使用中のビジネスフォンに不具合を感じたら、買い替えの検討をおすすめします。「ビジネスフォンはいつ買い替えるべき？」と疑問をお持ちの方が多いはずです。不具合が発生していなくても購入からかなりの年月が経っていれば劣化が進み、いつ故障してもおかしくありません。
この記事では、ビジネスフォンを買い替えるタイミングを解説します。買い替えの目安を知っておくと、故障する前に対処でき、業務に支障が及ぶのを回避できるでしょう。買い替えコストを抑えたい方におすすめのビジネスフォンも紹介するので、ぜひ参考にしてください。
ビジネスフォンを買い替えるタイミング
ビジネスフォンは故障するまで使い続けるという方がほとんどです。買い替える回数を減らせば、コスト削減にはつながります。しかし、突然のトラブルで発着信できなくなり顧客や取引先に迷惑をかける可能性があるため、買い替えのタイミングには注意が必要です。ここで紹介する4つの条件に一つでも当てはまったら、買い換えることをおすすめします。
法定耐用年数を超えた
ビジネスフォンは税法上、耐用年数が6年と定められており、耐用年数を迎える頃には買い替えを検討すべきでしょう。ただし、6年を超えたからといってすぐ故障するわけではありません。中には耐用年数を超えて10年以上も使い続けられる場合もあるので、あくまで買い替えの目安として考えておきましょう。
しかし、古すぎるビジネスフォンを使い続けていると、故障したときに修理部品が廃盤になっている恐れがあります。故障した際のリスクを考慮すると、6年を目処に買い替えを検討するのが無難といえるでしょう。
以前より使いにくいと感じるようになった
ビジネスフォンを使用中に音声が聞こえにくいなどの不具合が発生したら、買い替えのタイミングです。不具合を放置した状態で使い続けると、まったく通話できなくなり業務に大きな支障をきたす恐れがあります。
「音声が聞こえにくい」「ボタンの反応が悪い」「発信先につながらないことがある」といった不具合を感じたら、早めに買い替えを検討しましょう。
新しい事業を始めるとき
新しい事業を始めるときや、事務所を移転するときは、ビジネスフォン買い替えのポイントです。現状のビジネスフォンを新たな拠点に移動させるのは一苦労。移動時の電話工事により通信障害などの不具合が発生する恐れもあります。
新たな拠点と併せて、ビジネスフォンも買い替えるのがおすすめです。買い替えの際には、現状のビジネスフォンにおける問題点を洗い出してみましょう。従業員の中には「こんなシステムがあれば便利」とった意見があるかもしれません。
さらに、新型のビジネスフォンは、ほかのシステムとの連動性に優れていたり、PC・スマホと接続することで業務の効率化につながるものもあります。新しい事業を始める際には、新型モデルの機能に注目しながらビジネスフォンの買い替えも併せて検討しましょう。
契約の更新日が近づいたとき
ビジネスフォンをリース契約している場合、契約期間を7年に設定している業者がほとんどです。しかし、多くの企業は7年を過ぎても再リース契約を行い、使い続けています。不具合がなければ使い続けても問題ありませんが、契約更新のタイミングで料金が安いサービスに変更するのも一つの手段です。
契約更新日が近づいたら、一度ほかのビジネスフォンの機能や仕組み、料金をチェックし、お得なサービスがあれば見直しを検討しましょう。7年の間に機能が大きく進歩している場合もあります。現在使用中のビジネスフォンと比較し、より機能が充実したビジネスフォンに買い換えるのもよいでしょう。
ビジネスフォンを買い替える流れ
ビジネスフォンを買い替える前に、流れを確認しておきましょう。交換時には専門業者による工事が必要です。オフィスの規模が大きければ、主装置や本体の交換に時間がかかるので、業務への影響も確認しておく必要があるでしょう。ここでは、ビジネスフォン買い替えの流れを4ステップで解説します。
ステップ1.ビジネスフォンを買い替える理由を明確にする
ビジネスフォンを買い換える前に、買い替え理由を明確にしておきましょう。理由が不明確な状況での買い替えには、必要な機能が含まれていなかったり、現在より高額になったりする恐れがあります。
「耐用年数を超えた」や「追加した機能がある」といった理由が明確になっていれば、買い替え後に後悔する心配はないでしょう。業者にもスムーズに現状を伝えられるので、工事が円滑に進むことも期待できます。
ステップ2.業者選び
ビジネスフォン買い替えで最も重要なのが、業者選びです。中には、サポート体制が不十分な業者や、ビジネスフォンの工事実績が少ない業者もあります。このような業者に依頼すると、納得のいく工事が行われないケースがあるので、なるべく避けるようにしましょう。
実績やサポート体制が充実し、信頼できる業者に依頼することが大切です。とくに工事後は「通信がつながりづらい」や「使い方がよくわからない」といった不満の声が挙がることが多く、コールセンターを利用する回数も少なくありません。サポート体制が充実した業者なら、工事後の運用に困っても安心して相談できるでしょう。
ステップ3.見積もり・打ち合わせ
業者が決まったら見積もりを依頼します。現在使用中のビジネスフォンのメーカーや機種、台数に加えて、回線の種類を把握しておくとスムーズに話が進みます。
実際にオフィスに設置されたビジネスフォンや配線状況を見た上で工事計画を立ててもらいましょう。オフィスの広さやビジネスフォンの台数によって、工事にかかる日数が変動します。一般に電話機3台程度なら約3時間、20台で1日かかるといわれており、オフィスの広さによっては、さらに時間がかかる場合もあります。打ち合わせの段階で確認し、業務を踏まえて工事の日程調整を行いましょう。
ステップ4.契約・工事
見積もりの金額に納得できたら、いよいよ契約です。契約時に、打ち合わせで相談しておいた工事日程を確定させます。工事時間はオフィスの規模によって異なるので、正確な時間や交換方法、注意点などをあらかじめ確認しておきましょう。
工事中は電話回線が使えないこともあります。切り替え作業で電話がつながらない時間は一般的に15分ほどです。ただし、業者によっては15分以上電話が使えない場合があるの、その時間帯の対応についても検討しておきましょう。
ビジネスフォンは自力で交換できるのか？
ビジネスフォンが急に故障した場合、すぐに復旧したいと考える方が多いはずです。条件を満たしていれば、ビジネスフォンを自力で交換することは可能です。以下では、自力で交換できるビジネスフォンの条件を解説します。
ただし、故障の原因を正確に把握できていない場合、自力で交換するのはおすすめできません。本体を交換してもケーブルが断線しているケースも想定されるので、原因がわからないときには業者に交換を依頼しましょう。
同一メーカーの同一機種を用意する
自力でビジネスフォンを交換する場合、現在使用中のビジネスフォンと同じメーカーで同じ機種を選ぶ必要があります。メーカーと機種が同じであれば、電話線を抜き差しするだけで簡単に交換することが可能です。ビジネスフォンが破損してしまった場合には、自力で交換するのも一つの手段といえます。
ただし、使っているビジネスフォンが古ければ、廃盤になって新品が用意できないかもしれません。このような場合は、自力で交換するのではなく、業者に依頼して新たなビジネスフォンを設置してもらいましょう。
自力で交換できるのはビジネスフォンの本体のみ
ビジネスフォン本体製品が破損した場合のみ、自力で交換することは可能です。しかし、ビジネスフォンをまとめている主装置が破損や故障している場合は、自力では交換できません。主装置の取り替え工事には約6万円ほどの費用がかかりますが、自力で交換しようとせず業者に依頼しましょう。
また、故障箇所がわからない場合も、自力での交換はおすすめできません。故障箇所を見誤ると、交換する機器やパーツも間違え復旧させるのが難しくなるなどの危険があります。本体の故障と断定できない場合は、業者に依頼するのがおすすめです。
ビジネスフォンを自力で交換する流れ
ビジネスフォン本体を自力で交換する場合、まずは現在設置しているビジネスフォンから電話線を抜きます。続いて、新しいビジネスフォンに抜いた電話線を差し込みましょう。
新しく電話線を差し込んだ本体の液晶画面が映り、通話できたら交換作業は完了です。交換してもつながらない場合は、本体以外の故障が想定されます。業者に依頼して正しい原因を調査し、交換してもらいましょう。
買い替え要らずのビジネスフォン「トビラフォンCloud」
ビジネスフォンの調子が悪くなったり、契約期限が近づいたりするたびに買い替えを検討するのは面倒です。買い替えにかかるコストも決して少なくないため、なるべく買い替える回数を減らしたいところですよね。
そこでおすすめなのが「トビラフォンCloud」です。スマートフォンにアプリケーションをインストールするだけで利用できるため、主装置や本体の買い替えは必要なく、導入コストを抑えられます。以下では「トビラフォンCloud」をおすすめする理由を紹介します。
スマートフォンにアプリをインストールするだけで利用できる
「トビラフォンCloud」なら、スマートフォンにアプリをインストールするだけで利用できるため、導入工事は必要ありません。公式ホームページの専用フォームから申し込むと、メールで手続きの案内が届き、新設番号が発行されます。専用アプリをダウンロードし、簡単な初期設定を済ませたら利用可能です。
最短で申し込みの翌営業日には利用を開始できるため、急いでビジネスフォンを導入したいときにも適しています。使用中のビジネスフォンに不具合が発生した場合でも、最短翌営業日から利用できる「トビラフォンCloud」なら、業務への影響を最小限に抑えられるでしょう。
従来型のビジネスフォンと遜色ない機能
ビジネスフォンとしての機能が充実しているのも「トビラフォンCloud」の特徴です。音声の録音や留守番といった基本的な機能だけでなく、自動応答（IVR）や発信元の特定など、うまく活用することで業務効率アップにつながります。さらに、オプション機能を追加することで、自社に合わせた使い方ができるのも魅力の一つです。
導入しやすい料金形態
「トビラフォンCloud」は導入しやすい料金体系なのも特徴です。1セットごとに契約でき、初期費用33,000円（税込）と月額料金3,300円（税込）＋通話料で利用できます。シンプルな料金設定でわかりやすいのも魅力の一つです。
1セットの内容は、外線1番号に加えて、外線同時通話2chと内線2番号となっています。1セットから契約できるため、個人経営や中小企業などの少人数でも導入しやすいでしょう。
050番号を取得できる
050番号を取得できるのも「トビラフォンCloud」のメリットです。050番号を使うと、私用スマホから会社の番号として電話できるため、仕事とプライベートが混同する心配はありません。固定電話のように、転居や移転で電話番号を再取得する必要がないのも050番号の魅力です。
050番号はインターネット回線を利用した番号で、市外局番ではありません。そのため、エリア外の人にも電話をかけやすいでしょう。
ビジネスフォン買い替え時は業者に依頼するのがおすすめ！
ビジネスフォンを使い続けていると、買い替えのタイミングが来ます。税法上、耐用年数は6年と定められており、耐用年数を迎えるころには買い替えを検討すべきでしょう。「音声が聞こえにくい」「ボタンの反応が悪い」といった不具合も買い替えの合図です。このような不具合を放置して使い続けると、急に電話がつながらなくなり業務に支障をきたす恐れがあります。不具合が現れたら早めの買い替えを検討しましょう。
「買い替えの費用を抑えたい」という方にはクラウド型PBX「トビラフォンCloud」の導入がおすすめです。スマートフォンに専用アプリをインストールするだけで利用できるため、主装置や本体の設置といった導入工事は必要ありません。そのため、以後も買い替えが不要となるのです。「トビラフォンCloud」は無料トライアルを実施しているので、お気軽にお問い合わせください。
