金融・証券市場等の調査研究機関として、専門ストラテジスト、アナリストがマーケットや企業の調査分析をし、情報やレポートの提供を行うＴ社。コロナ禍でテレワークに移行したものの、取引先や投資家との通話はセンシティブな内容が多く通話録音が必須のため、電話業務は出社して行わざるを得なかったという。「トビラフォン Cloud」に置き換え、この課題解決に成功した同社に話を伺った。

お話を伺った方：
取締役 様　／　
業務部長 様

―どのような背景で、「トビラフォン Cloud」の導入に至ったのでしょうか。

金融・証券市場等の調査研究機関として、機密性の高い情報を取り扱うことが多い日々の業務を円滑に行う上で役立つようにと、この度「トビラフォン Cloud」の導入に至りました。

―「トビラフォン Cloud」導入以前に抱えていた、社内の電話に関する課題を教えてください。

新型コロナウイルス感染症の拡大により、弊社でもテレワークをする従業員が増えました。その際、社内での電話業務をテレワークに移行できないという問題が起こりました。

私たちの事業の特性上、普段からお客様である投資家の方と電話でお話する場面が非常に多いです。そのため、調査研究職に関しては、会社の固定電話に通話録音機能を付け、お客様とどのような情報を話しているか記録していました。取り扱う情報によっては、禁止行為を行っていないか、コンプライアンスが遵守されているかを調査しなければならないためです。

ところが、テレワーク中は会社の固定電話を使用できないので、お客様と電話ができず業務の幅が狭まってしまいました。弊社では、通話録音ができない一般的な携帯電話でお客様と会話することは基本的に禁止としています。そのため、出社しなければ業務がなかなか進まず困っていました。

―取り扱う情報やお取引先の特性上、通話録音は必須の機能だったのですね。

―サービスの選定時に重視したポイントはありましたか。

通話録音機能は導入条件として必須でした。また、コストを抑えられるかも意識して選定しました。自動で通話録音ができ、費用プランもシンプルでコストも手頃な「トビラフォン Cloud」を選びました。

また、弊社の場合、緊急時といった外部の環境が大きく変化するような状況下でも迅速な対応が行えるように、親会社が管理する電話回線とは別で導入や管理設定を行えるどうかも重要なポイントでした。管理や設定時に親会社に依存せず、弊社独自でスムーズな対応を行うために、手間がかからない独立したクラウドサービスを探していました。その点、「トビラフォン Cloud」は手軽に導入できていいですね。管理画面を自社で自由に触れるのは便利です。

―実際に「トビラフォン Cloud」を導入してみて、業務に変化はありましたか。

基本的には「トビラフォン Cloud」の050番号を従業員一人一人に付与し、社用の番号として使用しています。「トビラフォン Cloud」には、弊社が重視していた通話録音機能が搭載されているので、テレワーク中もお客様と電話で会話することが可能になりました。テレワークによって電話業務の幅が狭まる心配がありません。何かトラブルが発生した場合には、通話録音データがお客様や従業員を守る安心材料となりますので心強いですね。

＜トラブル発生時も通話録音データがあれば安心。＞

また、弊社のアナリストの中には、作成した調査レポートに「トビラフォン Cloud」の電話番号を連絡先として記載し、お客様に配布している者もいます。仕事用の連絡先として「トビラフォン Cloud」を使えるようになったので、プライベート番号を取引先にお知らせする必要がなく安心して利用できます。外出中の従業員が内線を使って社内に連絡できる点も便利ですね。

―最後に、テレワーク移行において、クラウド型ビジネスフォンを利用するメリットは何でしょうか。

テレワーク中の業務において、従業員が個人携帯を使用する場合、業務で発生した通話料を会社負担とするのか自己負担でお願いするのか、経費面での懸念はやはり出てくるものだと思います。従業員の個人携帯で業務とプライベートの通話料が混在する場合、会社としてどのような方法で補助を出すのか取り決めをするのは、テレワーク移行を急ぐ中では大変なことです。一方で「トビラフォン Cloud」であれば、個人のスマホで使用しても、業務で発生した通話料は自動的に会社に請求されるため、スムーズに経費の区別ができます。費用としても割安です。テレワーク移行時の会社の手間が少なくなるのは非常にありがたいです。

―会社にとっても従業員にとっても、手間やストレス少なくテレワークが可能になったのですね。本日はありがとうございました。