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代表電話取り次ぎや個人携帯使用のストレスを解消 全国どこでも会社の電話応対が可能に 株式会社ジェイトリップ トビラフォン Cloudの導入事例 株式会社ジェイトリップ

代表電話取り次ぎや個人携帯使用のストレスを解消。
全国どこでも会社の電話応対が可能に。

株式会社ジェイトリップ

Profile

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事業内容オリジナルパッケージツアーの企画・開発・提供
従業員数108名(グループ全体、2020年11月時点)
ホームページhttps://www.jtrip.co.jp/

1990年に創業した旅行会社のジェイトリップ。旅行のEC化をいち早く取り入れ、現在「日本航空Web販売ツアー席数 No.1」の実績を持つ。2004年からは紙のパンフレットを一切廃止しWeb上のみの販売に切り替えた「パンフレットを造らない旅行会社」の実現や、2009年には「デジタル遊牧民宣言」を行いリモートワークを促進するなど、先進的でユニークな活動を実施。新型コロナウイルス感染症拡大時も、素早く会社の電話をクラウド化し業務改革を行った。次々に新しい取り組みに挑戦しているジェイトリップに話を聞いた。

お話を伺った方:
代表取締役 石橋 幸夫 様
セールスコンサルティングセクション リーダー 川田 将司 様

この事例のポイント

  • 従業員の個人携帯で利用しても、業務とプライベートの電話をしっかり区別できる
  • 内線・転送により全国各拠点のメンバー間での電話取り次ぎがスムーズに、コミュニケーションも活発化
  • 「着信時アクション」の設定で、担当者が電話応対できない時もチームでフォロー可能に

<ジェイトリップがSDGs活動として掲げる「デジタル遊牧民」と「ペーパーレス」>

―はじめに、ジェイトリップ様について教えてください。
石橋:ジェイトリップはWeb販売に特化した旅行会社です。IT化や柔軟な働き方の実現に積極的に取り組み、旅行業界の中でも先進的な会社だと自負しております。2004年には他社に先んじて、紙のパンフレットを廃止しWebに切り替えました。他社がオンライン化する頃には、すでに私たちはノウハウを蓄積し、時流に乗ってターゲット顧客層にアプローチする体制が構築できていたんです。2009年には、全社員がパソコンで業務を行い世界中を旅しながら仕事をする「デジタル遊牧民宣言」を実施。以降、リモートワークが社内で広まっていきました。新型コロナウイルス感染症拡大の影響もあり、現在は社内の9割がリモートワークを行っています。
―お二人とも今日は在宅勤務ということで、まさに「デジタル遊牧民」というわけですね。
課題
個人携帯や代表電話取り次ぎなど、テレワークを阻害する電話問題
―「トビラフォン Cloud」導入以前に抱えていた、社内の電話に関する課題を教えてください。
石橋:普段の業務では、ホテル・航空会社などと電話する機会が多いです。ただ、社用携帯を従業員一人一人に配布するのはコストが高く、管理にも手間がかかるので、個人携帯を使用している従業員が多いのが現実でした。しかし、今回の新型コロナウイルス感染症拡大に伴い、さすがに個人の携帯電話に頼り続けるのは難しいと感じました。仕事で個人携帯を使うのは従業員にとっても抵抗感がありますし、通話料も負担になってしまうため、課題を感じていました。
川田:代表電話の取り次ぎにも課題がありました。チームのメンバーは全国各地の拠点で働いているので、以前は代表電話をまとめて私に転送し対応する運用をしていました。しかし、チームメンバーに一つ一つ折り返しの電話をお願いしなければならなくて、とても大変でした。
選定
コストを抑えながら、スマホ1台で仕事とプライベートを区別
―サービスの選定時に重視したポイントはありましたか。
石橋:業務と個人の電話機能が分けられて、かつ管理画面がシンプルで使いやすい電話ツールであるということを最も重視しました。

コスト面も気になったので導入前に試算しました。弊社は外線通話が多く、通話料がかさまないか懸念していましたが、予想以上にコストが安く抑えられる事がわかり、その点も魅力的だと感じました。
効果
メンバー間で電話応対のフォローが可能に。北から南まで全国各地でのコミュニケーションが円滑化。
―実際に「トビラフォン Cloud」を導入してみて、業務に変化はありましたか。
川田:「トビラフォン Cloud」を導入してから、個人のスマホにアプリを入れればどこでも会社の電話を取れて、内線を使って転送もできるようになりました。北海道で受けた電話を沖縄に繋ぐ、なんてことも今では日常茶飯事です。代表電話への折り返しや、電話の取り次ぎの手間がなくなり、とてもラクになりました。
―おすすめの活用方法やお気に入りの機能があれば教えてください。
石橋:管理画面の「着信時アクション」で着信時の挙動を細かく設定できるのは非常に便利です。担当者が離席中で電話に出られない場合「何秒電話に出なかったら他のメンバーに繋ぐ」といった細かい設定ができます。離れていても、メンバーがお互いにフォローしあいながら電話応対ができます。

本来、電話の発着信は1対1の関係ですが、いざという時は1対複数体制でフォローできるのは安心できます。アプリの着信履歴を見れば、自分が出られなかった電話に誰が応対してくれたかも確認できていいですね。

音声アナウンス機能も、デフォルトで用意されている音声のバリエーションが豊富で使いやすいです。
川田:私は内線を使う機会が多いので、「連絡可能」や「退席中」など状態を表示できるアイコン設定の機能をよく活用しています。チームメンバーが離れていても、今電話に出られる状況なのかを互いに把握するのに便利です。電話に出られない時は、こまめにアイコンを設定するようにしています。
―最後に、「トビラフォン Cloud」を検討されている企業に向けて、ひと言メッセージをお願いします。
川田:全国にメンバーがいたり、テレワークを行っていたりする企業に非常に相性がいいと思います。在宅でも移動中でもスマホで会社の電話が取れて、しかも自分が対応できない電話は他の人に内線で転送できます。日本の北から南まで、メンバーが離れていても問題なく使えるので、社員間のコミュニケーションが活発になったと思います。
石橋:今回のコロナ禍のような有事発生時や、従業員の変動など、スピーディーに物事に対応しなければならない状況で、会社の電話の設定が管理画面で自由にできることは大きなメリットだと思います。
―社内業務のIT化をいち早く推し進められたジェイトリップ様にそう言っていただけるのは心強いです。お二人ともありがとうございました。

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