名古屋市と知多市を中心に、愛知県全域で企業のバックオフィスのサポートを行う税理士法人葵パートナーズ。新型コロナウイルス感染症拡大に伴い、テレワーク移行に試行錯誤する企業も多い中、同社は緊急事態宣言の発令以前にテレワーク移行ができたという。事務所の代表電話を「トビラフォン Cloud」に置き換え、電話業務のテレワーク体制構築に成功した同社の事例を伺った。

お話を伺った方：
代表社員　花田 直子 様　／　
名古屋事務所所属 経理コンサル部門　中島 佑依 様

―はじめに、葵パートナーズ様について教えてください。

＜花田様（左）と中島様（右）＞

花田：葵パートナーズは経理業務のIT化に強みを持つ税理士事務所です。お客様の経理業務において積極的にIT化を推し進め、クラウド会計の導入実績はすでに100社以上。これは業界でもトップクラスではないかと自負しています。経理業務は昔ながらの紙業務からなかなか離れられず、アナログな面もまだまだ多いため、私たちの力で改善していきたいと日頃から強く思っています。

そのような背景もあり、自社の業務のIT化にも当然前向きです。「トビラフォン Cloud」のような新しいITツールの活用にも全く抵抗感はなく、むしろ早く導入したいと考えていました。

―「トビラフォン Cloud」導入以前に抱えていた、社内の電話に関する課題を教えてください。

中島：事務所にかかってきた電話を在宅勤務者や外出中の営業メンバーに転送することができないことに、困っていました。お客様には「後ほど折り返しさせます」と言って電話を切り、社内のチャットツールでメンバーに連絡していました。お客様とはメールやチャットツールでやり取りする場合が多いですが、手っ取り早く電話で話したいシーンがあるのも現実です。事務所にいる従業員でしか対応できない代表電話は、担当者が折り返すまでお客様をお待たせしてしまうため不便さを感じていました

―社用携帯に関してはいかがでしたか。

花田：社用携帯にも課題がありました。事務所には営業メンバーが外出時に使用するための共用の携帯電話を置いています。しかし、数に限りがあるために使いたい時に使えないメンバーが出てしまったり、うっかり充電し忘れていたり... 。そうなると、結局個人の携帯電話を使わざるを得なくて。個人の携帯電話だと、取引先に個人の電話番号が知られるリスクや通話料の区別などの問題も出てしまいますよね。

―サービスの選定時に重視したポイントはありましたか。

花田導入までのスピード感です。実は私、とてもせっかちな性格で（笑）。当時は「明日から使いたい！」くらいの気持ちでテレワーク移行のための電話サービスを探していました。色々と調べていた時に、たまたま新聞で「トビラフォン Cloud」が取り上げられているのを見たんです。使いたい機能が揃っていたし直感的に良さそうだと思い、すぐ問い合わせました。

私の希望どおり、最短翌営業日から導入に対応してもらえるので、非常にスピーディーに導入ができてよかったですね。

中島：そうですね。このご時世でテレワークをする企業が増えている中で、即対応いただけ、最短翌営業日で導入できるスピード感には驚きました。世の中のニーズとも合っていますよね。

―実際に「トビラフォン Cloud」を導入してみて、業務に変化はありましたか。

中島：「トビラフォン Cloud」で社外にいても会社の電話を受けたり、転送したりできるようになりました。従業員はもちろん、これまで折り返しでお待たせしていたお客様のストレスも解消できていると感じます。自宅にいてもお客様と連絡ができるのはいいですね。

―士業業界はお堅いイメージがあったので、葵パートナーズ様のようにITツールを活用し、テレワークに前向きなこと自体に意外性を感じます。士業業界全体では、テレワークに対する現状はいかがでしょうか。

花田：士業業界の中でも二極化していると感じます。出社形態を続ける昔ながらの事務所もあれば、積極的にIT化を推し進めテレワークを導入する先進的な事務所もあります。私たちのように柔軟な働き方やIT化にポジティブな税理士事務所には、「トビラフォン Cloud」は相性がいいと思いますね。

―おすすめの活用方法やお気に入りの機能があれば教えください。

中島：私が特に気に入っているのが、発着信時の「事業者名称自動表示」機能です。仕事柄、役所や税務署などに電話することが多いのですが、自分の電話帳に登録していなくても事業者名称が自動で表示されるのは非常に便利です。自分がダイヤルした番号に間違いがないか確認した上で架電できたり、着信履歴にも名称が残るのでどこに電話したか確認できたりと、使っていて安心します。

―最後に、今後テレワークを検討されている企業に向けて、ひと言メッセージをお願いします。

花田：営業メンバーをたくさん抱える企業にとって、社用携帯の支給は大きなコストになります。社用携帯がガラケーの場合は、スマホのようにたくさんの機能が使えないために生産性も低くなりがちです。「トビラフォン Cloud」なら個人のスマホに入れて使えるのでコストが削減できますし、様々な機能による効果も上がります。「トビラフォン Cloud」が日本全体に広がり、多くの人に使われたら、社会の生産性も上がるのではと思います。

中島：社用携帯だと２台持ちで充電も頻繁にしなければならなかったり、緊急の連絡に備えてプライベートでも常に社用携帯を持ち歩かなければならなかったりと大変です。個人のスマホにアプリを入れて社用携帯として利用できる「トビラフォン Cloud」は、こういったストレスから解決され、スマートな働き方の実現に繋がると思います。どこでも仕事ができるので、女性の社会進出やワーケーションも広がりそうですよね。

―会社の電話を改革することで、働き方の可能性がぐんと広がりますね。お二人共、力強い言葉をありがとうございました。