業員数10名(2021年2月時点)
ホームページhttps://infoalive.com/

大規模サイトからSOHO、個人の趣味から商用利用まで幅広い目的に合わせてウェブサイト構築を行う大阪府のインフォアライブ。昨今は社員の働き方改革に力を入れ、自由な働き方の実現を模索している。働く場所が縛られる原因の一つである会社の固定電話を無くしたいと考えていたものの、なかなか踏み切れずにいた。そんな中、「トビラフォン Cloud」を導入。働く環境はどのように変化したのか。同社に話を伺った。

お話を伺った方:
代表取締役 高垣 直史 様

この事例のポイント

  • 場所に縛られず自由に働きたい!その思いを阻害する固定電話の存在
  • 着信グループ設定で無駄な電話対応の必要なし。テレワーク中の電話業務を円滑化
  • 休暇中や休憩時は着信時通知をコントロール、電話をストレスフリーに
―はじめに、インフォアライブ様について教えてください。

<お話を伺った代表取締役の高垣様>

高垣:弊社は、サーバー事業、システム開発、Web制作の大きく3つの事業を行っています。これら3つは、本来はそれぞれ別の業者に依頼される方も多いと思いますが、何か問題があった場合には「どの業者に連絡したらいいの?」となりがちです。私たちはこれらを一元的に保守管理しており、お客様に安心してWeb上でのビジネスを行っていただけるよう支援しています。
課題
固定電話廃止を目指すものの、テレワーク中の代表電話問題が
―「トビラフォン Cloud」を導入されたきっかけは何でしょうか。
高垣:以前から、社内で「そもそもオフィスに固定電話は必要なのか?」という議論は行っていました。数年前にFAXは廃止していたので、次は電話を無くそう!とまで考えていたのですが、やはりお客様によっては電話での対応が必要なことも。特にECサイトを運営するお客様は、一日に数百万単位の売上げが発生する場合もあるため、緊急時や問題発生時は迅速な対応が必要となります。そういうわけで、なかなか固定電話廃止までは踏み切れていませんでした。

コロナが拡大し、最初の緊急事態宣言が発出された時に、一斉にテレワークを行いました。その後、恒常的にテレワークを導入する方針にもなりました。ところが、テレワークの際はオフィスの代表電話が取れないため、社員が電話応対のために出社することになり、大きな負担になっていました。
選定
場所に縛られず自由な働き方を実現するカギは、クラウドPBX
―「トビラフォン Cloud」を選んだ決め手は何だったのでしょうか。
高垣:恒常的にテレワークを行うため、クラウドPBXを導入しようと考えました。事務所にPBX機器やハードウェアを設置しなければならない電話サービスがある中で、完全クラウド型であり、かつコストパフォーマンスも一番良かった「トビラフォン Cloud」を選びました。テレワークになってからは特に、不足しがちだった社員間コミュニケーションにおける音声ツールとしても有効に利用しています。
―貴社にとって、クラウド型ビジネスフォンを利用するメリットは何だったと考えますか。

<クラウドPBXは、場所に縛られない様々な働き方を実現。>

高垣:固定電話がある以上は働く場所が固定されますし、電話番号も事務所の特定の電話機でしか使えません。それを完全にクラウド運用できるようになるのは非常に大きな効果だと思います。

弊社では、働き方改革に力を入れていきたいと考え、以前から社内で「働き方を見直そう」と話しています。テレワークはもちろん、ワーケーションやもっと自由に働ける環境を実現するにはどうすればいいのか、皆で考えてきました。それを実現するツールの一つとして、働く場所を選ばずに運用できるクラウド型ビジネスフォンは有り難いです。
効果
テレワーク中の電話業務が円滑化。休暇中や休憩時も電話のストレスから解放
―実際に「トビラフォン Cloud」を導入してみて、業務に変化はありましたか。
高垣:代表電話番号のほか、各部署に専用の電話番号を割り当てています。「トビラフォンCloud」はグループ着信ができるので、部署単位でユーザーをグループ化し、部署の電話番号を紐づけることができて便利です。テレワークになればなるほど、自分の業務に関係ない電話を着信するのが大きな負担になります。番号を各部署に紐づけておくことで、担当者が効率的に対応できます。コストをかけずに、電話番号を適切に割り当てられるのはいいですね。
―おすすめの活用方法やお気に入りの機能があれば教えください。
高垣:迷惑電話フィルタ機能は便利ですね。デフォルト機能として迷惑電話がフィルタリングできるので、業務に関係ない営業電話の対応をする負担が減りました。

ユーザーごとに着信時の通知を自由に設定しやすい点も社員間で好評です。例えば、弊社には育児休業を取得している社員がいるので、休暇中は着信グループから外すことで、着信通知が届かないよう設定しています。「トビラフォン Cloud」ならそういった細かな対応も簡単にできます。

それから、アプリの「状態設定」で着信時通知をオフにできる機能も便利です。有給休暇を長期間取得する場合は、休暇期間を設定して着信時通知をオフにできます。また、日々の休憩時間もストレスなく食事の時間を取れるよう、デフォルト設定の1時間で着信時通知をオフにすると、ちょうどいいんです。

<休暇中や休憩時に「状態設定」で着信をコントロール。>

―今後、「トビラフォン Cloud」をどのように活用していきたいですか。
高垣:今後も自由に働ける環境をどんどん作っていきたいので、それを実現するツールとして「トビラフォン Cloud」を使っていけたらと考えています。場所を選ばずに働ける環境を作ろうと思うと、やはりクラウドPBXは必要になってきます。テレワークを検討されている方は、選択肢の一つに入れてみるといいのではないかと思います。
―テレワークはもちろん、自由度高く働ける環境作りのためにクラウドPBXは効果的ですね。貴重なお話をありがとうございました。

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