ビジネスシーンにおいて必ず必要となる電話応対業務。
ただ取引先など代表番号に電話をかけるだけにとどまらず、場合によっては担当者に直接繋がる内線通話を利用する場面も出てくることでしょう。
また、社内における内線通話も利用頻度が高い電話業務の一つであることは確かです。
今回は、内線番号を素早く調べる方法や、内線通話の正しい使い方、さらに電話機に搭載されている便利機能や、相手に失礼のない電話をするためのマナーについてなどご紹介します。
内線番号の調べ方は？
一般的に一番手っ取り早く調べる方法は、電話機に登録している内線番号の一覧を確認することです。
しかしながら会社の規模が大きくなったり、登録を管理している方が登録するのを忘れていたりするなど、すべてが登録されていないケースもあるため表示されないこともあります。
そんな場合は社内ネットワークでリストを確認したり、書面などのファイルで管理している場合はその確認をする必要が出てきます。
意外と内線番号を探すのは時間がかかってしまうため、効率的ではありません。
アナログ的処置ではありますが、自分用にメモを取ったり電話機のメモリーに登録したりする対策が必要になってきます。
会社での内線電話のかけ方
企業ごとの主装置で管理されるため通話料のかからない内線電話ですが、固定電話とスマホで使い方が異なるので注意が必要です。
普段電話を使わない場合は操作を理解していないこともあるため、この機に備えておきましょう。
固定電話の場合
基本的に、固定電話は相手先の電話番号を入力することで利用できる外線通話が優先されます。
内線通話をする場合は、内線ボタンを押してからそのあとに続いて内線番号を入力する形になります。
内線番号を入力してから内線ボタンを押して繋がらないといった事も少なからずあるので、内線通話を行いたい場合は必ず内線ボタンを押し忘れしないように気をつけましょう。
※電話機の種類、また設定により異なることもあるので注意。
スマホの場合
主に外出先からのケースですが、スマホから内線番号に電話をかける場合は固定電話と操作方法が全く異なります。
業務内容によっては利用頻度が低いため、いざという時のためにもしっかりと覚えておくことをおすすめします。
スマホから内線番号に電話をかけるには、まずは代表番号を入力します。
そのあとに「＊(アスタリスク)」を入力してから内線番号を入力します。
「代表番号」＋「＊(アスタリスク)」＋「内線番号」
注意点は「＊(アスタリスク)」を入れないと繋がらないというところです。
使い慣れないボタンではありますが、大事なことなので覚えておくと良いでしょう。
内線電話をかける前にマナーを確認しておこう
自分発信である内線電話は、相手にとって予測していないことです。
最低限のマナーを身に着け、相手に失礼のない対応が必要です。
内線電話をかける前に、基本的なマナーは確認しておきましょう。
電話がつながったら部署名と名前を伝える
普段から内線通話を使用している方は、電話に慣れていることでルールやマナーを忘れがちです。
これから社会人デビューする方もいずれ電話業務に関わることがでてきます。
この機会に学んでおきましょう。
まず内線電話が繋がったら、自分から社名(外部への内線通話の場合)、部署名、名前を伝えます。
外部にかける内線電話の場合は当然社名から伝える必要があります。
社内内線通話の場合は社名を伝える必要がありませんが、マナーとして部署名から伝えることを意識することが大切です。
知れた仲ということで名前だけを伝えるケースが多くみられますが、大企業や部署が複数ある会社の場合、名前と声だけではどの部署の誰なのか判別がつかない場合もあります。
礼儀として、また印象を悪くしないためにも部署名から伝えることは大切です。
相手の都合を確認する
電話をかけた相手は、忙しくてもとりあえず出てくれる場合があります。
相手の状況が見えないため、今大丈夫なのかどうか確認が必要です。
話したいことの概要を伝え、また予測される電話の時間も伝えて相手にとって都合がいいかどうかを確認しましょう。
相手の都合関係なくかけられる電話です。
自身にとって急ぎの用件かもしれませんが、相手にとっては今対応すべきことか定かではありません。
相手の時間を頂くという認識を持って電話を掛けることが大切です。
用件を簡潔に伝える
内線通話に限らず、電話でのやり取りをする場合は用件を簡潔に伝えるようにしましょう。
相手の状況が見えない電話では表情や感情を読み取り辛くなります。
そのため長々と話を続けることが相手にとって迷惑となる可能性があります。
まずは要約した内容と結論を伝えるようにし、その後順序立てて説明することで分かりやすく伝わることが期待できます。
言った言わないを避けるためにも、最終的に理解してもらえたかの確認をすることが大切です。
内線電話のオプション機能を活用しよう
内線電話にはオプションで機能がつくものもあります。
電話をかける際の手間の簡略化や会議に利用できる機能もあるため、こちらも事前に確認しておくと良いでしょう。
ワンタッチ発信
あらかじめ登録したボタンを押すだけで内線電話をかけられる機能です。
電話をかけたい相手の内線番号をその都度確認し探す必要がないため、手間が省け業務の効率化にも繋がります。
電話機により設定方法は異なりますが、頻繁に電話をかけるような相手の内線番号は、事前に登録しておくのがいいでしょう。
急ぎの用事がある場合や、緊急性のある用事がある場合にもワンタッチだけで電話をかけられるので効果的です。
電話会議
複数の電話機を同時に繋ぐことのできる機能です。
内線通話は基本的に自分と相手の二人で会話をするものですが、この機能を利用することで同時に3人以上を繋ぎ会話をすることを可能にします。
予定にない会議が必要になった場合、遠方にいると参加できずあとから会議内容を教えてもらう形になりますが、電話会議機能を利用すれば、緊急時の会議などに複数の社員同士が参加できます。
電話機の機能により同時通話の人数が決まっています。
許容人数を超えてしまった際に慌てることのないよう事前に確認しておくことが大切です。
自動音声応答
設定した電話番号に着信があった際に、あらかじめ指定しておいた音声ガイダンスを自動で流すことのできる機能です。
IVR(Interactive Voice Responseの略)とも呼ばれており、営業時間外にかかってきた電話に対しての指定や、担当部署への取り次ぎ、留守番電話に繋ぐことなどもできます。
主にコールセンターで多用されていますが、現在は多くの企業でも取り入れられています。
取り次ぎの手間が省け、大きく業務効率化にも貢献する機能です。
さらに便利な「クラウド型ビジネスフォン」というサービスもある
内線通話の便利な機能をいくつかご紹介しました。
さらに便利なものとして「クラウド型ビジネスフォン」というサービスもあります。
前述したIVR機能や。その他外線通話に関しても便利な機能が搭載されているため、内線通話だけに限らず業務効率化に効果を発揮するものです。
また、クラウドを利用することで、一般的な固定型ビジネスフォンに比べ大きく費用を抑えられるのも魅力です。
アプリをインストールすると利用可能
クラウド型ビジネスフォンは、アプリをスマホやPCにインストールすることで利用が可能になるサービスです。
手持ちのスマホにインストールすることで、会社宛ての電話を社外でも受けられるようになったり、会社の番号を使って電話をかけたりすることもできます。
テレワークや移動の多い営業職に人気のサービスで、オフィス以外の環境で仕事をしたい方に向いています。
昨今注目されているBCP(事業継続計画)にも最適なツールとなります。
また、私物であるスマホでも、会社の番号を使ってやり取りが可能なため、プライベートな電話番号も知られることなく安心して利用することができます。
転送や取次がスムーズ
例えばスマホにアプリをインストールした場合、スマホにかかってきた電話を、内線番号を使って他の従業員に転送することも可能です。
私物のスマホでありながら、会社にあるようなビジネスフォンの機能を利用することを実現します。
サービスによっては「通話中」や「休憩中」「取り込み中」といったステータスを表示させる機能もあり、不用意に転送してしまうことを防ぐことが可能となっています。
またIVR機能を搭載したサービスもあり、無駄な電話対応が減らせることやスムーズな取り次ぎができるという点も人気の理由となっています。
初期費用・ランニングコストが低下
従来のビジネスフォンはクラウドではないPBX(Private Branch Exchangeの略。電話交換機)を利用していました。
こちらは通常機器の設置が必要で、スペースの確保や設置に必要な工事、回線工事などもあり立ち合いまでもが必要となります。
初期費用が数十万円から数百万円かかることもあり高額な出費が発生します。
クラウド型ビジネスフォンは、従来の機器がクラウド上で管理される形となり機器そのものの導入が必要ありません。
また、アプリ型であるためすでに手持ちで利用しているスマホさえあれば導入が可能となり、端末の購入も必要ありません。
感覚としては、携帯できるビジネスフォンといった感じでしょうか。
保守費用やサーバーのメンテナンスなどもサービス提供側が行ってくれるためランニングコストまでもが大きく抑えられるメリットがあります。
電話の課題はクラウド型ビジネスフォンが解決
利用シーンの多い内線通話は、便利な機能やオプションの利用で飛躍的に業務効率化に繋がることをご紹介しました。
また、クラウド型の電話サービスを利用することでさらに便利になり、コスト面も大幅に抑えることができます。
クラウド型ビジネスフォンをスマホで利用することで従業員の電話業務を快適にし、パンデミックや突発的な自然災害などによる緊急事態にも効果を発揮します。
BYODにも適したクラウド型ビジネスフォンは、従来の働き方をも変えてしまいます。
クラウド型ビジネスフォンである「トビラフォン Cloud」はセキュリティ面でも安心で、個人のスマホを利用しながら情報漏えいなどの対策もしっかりとされています。
また他社と比べシンプルな料金形態も人気の理由となっています。
内線通話も外線通話もトビラフォン Cloudで快適に。
是非ご覧ください。
