オフィスのフリーアドレスを導入している企業は一般的になってきました。
社員が柔軟に働く場所を選べ、コミュニケーションのきっかけにもなるなどの理由から採用する企業が増えているようです。
ただし、気をつけたい点としては、かかってきた電話の取り次ぎです。
これまで特定のデスクを確認すれば対応ができましたが、フリーアドレスの場合はそうはいきません。
そこで、本記事では、フリーアドレスの頻出する課題「電話取り次ぎ問題」の対処法をご紹介していきます。
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、オフィス内に固定の席を用意せず、自由な席で仕事ができる働き方のことです。ノートパソコンやタブレット、無線LANなどを活用し、オフィス内の好きな場所や空いている席で仕事をすることができます。フロア内に長机やソファ、椅子などが用意されていたり、カフェスペースやフリースペースなどが用意されていたりすることもあります。
フリーアドレス導入の主なメリット
フリーアドレスを導入するとどのようなメリットがあるのか、ご紹介します。
従業員間のコミュニケーション促進
フリーアドレスを導入すると、日々異なる場所で仕事をすることで、異なる人とコミュニケーションが発生します。固定の席で仕事をしていると、同じ部署の人や決まった人としか関わらないことが多いですが、フリーアドレスを導入することで、役職・部署・年齢などの垣根を越えて偶発的な社内交流が促進される可能性があります。様々な価値観に触れることで、新しいアイデアの創出に繋がるメリットがあります。
コスト削減・省スペース化
フリーアドレスを導入することで、従業員一人ひとりへのデスク・椅子・備品の配布が不要になります。デスクや椅子などの数が減り、コスト削減や省スペース化にも繋がります。
オフィス環境の美化
固定席だと、自分専用のデスクのため片付けをしなくなり、私物や不要物が増加する恐れもあります。一方で、フリーアドレスであれば多くの人と同じ場所を共有するため、場所を綺麗に保つ意識が生まれます。不要物やゴミ、私物の発生リスクが減少し、オフィスの美化が進むことで仕事のモチベーション向上にも繋がります。
フリーアドレス導入の主な課題
フリーアドレスには一定のメリットがありますが、導入した際に発生しうる課題も抑えておく必要があります。
マネジメントが困難
フリーアドレス制を導入する際の課題として、マネジメントが困難になることが挙げられます。上司・と部下が顔を合わせる機会が減るため、連絡や勤怠管理、稼働状況などが把握できないなど、マネジメントが困難になる場合があります。課題が蓄積すると、結果的にチーム力が落ち、組織としての意識が希薄化する恐れもあります。
座席の固定化
フリーアドレスでも好みの席が1つに絞られた場合や、毎日決まった場所で仕事をしたい人がいると、フリーアドレスを導入しても結果的に座席が固定化してしまうことは珍しくありません。座席が固定化すると、関わる人も固定化されてしまう場合もあります。ただし、無理やり毎日座席を変えるように強要するとフリーアドレスの意味がなくなり、従業員のモチベーション低下につながる懸念もあります。
電話の取り次ぎが困難
フリーアドレスで発生する課題として、社内の電話の取り次ぎが困難になることがあります。固定席であれば、それぞれのデスクに置いてあるビジネスフォン（固定電話）で電話を取り、内線番号や座席表を参考にスムーズな電話の取り次ぎが可能です。しかし、フリーアドレスだと、電話を取り次ぎたい相手がどこにいるか分からず、スムーズに取り次げなくなってしまいます。固定電話担当を設ける企業もありますが、特定の従業員の負担になったり、フリーアドレスで働く他の従業員への取り次ぎが困難でつまずいてしまったりする場合もあります。
フリーアドレスの頻出課題「電話取り次ぎ」の対処法
フリーアドレスの頻出課題である「電話取り次ぎ」の対処法をご紹介します。
デジタルコードレス電話機の利用
デジタルコードレス電話機は、電話の子機のように持ち歩くことができる固定電話です。電話を受けた後、一旦保留にし、内線で個々の端末に転送します。デジタルコードレス電話機のメリットは、相手の場所がわからなくても、端末番号が分かれば電話取り次ぎができる点です。ただし、デメリットとして、無線の範囲が限定されるため中継アンテナの設置が必要となる場合があります。
電話代行サービスの利用
電話代行サービスは、固定電話への着信対応を、社外の業者に依頼できるサービスです。電話対応が不要になり本業に集中できるメリットがあります。一方で、代行業者からの電話の取り次ぎには社用携帯など端末が別途必要になったり、サービス外注コストが発生したりするデメリットもあります。また、自社社員のみ回答できる内容の問い合わせだった場合は、再度自社社員から折り返しをする手間になってしまい、顧客満足度や対応スピード、業務効率で課題が出てしまうリスクがあります。
Web座席表システムの活用
Web座席表システムは、リアルタイムで座席表が反映されWeb上で確認できるシステムです。QRコードで出席・退席を簡単に登録できるサービスもあります。Web座席表システムのメリットとしては、オフィス内で誰が在席か、どこにいるかがすぐにわかります。休憩や外出などのステータスを表示できる機能を備えたサービスもあります。一方で、電話の取り次ぎには社用携帯などの端末が必要となるデメリットがあります。また、座席の登録のたびに読み取りが必要になり、手間が発生します。QRコードの読み取り忘れなどで座席の登録を失念した場合には、誰が社内にいるかWeb上で確認できず、電話の取り次ぎは困難になります。
クラウドPBXの導入
フリーアドレスでの電話取り次ぎの課題解決法として、クラウドPBXの導入があげられます。PBX（Private Branch eXchange）とは構内交換機のことで、企業などの組織で複数の電話機を使用する際に設置する機器を指します。
PBXをクラウド化し、インターネット上で通話・通信を行う仕組みをクラウドPBXといいます。従来の電話回線に代わりにインターネット回線を利用して、内線・外線・転送などの電話機能を利用できるサービスです。
クラウドPBXサービスはPCやスマホのアプリで使用できるため、社内のどこにいても電話の取り次ぎが簡単に行えます。フリーアドレスオフィスでも、自分が持つ端末でスムーズに電話の取り次ぎができるため、業務効率化につながります。
また、発着信機能、内線機能、保留機能、留守電機能など、従来のビジネスフォン（固定電話）に搭載されている様々な機能が利用できます。インターネット環境とPC・スマホなどの端末さえあれば利用可能なので、導入コストも削減できます。
フリーアドレス導入にも便利な「トビラフォンCloud」
フリーアドレス導入時の頻出課題である電話取り次ぎに関する対処法を解説しました。フリーアドレス導入を検討する際は、電話の取り次ぎにかかるコストや手間も同時に検討する必要があります。
導入時に構内交換機などの設備投資がなく、現在利用中のスマホに専用アプリを入れるだけでビジネスフォンの機能が利用できるクラウドPBX「トビラフォンCloud」は、フリーアドレスのオフィス環境やテレワークにもぴったりです。電話取り次ぎ課題の解決策としてぜひご検討ください。
